Aufträge

Aufträge sind verbindliche Auftragsbestätigungen an Kunden. Sie entstehen entweder direkt oder aus einem akzeptierten Angebot heraus. Aus einem Auftrag lassen sich Rechnung, Lieferschein und Proforma-Rechnung erstellen.

Voraussetzung: Aufträge müssen unter Einstellungen → Unternehmen → „Aufträge aktivieren“ eingeschaltet werden. Danach erscheint „Aufträge“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Auftrag erstellen

Direkt (ohne Angebot)

Aufträge → „+ Neuer Auftrag“
Felder ausfüllen:

Feld	Hinweis
Auftragsnummer	Wird automatisch vergeben (`AU-JJNNNN`)
Datum	Auftragsdatum
Kunde	Aus Kundenliste wählen oder Name frei eintippen (Einmalkunde ohne Stammdaten, optional mit Adresse → Details)
Positionen	Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz
Notizen	Erscheinen auf der Auftragsbestätigung

„Speichern“ – der Auftrag erhält sofort seine Nummer und den Status Offen.

Aus einem Angebot heraus

Wenn ein Kunde ein Angebot bestätigt hat und eine formale Auftragsbestätigung gewünscht ist:

Angebot öffnen → Status auf „Akzeptiert“ setzen
„→ Auftrag“ klicken
RechnungsFee legt einen Auftrag mit allen Positionen des Angebots an
Die Aufträge-Übersicht öffnet sich gefiltert auf das neue Dokument

Nach der Erstellung zeigt das Angebot die Auftragsnummer als Link (z. B. → AU-260001).

Hinweis: Ein Angebot kann nur einen Auftrag haben. Wurde bereits ein Auftrag erstellt, ist der Button durch den Link zum vorhandenen Auftrag ersetzt.

Status-Workflow

Status	Bedeutung	Folgeaktion möglich
Offen	Auftrag erstellt, noch nicht begonnen	Bearbeiten, Dokumente erstellen
In Bearbeitung	Lieferschein oder Proforma erstellt	Dokumente erstellen (Bearbeiten gesperrt)
Laufend	Aktive wiederkehrende Vorlage verknüpft	Dokumente erstellen (Bearbeiten gesperrt)
Rechnung	Rechnung gestellt, Zahlung steht aus	Nur Lesen
Abgeschlossen	Zahlung eingegangen oder Vorlage beendet	Nur Lesen
Storniert	Auftrag wurde abgebrochen	Nur Lesen

Automatische Status-Übergänge

RechnungsFee setzt den Status automatisch:

Auslöser	Neuer Status
Lieferschein oder Proforma aus Auftrag erstellt	In Bearbeitung
Wiederkehrende Vorlage mit Auftrag verknüpft und aktiv	Laufend
Wiederkehrende Vorlage pausiert (aktiv=false)	In Bearbeitung
Wiederkehrende Vorlage beendet	Abgeschlossen
Rechnung aus Auftrag finalisiert	Rechnung
Verknüpfte Rechnung bezahlt	Abgeschlossen

Die drei Zahlungspfade die zu „Abgeschlossen“ führen:

Pfad 1 – direkt: Auftrag → Rechnung bezahlt
Pfad 2 – via Proforma: Auftrag → Proforma → Rechnung bezahlt
Pfad 3 – via Lieferschein: Auftrag → Lieferschein → Rechnung bezahlt

Hinweis: Wird eine Rechnung im Entwurfs-Zustand erstellt, bleibt der Auftrag auf „In Bearbeitung“ – erst die Finalisierung löst den Wechsel auf „Rechnung“ aus.

Status manuell setzen

Im Auftrag-Detailpanel: Status-Buttons in der Aktionsleiste klicken.

Hinweis: Ab Status „In Bearbeitung“ kann der Auftrag nicht mehr bearbeitet werden. Ab „Rechnung“, „Abgeschlossen“ und „Storniert“ können keine neuen Dokumente mehr erstellt werden. Sobald ein Folgedokument existiert, sind zusätzlich Bearbeiten und Löschen gesperrt.

