RechnungsFee

Journal & Buchungen

Das Journal erfasst alle Einnahmen und Ausgaben GoBD-konform. Einträge sind nach dem Tagesabschluss unveränderlich.

Tipp – Fixkosten und Daueraufträge: Nutze Buchungsvorlagen um wiederkehrende Ausgaben (Miete, Leasing, Telefonrechnung) mit einem Klick zu buchen oder das Eingangsrechnungsformular automatisch vorzufüllen.

Buchung erstellen

  1. Journal → „+ Buchung“
  2. Felder:
Feld Hinweis
Art Einnahme oder Ausgabe
Betrag (brutto) Gesamtbetrag inkl. USt
USt-Satz Wird automatisch aus der Kategorie vorgeschlagen
Datum Buchungsdatum – wird automatisch mit dem heutigen Datum vorbelegt, außer wenn der aktuelle Filter einen Zeitraum zeigt, der heute nicht enthält (z. B. Vorjahr, vergangener Monat) – dann bleibt das Feld leer und muss bewusst eingetragen werden
Zahlungsart Bar / Karte / PayPal / Überweisung
Kategorie Pflicht – bestimmt die steuerliche Zuordnung; optional mit SKR03/04-Kontonummer (→ Buchungsanzeige)
Beschreibung Freitext
Belegnummer Wird automatisch vergeben
Externe Belegnr. Eigene Referenz (z. B. Lieferanten-Belegnummer)
  1. „Speichern“

Splitbuchung

Für Einkäufe mit mehreren Kategorien (z. B. Büromaterial + Hardware):

  • „Splitbuchung“ aktivieren
  • Mehrere Zeilen mit je Betrag und Kategorie anlegen
  • Summe muss dem Gesamtbetrag entsprechen

Beleg anhängen

Wie bei Rechnungen lässt sich auch direkt im Journal ein Beleg (PDF, JPEG, PNG oder TIFF) an eine Buchung hängen – über das Feld „Beleg“ im Buchungsformular. Nützlich z. B. für:

  • Buchhaltung, die Einnahmen/Ausgaben direkt bucht statt über den Eingangsrechnungs-Import
  • Darlehenskontoauszug oder Zinsbescheinigung bei Abschlussbuchungen
  • eigene Berechnungsnotizen (z. B. Aufstellung der gefahrenen Kilometer, Ermittlung des Eigenverbrauchs, Berechnung des gewerblichen Stromkosten-Anteils) – zur späteren Nachvollziehbarkeit

Bei einer Splitbuchung gilt der hochgeladene Beleg für die gesamte Buchung (alle Positionen gemeinsam), da er fachlich einem einzigen Vorgang entspricht.

Bereits gespeicherte Buchung bearbeiten: Beim Öffnen einer Buchung zum Bearbeiten (innerhalb des 5-Minuten-Fensters, siehe unten) lässt sich ein vorhandener Beleg ansehen (Klick auf den Dateinamen) oder mit „✕“ entfernen. Ist die Buchung bereits festgeschrieben (immutable), kann kein Beleg mehr angehängt oder entfernt werden – GoBD-Buchungen sind unveränderlich.

Schnellbuchungen

Presets für häufig wiederkehrende, manuelle Bar-Buchungen (z. B. Tankquittung, Parkschein, Portokasse) – ohne Automatik, ohne Termin. Zu unterscheiden von den Buchungsvorlagen, die für terminierte/wiederkehrende Buchungen (Dauerauftrag, erwartete Eingangsrechnungen) gedacht sind.

Bei jeder Schnellbuchung sind Kategorie, Zahlungsart und Buchungstext fest hinterlegt – beim eigentlichen Buchen sind nur noch Betrag und Datum einzugeben.

Verwendung

Die Presets erscheinen als kleine Buttons (⚡ Name) direkt neben „+ Neue Buchung“ im Journal. Ein Klick öffnet den Buchungsdialog bereits ausgefüllt – nur Betrag und Datum fehlen noch.

Anlegen / Bearbeiten / Löschen

Über das ⚙-Symbol neben den Presets (oder den Button „⚡ Schnellbuchung anlegen“, solange noch keine existieren) öffnet sich die Verwaltung:

Feld Bedeutung
Name Beschriftung des Buttons (z. B. „Tankquittung“)
Art Einnahme oder Ausgabe
Kategorie Steuerliche Zuordnung
Zahlungsart Bar / Karte / Bank / PayPal
Buchungstext Wird als Beschreibung in die Buchung übernommen

Es gibt keine separate Einstellungsseite – die Verwaltung sitzt bewusst direkt im Journal, wo die Presets auch benutzt werden.

