Unternehmen einrichten

Erreichbar über Einstellungen → Unternehmen in der Seitenleiste.

Speichern pro Tab: Jeder Tab prüft beim Speichern nur seine eigenen Pflichtfelder – „Firma“ z. B. Anschrift und IBAN, „Steuer & Recht“ Steuernummer bzw. USt-IdNr. Eine Einstellung unter „Funktionen“ lässt sich also auch speichern, wenn im Tab „Firma“ noch etwas unvollständig ist. Ausnahme: Hast du in einem anderen Tab etwas geändert, aber noch nicht gespeichert, wird dieser mitgeprüft; die Meldung nennt dann Tab und Feld (z. B. „Tab „Firma“ – IBAN: Zu wenig Zeichen“).

Stammdaten

Feld	Hinweis
Firmenname / Vor- und Nachname	Erscheint auf Rechnungen und im Briefkopf
Adresse	Straße, PLZ, Ort
Steuernummer	Format je Finanzamt (z. B. `12/345/67890`)
USt-ID	Nur wenn vorhanden (z. B. `DE123456789`)
E-Mail, Telefon	Optional, erscheint im Rechnungs-Footer
Berufsbezeichnung	Optional (z. B. „Grafikdesignerin“) – erscheint auf Rechnungen; für Anlage S Z. 4 relevant
Bezeichnung des Gewerbes	Nur bei Tätigkeitsart Gewerblich oder Gemischt – z. B. „Tischlerei“, „Buchhandlung“; wird in Anlage G Z. 4 übernommen

§19 UStG – Kleinunternehmer

Checkbox „Kleinunternehmer §19 UStG“ aktivieren wenn der Jahresumsatz unter dem Freibetrag liegt.

Effekt:

Das Steuersatz-Feld auf dem eigenen Verkauf wird komplett ausgeblendet, intern wird mit 0% gerechnet
Auf Rechnungen erscheint der gesetzliche Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“
Keine USt-Zeilen in der Summenberechnung
Ausnahme: der Einkaufspreis bei Artikel/Fremdleistung in den Artikel-Stammdaten – dort bleibt ein echtes Steuersatz-Feld für den Lieferanten-Satz sichtbar, da der Lieferant unabhängig vom eigenen §19-Status normal USt berechnet

Umsatzgrenzen und Dashboard-Warnung

Seit 2025 gilt (§ 19 UStG): Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 €. Im Gründungsjahr gilt 25.000 € – ohne Hochrechnung auf ein volles Jahr. Wer die Grenze im laufenden Jahr überschreitet, ist ab dem Umsatz, mit dem sie überschritten wird, regelbesteuert.

RechnungsFee warnt im Dashboard ab 80 % der Grenze und deutlich, wenn das Vorjahr über 25.000 € lag. Gezählt wird der Umsatz nach Zahlungseingang aus allen Buchungen – auch Einnahmen direkt im Journal –, ohne Mahngebühren, Zuschüsse, steuerfreie Leistungen nach § 4 und Verkäufe von Anlagevermögen.

Dafür gibt es unter Steuer & Recht:

Beginn der Tätigkeit – daran erkennt RechnungsFee das Gründungsjahr
Umsatz vor RechnungsFee (nur bei Kleinunternehmern) – wer mitten im Jahr umsteigt, trägt das Startjahr mit RechnungsFee, den Umsatz des Vorjahres und den Umsatz im Startjahr vor dem Umstieg ein. Diese Beträge zählen nur für die Warnung, nicht für die EÜR.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG

Für Heilberufe (§ 4 Nr. 14) oder Unterricht (§ 4 Nr. 21) unter Steuer & Recht den Grund wählen – neue Rechnungen werden dann als steuerfrei vorbelegt. Details: Rechnungen → Steuerfreie Leistungen.

GuV-Auswertung (§ 141 AO Buchführungspflicht)

Tab Steuer & Recht → Checkbox „GuV-Auswertung aktivieren“.

