Unternehmen einrichten

Erreichbar über Einstellungen → Unternehmen in der Seitenleiste.

Stammdaten

§19 UStG – Kleinunternehmer

Checkbox „Kleinunternehmer §19 UStG“ aktivieren wenn der Jahresumsatz unter dem Freibetrag liegt.

Effekt:

• Alle USt-Sätze werden auf 0% gesperrt
• Auf Rechnungen erscheint der gesetzliche Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“
• Keine USt-Zeilen in der Summenberechnung

Bankverbindung & Giro-Code

Mit aktivem Giro-Code erscheint auf offenen Ausgangsrechnungen ein EPC-QR-Code (GiroCode). Wenn Skonto gesetzt ist, werden automatisch zwei QR-Codes nebeneinander gedruckt – links der Skonto-Betrag mit Frist, rechts der Vollbetrag.

Standard-Zahlungsziel & Skonto

Diese Werte werden als Vorschlag in neue Rechnungen übernommen. Pro Kunde und pro Rechnung überschreibbar (→ Stammdaten: Kunden / Rechnungen).

PDF-Vorlage

Logo

Bild hochladen (PNG, JPEG, WEBP oder SVG, max. 2 MB). Erscheint oben links auf der Rechnung.

SVG-Logos werden beim Hochladen automatisch in ein hochauflösendes PNG (300 DPI) umgewandelt – Gradienten, Transparenz und komplexe Vektorgrafiken werden dabei korrekt dargestellt.

Digitale Unterschrift

Einmal hinterlegen – erscheint dann automatisch auf Ausgangsrechnungen.

„Unterschrift auf Rechnungen anzeigen“ aktivieren, damit sie auf PDF-Rechnungen unterhalb der Notizen erscheint.

Unterschrift hinterlegen

Zwei Möglichkeiten:

✏️ Zeichnen – direkt im Browser mit Maus, Trackpad oder Touchscreen. Die Zeichenfläche ist groß genug für eine echte Unterschrift.

📁 Datei hochladen – JPG, PNG oder WebP hochladen, z.B. eine eingescannte Unterschrift. Klick auf die gestrichelte Zone öffnet den Datei-Dialog, eine Vorschau erscheint sofort.

Unterschrift sichern

Der ⬇ Speichern-Button lädt die hinterlegte Unterschrift als unterschrift.png herunter. Sinnvoll als Backup – bei einer Neuinstallation auf einem anderen Rechner einfach über den Upload-Tab wieder einspielen.

Entfernen

„Entfernen“ löscht die Unterschrift aus der Datenbank. Sie erscheint dann nicht mehr auf neuen Rechnungen.

Lieferscheine aktivieren

Checkbox „Lieferscheine aktivieren“ einschalten, um den Lieferschein-Workflow freizuschalten.

Effekt nach dem Speichern:

• Tab „Lieferscheine“ erscheint im Rechnungsbereich
• Nummernkreis LS-YY#### wird automatisch angelegt
• Beim Erstellen eines Lieferscheins können Lieferadressen aus dem Kundenstamm gewählt werden

Lieferscheine können jederzeit wieder deaktiviert werden – bestehende Lieferscheine bleiben erhalten.

→ Mehr zur Arbeit mit Lieferscheinen: Rechnungen → Lieferscheine

Wiederkehrende Rechnungen

Checkbox „Wiederkehrende Rechnungen aktivieren“ einschalten, um Vorlagen für regelmäßige Leistungen zu verwenden.

Effekt nach dem Speichern:

• Menüpunkt „Wiederkehrend“ erscheint in der Seitenleiste
• Beim App-Start werden fällige Vorlagen automatisch als Entwurf angelegt

Vorlagen können jederzeit deaktiviert werden – bestehende Rechnungsentwürfe bleiben erhalten.