Buchung bearbeiten (5-Minuten-Fenster)

Innerhalb von 5 Minuten nach dem Speichern kannst du eine Buchung direkt korrigieren:

  1. Buchung in der Liste anklicken
  2. „✏️ Bearbeiten“ erscheint in der Aktionsleiste (nur innerhalb des Zeitfensters)
  3. Felder anpassen → „Speichern“

Nach Ablauf der 5 Minuten erzeugt RechnungsFee automatisch einen Storno-Gegeneintrag und eine neue korrigierte Buchung – so bleibt die Buchungshistorie lückenlos nachvollziehbar (GoBD).

Rechnungsbuchungen und bereits stornierte Einträge haben keinen Bearbeiten-Button.

Buchung stornieren

Buchung öffnen → „Stornieren“ → Gegenbuchung wird automatisch angelegt. Die Original-Buchung bleibt sichtbar (GoBD: Unveränderlichkeit).

Buchungsgruppen

Wird eine Buchung storniert oder nach Ablauf des 5-Minuten-Fensters korrigiert, entstehen mehrere zusammengehörige Journaleinträge: die Original-Buchung, der Storno-Gegeneintrag und ggf. eine neue korrigierte Buchung. RechnungsFee verknüpft diese intern über eine gemeinsame Gruppen-ID, statt sie nur über den Buchungstext zu erkennen.

„🔗 Kette anzeigen“ – erscheint als blaue Markierung an Buchungen, die Teil einer solchen Korrektur-Kette sind. Ein Klick filtert die Journal-Liste gezielt auf genau diese zusammengehörigen Einträge (unabhängig vom sonst gesetzten Zeitraum-, Kategorie- oder Art-Filter) – so lässt sich eine Korrektur lückenlos nachvollziehen, auch wenn die Neubuchung ein abweichendes Datum trägt. Ein blaues Banner zeigt an, dass der Ketten-Filter aktiv ist; per Klick lässt er sich wieder verlassen.

Anders als im Rechnungs-Detailpanel (→ Zahlung korrigieren) werden Korrektur-Ketten im Journal nicht automatisch eingeklappt – die Journal-Ansicht bleibt bewusst die vollständige, tabellarische Ledger-Ansicht mit allen Buchungen einzeln sichtbar.

Dokumentübergreifende Ketten (Ersatzrechnung)

Wird eine bezahlte Rechnung storniert und über eine Ersatzrechnung ersetzt, gehört die Zahlung der Ersatzrechnung zur selben Buchungsgruppe wie die Original-Zahlung und deren Storno – auch wenn es sich um zwei verschiedene Rechnungsdokumente handelt. Das gilt unabhängig davon, ob die Zahlung über „Zahlung erfassen“ oder über den Bank-Import gebucht wurde. Im Rechnungs-Detailpanel erscheint diese Kette dann bei beiden Rechnungen (Original und Ersatzrechnung) gemeinsam unter „Verknüpfte Journalbuchungen“.

Rechnungsbezug

Zahlungsbuchungen die aus dem Rechnungs-Dialog stammen, zeigen die Rechnungsnummer als Verweis. Diese Einträge können nicht manuell storniert oder per Mail versendet werden – Storno nur über die Rechnung selbst.

Tagesabschluss

Pflicht für GoBD-konforme Kassenbücher (gilt nur für Bar-Buchungen).

  1. Journal → „Tagesabschluss“
  2. Gezählten Kassenbestand eingeben
  3. Differenz zu Soll-Bestand wird angezeigt
  4. Bei Differenz: Begründung eingeben (Pflicht)
  5. „Abschluss erstellen“ → unveränderlich gesperrt, PDF-Export möglich

Nach dem Abschluss können keine Bar-Buchungen für diesen Tag mehr geändert werden.

Erinnerungs-Banner

RechnungsFee zeigt oben einen gelben Hinweis wenn Bar-Buchungen ohne Tagesabschluss vorhanden sind. Wer nie bar bucht, bekommt die Meldung nie. Bei mehreren offenen Tagen wird das älteste Datum angezeigt – nach dem Abschluss erscheint ggf. das nächste.