Einzelgewerbetreibende sind nach § 141 AO zur doppelten Buchführung (GuV) verpflichtet, sobald sie folgende Grenzen überschreiten:

Grenze	Schwellenwert
Netto-Jahresumsatz	> 800.000 €
Jahresgewinn (EÜR)	> 80.000 €

RechnungsFee prüft diese Werte automatisch und aktiviert die GuV-Auswertung selbsttätig, wenn die Grenzen überschritten sind (nur bei Tätigkeitsart Gewerblich oder Gemischt). Im Dashboard erscheint ab 80 % der Grenzwerte eine Fortschrittsbalken-Warnung.

Freiberufler sind von § 141 AO ausgenommen – die Checkbox ist dennoch manuell setzbar, falls du die GuV-Ansicht nutzen möchtest.

→ Mehr zur Berechnung und den angezeigten Positionen: Auswertungen → GuV

Abweichendes Wirtschaftsjahr

Tab Steuer & Recht → Checkbox „Abweichendes Wirtschaftsjahr“.

Für die meisten Betriebe unnötig – standardmäßig aus, ohne Aktivierung rechnet RechnungsFee wie gewohnt mit dem Kalenderjahr (01.01.–31.12.). Relevant nur, wenn dein Wirtschaftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht, z. B. bei landwirtschaftlichen Betrieben (§4a Abs. 1 Nr. 1 EStG: 01.07.–30.06.).

Aktiviert erscheint ein Auswahlfeld „Beginn Wirtschaftsjahr“ (Monat). Danach rechnen EÜR, Anlage S, Anlage G und die GuV über den verschobenen Zeitraum statt über das Kalenderjahr, und die Jahresauswahl zeigt dort „2025/2026“ statt nur „2025“.

Jahres-USt bleibt Kalenderjahr: §18 UStG kennt kein abweichendes Wirtschaftsjahr – die Umsatzsteuererklärung läuft immer nach Kalenderjahr, unabhängig von dieser Einstellung.

Bekannte Einschränkung: Die AfA-Zuordnung im Anlagenverzeichnis (Anlage AVEÜR) ist weiterhin kalenderjahrbasiert. Die Gesamtabschreibung über die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts ist davon nicht betroffen, nur die Zuordnung zu „Jahr X“ kann bei abweichendem Wirtschaftsjahr um einige Monate danebenliegen.

Wieder deaktivieren: Die Einstellung lässt sich jederzeit zurücknehmen (z. B. bei einem tatsächlichen Wechsel des Wirtschaftsjahres nach §4a EStG) – RechnungsFee fragt vorher aber ausdrücklich nach, weil die Auswertungen den Zeitraum live berechnen statt ihn dauerhaft zu speichern. Nach dem Deaktivieren rechnen EÜR, Anlage S, Anlage G und GuV für jede Jahreszahl wieder mit dem Kalenderjahr – auch rückwirkend für Jahre, die du unter dem abweichenden Wirtschaftsjahr bereits angesehen oder als PDF exportiert hattest. Bereits erzeugte PDF-Dateien selbst bleiben davon unberührt, nur ein erneuter Aufruf derselben Jahreszahl in der App zeigt danach andere Werte.

→ Mehr zur Jahresauswahl in den Auswertungen: Auswertungen → EÜR

Bankverbindung & Giro-Code

Feld	Hinweis
IBAN	Pflicht für Zahlungshinweis auf der Rechnung. Wird beim Speichern geprüft: deutsche IBAN genau 22 Zeichen, bei allen Ländern zusätzlich die Prüfziffer
BIC	Optional, empfohlen für internationale Überweisungen
Bank	Name der Bank (erscheint auf Rechnung)
Giro-Code aktiv	QR-Code auf Ausgangsrechnungen einblenden

Mit aktivem Giro-Code erscheint auf offenen Ausgangsrechnungen ein EPC-QR-Code (GiroCode). Wenn Skonto gesetzt ist, werden automatisch zwei QR-Codes nebeneinander gedruckt – links der Skonto-Betrag mit Frist, rechts der Vollbetrag.