→ Mehr zur Einrichtung und Nutzung: Wiederkehrende Rechnungen

Buchungsanzeige

Unter Rechnungen → Buchungsanzeige kannst du festlegen ob beim Buchen die SKR-Kontonummer hinter der Kategorie-Bezeichnung angezeigt wird.

Die Einstellung gilt sofort – ohne Speichern-Button – und wirkt in:

• Journal → Buchung erstellen
• Zahlungsdialog (Rechnungen)
• Rechnungsformular (Eingangsrechnungs-Positionen)

Die Einstellung ist lokal gespeichert (pro Browser/Gerät) und beeinflusst keine Buchungsdaten.

→ Mehr zu SKR-Kontonummern: Kategorien → Kontonummer in Buchungsformularen

E-Mail-Versand

Unter dem Tab E-Mail in den Unternehmenseinstellungen konfigurierst du den Direktversand aus RechnungsFee.

SMTP einrichten

Aktiviere den Toggle „SMTP-Versand aktivieren“ und fülle die Felder aus:

Testmail: E-Mail-Adresse eingeben → „✉️ Testmail“ – eine Testmail mit dem konfigurierten Konto wird sofort gesendet.

Gmail: Host smtp.gmail.com, Port 587, SSL deaktiviert, App-Passwort statt Kontopasswort.
Outlook / Microsoft 365: Host smtp.office365.com, Port 587, SSL deaktiviert.
Strato / IONOS: Host aus den Maileinstellungen deines Anbieters, Port 587 oder 465.

Mail-Vorlagen

Für jeden Dokumenttyp kannst du eine eigene Betreff- und Textvorlage hinterlegen. Wähle oben den Typ:

Verfügbare Platzhalter:

Vorlage mit „Zurücksetzen“ auf den eingebauten Standard zurücksetzen.

Mail-Signatur

Die Signatur wird automatisch unter jeden versendeten Text gesetzt.

Markdown wird unterstützt – klick auf „Markdown-Hilfe“ für eine Übersicht der Syntax:

HTML-Tags wie <pre> werden ebenfalls unterstützt.

Die Vorschau rechts neben dem Eingabefeld zeigt die Signatur sofort gerendert – genau so wie sie der Empfänger in der HTML-Mail sieht. Der Empfänger erhält zusätzlich einen plain-text-Fallback.

Versand aus einem Dokument

Ist SMTP aktiv, öffnet der „✉️ Mail senden“-Button in der Dokumentenansicht einen Compose-Dialog:

• An: vorausgefüllt mit der E-Mail-Adresse des Kunden
• Betreff / Text: aus der passenden Vorlage, Platzhalter bereits ersetzt
• Anhang: PDF des Dokuments wird automatisch angehängt; bei Angeboten mit Dokumentenpaket werden alle Paket-Dateien mit angehängt

Ist SMTP nicht aktiv, öffnet der Button stattdessen das OS-Mailprogramm (mailto:) – dabei erscheint ein Hinweis-Toast mit direktem Link zur Einrichtung.

→ Mehr zum Versand-Workflow: Dokumente per E-Mail senden

Transferleistungen & Zufluss-Monitor

Sichtbar wenn du Bürgergeld oder ALG II beziehst.

„Bürgergeld / ALG II beziehen“ aktivieren → der Zufluss-Monitor erscheint im Dashboard und zeigt die §11b-Berechnung in Echtzeit.

Abrechnungszeitraum Beginn

RechnungsFee berechnet daraus automatisch den aktuell laufenden Zeitraum – du musst das Feld nur einmal setzen. Der Zeitraum rollt jedes Halbjahr selbsttätig weiter.

Ist ein Zeitraum hinterlegt, erscheint im Zufluss-Monitor ein Toggle „Monat / Leistungszeitraum“:

• Monat – §11b-Berechnung für den laufenden Kalendermonat
• Leistungszeitraum – §11b-Berechnung für den gesamten 6-Monats-Abrechnungszeitraum

→ Mehr zur Berechnung: Auswertungen → Zufluss-Monitor