Auftragsbestätigung drucken / senden

In der Auftrags-Detailansicht:

Aktion	Beschreibung
PDF öffnen	Auftragsbestätigung anzeigen / herunterladen
Drucken	Direktdruck (kein Kopie-Banner – Auftragsbestätigungen können beliebig oft gedruckt werden)
E-Mail	E-Mail-Client öffnen mit Auftragsbestätigung als Anhang
🔁 Wiederkehrend	Wiederkehrende Vorlage für diesen Auftrag anlegen – Formular öffnet sich vorausgefüllt mit Auftragsdaten

Der „🔁 Wiederkehrend“-Button erscheint nur wenn das Wiederkehrend-Feature aktiviert ist und der Auftrag nicht storniert oder abgeschlossen ist.

Das PDF hat das gleiche Layout wie eine Ausgangsrechnung, zeigt jedoch „Auftragsbestätigung“ als Dokumententyp und die Auftragsnummer.

Steht das Angebot dahinter, erscheint auf dem PDF zusätzlich „Bezug: Angebot ANG-…“.

Dokumente aus Auftrag erstellen

Rechnung erstellen

Wenn die Leistung erbracht ist und direkt abgerechnet wird:

Auftrag öffnen
„→ Rechnung“ klicken
RechnungsFee legt eine Ausgangsrechnung (Entwurf) mit allen Positionen an
Die Rechnungs-Übersicht öffnet sich gefiltert auf das neue Dokument

Die Rechnung zeigt im PDF „Bezug: Auftrag AU-…“ (und ggf. das Angebot dahinter).

Lieferschein erstellen

Wenn erst geliefert und dann abgerechnet wird:

Auftrag öffnen
„→ Lieferschein“ klicken
RechnungsFee legt einen Lieferschein mit allen Positionen an (ohne Preise)
Aus dem Lieferschein heraus wird die Rechnung erstellt (→ Lieferscheine)

Proforma erstellen

Wenn der Kunde vor Leistungserbringung bezahlen soll (Vorkasse):

Auftrag öffnen
„→ Proforma“ klicken
RechnungsFee legt eine Proforma-Rechnung an
Nach Zahlungseingang: in der Proforma „✓ Zahlung eingegangen“ → Rechnung wird automatisch angelegt

→ Vollständige Beschreibung: Proforma-Rechnungen

Wurde eine Proforma erstellt, sind „→ Rechnung“ und „→ Lieferschein“ am Auftrag gesperrt – die Abrechnung läuft ausschließlich über die Proforma.

Alle Dokumente im Auftrag-Workflow sind bidirektional verknüpft:

Angebot → Auftrag → Rechnung
                 → Lieferschein → Rechnung
                 → Proforma    → Rechnung

Im Auftrag-Detail erscheinen Links zu Angebot (Quelle), Rechnung, Lieferschein und Proforma
In der Rechnung erscheinen Bezugszeilen für Auftragsnummer und ggf. Angebotsnummer
Im Angebot-Detail erscheint der Link zum erstellten Auftrag

Ein Klick auf jeden dieser Links öffnet das jeweilige Dokument direkt gefiltert in der zugehörigen Liste.

Liste & Filter

Die Aufträge-Übersicht bietet:

Filter	Optionen
Suche	Nach Auftragsnummer oder Kundenname
Status	Alle / Offen / In Bearbeitung / Rechnung / Abgeschlossen / Storniert / Entwurf

Kennzahlen (oben in der Liste): Aufträge gesamt · Offen (blau) · In Bearbeitung + Laufend (amber/teal) · Rechnung (violett)

Herkunftsbezug

Wurde ein Auftrag aus einem Angebot erstellt, erscheint direkt hinter der Auftragsnummer ein kleines Badge:

AU-260001 aus ANG-260001

Ein direkt erstellter Auftrag zeigt kein Badge.

Suche zurücksetzen: Suchfeld leeren oder „Suche zurücksetzen“ klicken.