Bankname und BIC automatisch ermitteln: Button neben dem IBAN-Feld fragt openiban.com (Fremdanbieter) ab und füllt Bank und BIC aus der eingegebenen IBAN. Schlägt die Abfrage fehl (z. B. keine Internetverbindung), bleiben beide Felder zur manuellen Eingabe offen.

Standard-Zahlungsziel & Skonto

Feld	Bedeutung
Standard-Zahlungsziel	Tage bis Fälligkeit (Vorgabe für neue Rechnungen, z. B. `14`)
Standard-Skonto %	Rabatt bei frühzeitiger Zahlung, z. B. `2` für 2%
Standard-Skonto-Frist	Tage ab Rechnungsdatum, innerhalb derer Skonto gilt, z. B. `7`

Diese Werte werden als Vorschlag in neue Rechnungen übernommen. Pro Kunde und pro Rechnung überschreibbar (→ Stammdaten: Kunden / Rechnungen).

Zahlungshinweis

Einstellungen → Unternehmen → Tab „Funktionen“ → Rechnungs-PDF

Mit „Zahlungshinweis anzeigen“ erscheint auf offenen Ausgangsrechnungen unter dem Rechnungsbetrag ein Satz mit Betrag, Fälligkeit und Bankverbindung. Voraussetzung ist eine hinterlegte IBAN. Ist die Option aus, erscheint gar kein Zahlungshinweis.

Eigener Zahlungshinweis

Im Feld „Eigener Zahlungshinweis (optional)“ (unter Zahlungsziel und Skonto) kannst du den Satz selbst formulieren. Diese Platzhalter werden beim Erstellen der Rechnung durch die echten Werte ersetzt:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{rechnungsnummer}`	Rechnungsnummer
`{betrag}`	Rechnungsbetrag (brutto), z. B. `1.280,00 €`
`{faellig_am}`	Fälligkeitsdatum (ohne Fälligkeit: „sofort“)
`{iban}`	deine IBAN
`{bic}`	deine BIC
`{kunde}`	Name des Kunden (Firma, sonst Vor- und Nachname)
`{firmenname}`	dein Firmenname (sonst Vor- und Nachname)

Beispiel:

Bitte begleiche den Betrag von {betrag} bis spätestens {faellig_am} unter Angabe von {rechnungsnummer}.

Feld leer = Standardsatz. Der Standardsatz steht grau im leeren Feld und wird gedruckt, solange du nichts einträgst: Bitte überweisen Sie {betrag} bis {faellig_am} unter Angabe der Rechnungsnummer {rechnungsnummer} auf IBAN {iban} · BIC {bic}.
„Standardsatz als Vorlage übernehmen“ kopiert diesen Satz ins Feld, damit du ihn abändern kannst statt von vorn zu tippen.
Unbekannte Platzhalter (z. B. Tippfehler wie {betrg}) bleiben unverändert im Text stehen – prüfe deinen Satz am besten einmal in der Vorschau.
Keine BIC hinterlegt? Beim Standardsatz lässt RechnungsFee den BIC-Teil automatisch weg. In deinem eigenen Text musst du {bic} dann selbst entfernen.
Finalisierte Rechnungen bleiben unverändert. Der Satz wird beim Finalisieren zusammen mit deinen Absenderdaten eingefroren (GoBD); eine spätere Änderung wirkt nur auf neue Rechnungen.

Nur Vorlage 0 (Fließtext). Die tabellarische Vorlage 1 zeigt Bankdaten und Zahlungsziel als feste Zeilen im Bezahldaten-Block statt als Satz – dort wird der eigene Text nicht verwendet.

Anrede

Einstellungen → Unternehmen → Tab „Funktionen“ → Rechnungs-PDF, direkt über dem Einleitungstext.

Im Feld „Anrede (optional)“ legst du fest, mit welchem Satz Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Aufträge und Proforma-Rechnungen den Kunden ansprechen. Die Anrede steht zwischen Dokumenttitel und Einleitungstext. Diese Platzhalter werden durch die Daten des Kunden ersetzt:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{vorname}`	Vorname des Kunden
`{nachname}`	Nachname des Kunden
`{firma}`	Firmenname des Kunden (bei Einmalkunden der eingetragene Name)
`{anrede}`	„Herr“ oder „Frau“ – je nach Anrede im Kundenstamm
`{sehr_geehrte}`	„Sehr geehrter Herr“ / „Sehr geehrte Frau“; bei „divers“ oder ohne Angabe geschlechtsneutral „Guten Tag“ + Vorname

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
(leer – Standard)	Hallo Sandra Grün,
`{sehr_geehrte} {nachname},`	Sehr geehrte Frau Grün, · bei divers: Guten Tag Sandra Grün,
`Hallo {anrede} {nachname},`	Hallo Frau Grün,
`Hallo Team {firma},`	Hallo Team Grün GmbH,

Feld leer = Standard Hallo {vorname} {nachname}, (grau im Feld). Fehlt beim Kunden der Nachname, wird daraus einfach „Hallo Sandra,“.
Ersatzanrede: Fehlt beim Kunden ein Wert, den dein Satz braucht – kein Vor- und Nachname, bei {anrede} keine Angabe Herr/Frau, bei {firma} kein Firmenname –, wird stattdessen die Ersatzanrede gedruckt. Leer = „Hallo,“. Sinnvoll für förmliche Sätze z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren,”.
Für {anrede} und {sehr_geehrte} muss beim Kunden die Anrede (Frau/Herr/divers) hinterlegt sein. Wer {sehr_geehrte} nutzt, ist auch ohne diese Angabe abgesichert (neutrale Form).
Pro Kunde überschreibbar: Im Kundenstamm gibt es zusätzlich das Feld „Eigene Anrede auf Dokumenten“ (z. B. „Liebe Sandra,“). Ist es gefüllt, ersetzt es für diesen Kunden den Satz von hier – mit denselben Platzhaltern.
Unbekannte Platzhalter (Tippfehler wie {vornahme}) bleiben unverändert im Text stehen.

Vorlage 0 und Vorlage 1: Die grüne Vorlage 1 zeigt die Anrede immer (ohne eigenen Satz mit dem Standard). Die Standardvorlage 0 zeigt sie nur, wenn du hier einen Satz einträgst oder beim Kunden eine eigene Anrede hinterlegt ist – ohne Eintrag bleibt Vorlage 0 wie bisher ohne Anrede.

Bereits finalisierte Dokumente: Der Anrede-Satz wird beim Finalisieren zusammen mit deinen Absenderdaten eingefroren. Dokumente, die vor Einführung dieser Einstellung (v0.7.3) finalisiert wurden, behalten ihre bisherige Anrede „Hallo Vorname,“.

PDF-Vorlage

Vorlage	Design
Vorlage 0 (Standard)	DIN 5008, grau, klassisches Layout
Vorlage 1	Grün, mit Datum-Spalte, Bezahldaten-Block

Logo

Bild hochladen (PNG, JPEG, WEBP oder SVG, max. 2 MB). Erscheint oben links auf der Rechnung.

SVG-Logos werden beim Hochladen automatisch in ein hochauflösendes PNG (300 DPI) umgewandelt – Gradienten, Transparenz und komplexe Vektorgrafiken werden dabei korrekt dargestellt.

Digitale Unterschrift

Einmal hinterlegen – erscheint dann automatisch auf Ausgangsrechnungen.

„Unterschrift auf Rechnungen anzeigen“ aktivieren, damit sie auf PDF-Rechnungen unterhalb der Notizen erscheint.

Unterschrift hinterlegen

Zwei Möglichkeiten:

✏️ Zeichnen – direkt im Browser mit Maus, Trackpad oder Touchscreen. Die Zeichenfläche ist groß genug für eine echte Unterschrift.

📁 Datei hochladen – JPG, PNG oder WebP hochladen, z.B. eine eingescannte Unterschrift. Klick auf die gestrichelte Zone öffnet den Datei-Dialog, eine Vorschau erscheint sofort.

Unterschrift sichern

Der ⬇ Speichern-Button lädt die hinterlegte Unterschrift als unterschrift.png herunter. Sinnvoll als Backup – bei einer Neuinstallation auf einem anderen Rechner einfach über den Upload-Tab wieder einspielen.

Entfernen

„Entfernen“ löscht die Unterschrift aus der Datenbank. Sie erscheint dann nicht mehr auf neuen Rechnungen.

Lieferscheine aktivieren

Checkbox „Lieferscheine aktivieren“ einschalten, um den Lieferschein-Workflow freizuschalten.

Effekt nach dem Speichern:

Tab „Lieferscheine“ erscheint im Rechnungsbereich
Nummernkreis LS-YY#### wird automatisch angelegt
Beim Erstellen eines Lieferscheins können Lieferadressen aus dem Kundenstamm gewählt werden

Lieferscheine können jederzeit wieder deaktiviert werden – bestehende Lieferscheine bleiben erhalten.

→ Mehr zur Arbeit mit Lieferscheinen: Rechnungen → Lieferscheine

Wiederkehrende Rechnungen

Checkbox „Wiederkehrende Rechnungen aktivieren“ einschalten, um Vorlagen für regelmäßige Leistungen zu verwenden.

Effekt nach dem Speichern:

Menüpunkt „Wiederkehrend“ erscheint in der Seitenleiste
Beim App-Start werden fällige Vorlagen automatisch als Entwurf angelegt

Vorlagen können jederzeit deaktiviert werden – bestehende Rechnungsentwürfe bleiben erhalten.

→ Mehr zur Einrichtung und Nutzung: Wiederkehrende Rechnungen

Bank CSV-Import

Checkbox „Bank CSV-Import aktivieren“ einschalten (Tab Funktionen), um Kontoauszüge als CSV-Datei zu importieren.

Effekt nach dem Speichern:

Menüpunkt „Bank-Import“ erscheint in der Seitenleiste unter Buchhaltung
Unterstützte Banken: Sparkasse (MT940/CAMT), DKB, ING, Volksbank, Commerzbank, PayPal

→ Mehr zum Import-Workflow: Bank CSV-Import

Buchungsanzeige

Unter Funktionen → Buchungsanzeige kannst du festlegen ob beim Buchen die SKR-Kontonummer hinter der Kategorie-Bezeichnung angezeigt wird.

Option	Beispiel
Nur Bezeichnung (Standard)	Büromaterial
Bezeichnung + SKR03	Büromaterial [4930]
Bezeichnung + SKR04	Büromaterial [6815]

Die Einstellung gilt sofort – ohne Speichern-Button – und wirkt in:

Journal → Buchung erstellen
Zahlungsdialog (Rechnungen)
Rechnungsformular (Eingangsrechnungs-Positionen)

Die Einstellung ist lokal gespeichert (pro Browser/Gerät) und beeinflusst keine Buchungsdaten.

→ Mehr zu SKR-Kontonummern: Kategorien → Kontonummer in Buchungsformularen

E-Mail-Versand

Unter dem Tab E-Mail in den Unternehmenseinstellungen konfigurierst du den Direktversand aus RechnungsFee.

SMTP einrichten

Aktiviere den Toggle „SMTP-Versand aktivieren“ und fülle die Felder aus:

Feld	Hinweis
SMTP-Server (Host)	Hostname des Mailservers, z. B. `smtp.gmail.com`
Port	`587` für STARTTLS (Standard), `465` für SSL
SSL	Nur aktivieren wenn dein Anbieter Port 465 erfordert
Benutzername / E-Mail	Deine Mailadresse beim Anbieter
Passwort / App-Passwort	Bei Gmail: App-Passwort erstellen (Google-Konto → Sicherheit → 2-FA → App-Passwörter)
Absender-Adresse	Optional – falls Absender von Benutzername abweicht

Testmail: E-Mail-Adresse eingeben → „✉️ Testmail“ – eine Testmail mit dem konfigurierten Konto wird sofort gesendet.

Gmail: Host smtp.gmail.com, Port 587, SSL deaktiviert, App-Passwort statt Kontopasswort.
Outlook / Microsoft 365: Host smtp.office365.com, Port 587, SSL deaktiviert.
Strato / IONOS: Host aus den Maileinstellungen deines Anbieters, Port 587 oder 465.

Thunderbird statt SMTP

Toggle „Thunderbird für den Versand von Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Proforma-Rechnungen nutzen“ – Alternative ohne SMTP-Zugangsdaten, hat Vorrang vor SMTP sobald aktiviert; Dokumentenpakete gehen mit. Details: Dokumente per E-Mail senden → Thunderbird als Alternative

Mail-Vorlagen

Für jeden Dokumenttyp kannst du eine eigene Betreff- und Textvorlage hinterlegen. Wähle oben den Typ:

Tab	Gilt für
Rechnung	Ausgangsrechnungen und Gutschriften
Angebot	Angebote
Proforma	Proforma-Rechnungen
Auftrag	Auftragsbestätigungen

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
`{rechnungsnummer}`	Dokumentnummer (z. B. `RE-260042`)
`{datum}`	Datum des Dokuments (TT.MM.JJJJ)
`{betrag}`	Bruttobetrag (z. B. `119,00 €`)
`{faellig_am}`	Fälligkeitsdatum (Rechnungen)
`{gueltig_bis}`	Gültig bis (Angebote)
`{kunde}`	Name des Empfängers
`{firmenname}`	Dein Firmenname

Vorlage mit „Zurücksetzen“ auf den eingebauten Standard zurücksetzen.

Mail-Signatur

Die Signatur wird automatisch unter jeden versendeten Text gesetzt.

Markdown wird unterstützt – klick auf „Markdown-Hilfe“ für eine Übersicht der Syntax:

Syntax	Ergebnis
`fett`	fett
`kursiv`	kursiv
`code`	`code`
`[Text](URL)`	Link
`![alt](bild-url)`	Bild

HTML-Tags wie <pre> werden ebenfalls unterstützt.

Die Vorschau rechts neben dem Eingabefeld zeigt die Signatur sofort gerendert – genau so wie sie der Empfänger in der HTML-Mail sieht. Der Empfänger erhält zusätzlich einen plain-text-Fallback.

Versand aus einem Dokument

Ist SMTP aktiv, öffnet der „✉️ Mail senden“-Button in der Dokumentenansicht einen Compose-Dialog:

An: vorausgefüllt mit der E-Mail-Adresse des Kunden
Betreff / Text: aus der passenden Vorlage, Platzhalter bereits ersetzt
Anhang: PDF des Dokuments wird automatisch angehängt; bei Angeboten mit Dokumentenpaket werden alle Paket-Dateien mit angehängt

Ist SMTP nicht aktiv, öffnet der Button stattdessen das OS-Mailprogramm (mailto:) – dabei erscheint ein Hinweis-Toast mit direktem Link zur Einrichtung.

→ Mehr zum Versand-Workflow: Dokumente per E-Mail senden

Transferleistungen & Zufluss-Monitor

Sichtbar wenn du Grundsicherung (früher Bürgergeld) oder ALG II beziehst.

„Transferleistungen (ALG II / Grundsicherung)“ aktivieren → der Zufluss-Monitor erscheint im Dashboard und zeigt die §11b-Berechnung in Echtzeit.

Abrechnungszeitraum Beginn

Feld	Hinweis
Abrechnungszeitraum Beginn	Startmonat des 6-Monats-Zeitraums aus deinem Leistungsbescheid (z. B. „Januar“ für Jan–Jun, „Juli“ für Jul–Dez)

RechnungsFee berechnet daraus automatisch den aktuell laufenden Zeitraum – du musst das Feld nur einmal setzen. Der Zeitraum rollt jedes Halbjahr selbsttätig weiter.

Ist ein Zeitraum hinterlegt, erscheint im Zufluss-Monitor ein Toggle „Monat / Leistungszeitraum“:

Monat – §11b-Berechnung für den laufenden Kalendermonat
Leistungszeitraum – §11b-Berechnung für den gesamten 6-Monats-Abrechnungszeitraum

→ Mehr zur Berechnung: Auswertungen → Zufluss-Monitor