Filter & Suche

Das Journal lässt sich filtern nach:

  • Monat, Tag, Zeitraum oder Jahr
  • Art (Einnahme / Ausgabe)
  • Kategorie
  • Zahlungsart (Bar / Unbar)

Sortierung

Ein Klick auf die Spaltenüberschrift „Datum“ oder „Belegdatum“ wechselt zwischen absteigend (↓, Standard – neueste Buchung oben) und aufsteigend (↑ – älteste oben, wie auf einem Kontoauszug). Praktisch beim Abgleich mit Bankunterlagen, die meist chronologisch aufsteigend sortiert sind. Es ist immer nur eine der beiden Spalten aktiv sortiert.

Belegdatum

Neben dem Buchungsdatum (Zahlungs-/Erfassungsdatum) zeigt die Spalte „Belegdatum“ bei rechnungsverknüpften Buchungen das Rechnungsdatum der zugehörigen Rechnung. Bei freien Buchungen ohne Rechnungsbezug bleibt sie leer (–). Hilfreich, um bei rückwirkend erfassten Zahlungen zwischen dem tatsächlichen Buchungsdatum und dem ursprünglichen Rechnungsdatum zu unterscheiden.

Nachbuchungen zum Jahreswechsel

Wenn du im neuen Jahr noch Buchungen für das Vorjahr erfassen musst (z. B. AfA, Eigenverbrauch, 10-Tages-Regel), stelle den Filter zuerst auf den entsprechenden Vorjahreszeitraum ein. Das Datumsfeld bleibt dann beim Erstellen einer neuen Buchung leer – so kannst du das korrekte Vorjahres-Datum nicht versehentlich vergessen.

Nur bebuchte Kategorien

Direkt neben dem Kategorie-Dropdown sitzt der Toggle „Nur bebuchte“. Wenn aktiv, zeigt die Auswahlliste nur Kategorien die mindestens eine Buchung haben – leere Kategorien werden ausgeblendet. Das erleichtert Prüf- und Abstimmarbeiten (z. B. vor der UStVA oder EÜR), weil du dich nur durch tatsächlich verwendete Konten klickst.

Stornierte Buchungen zählen mit – eine Kategorie bleibt sichtbar auch wenn der Saldo null ist.

Alle aktiven Filter werden beim Export übernommen.

Journal-Export (PDF / CSV)

Die Buttons 📄 PDF und CSV sind immer oben rechts im Journal sichtbar – unabhängig vom gesetzten Filter.

Was wird exportiert?

Es werden genau die Buchungen exportiert, die der aktuellen Filterauswahl entsprechen: Zeitraum, Art, Kategorie und Zahlungsart werden berücksichtigt.

Filterangaben im Export

Der Export dokumentiert welche Filter beim Erstellen aktiv waren:

  • PDF: Graue Zeile direkt unter dem Zeitraum-Titel, z. B.
    Filter: Nur Einnahmen · Kategorie: Betriebseinnahmen · Nur Unbar
  • CSV: Erste Zeile vor dem Spalten-Header:
    Filter:;Nur Einnahmen · Kategorie: Betriebseinnahmen · Nur Unbar

Sind keine Filter gesetzt, steht „Alle Buchungen“.

PDF-Inhalt

Spalte Beschreibung
Datum Buchungsdatum
Beleg-Nr. Interne Belegnummer
Beschreibung Buchungstext
Kategorie Steuerliche Kategorie
Zahlung Zahlungsart
Netto Nettobetrag
USt % Steuersatz
USt Umsatzsteuer-Betrag
Brutto Bruttobetrag (Vorzeichen: − bei Ausgaben)

Am Ende des PDFs: Einnahmen · Ausgaben · Saldo über die volle Seitenbreite.

CSV-Inhalt

Semikolon-getrennt, UTF-8 mit BOM (direkt in Excel öffnen).
Spalten: Datum, Beleg-Nr., Beschreibung, Kategorie, Zahlungsart, Art, Netto (EUR), USt %, USt (EUR), Brutto (EUR).

Kassenbuch-Export (Bar-Kasse)

Für das Steuerbüro kann ein druckfertiges Kassenbuch als PDF oder CSV exportiert werden.

Voraussetzung: Filter „Nur Bar“ muss aktiv sein – der Button „Kassenbuch“ erscheint dann in der Aktionsleiste.

Export starten

  1. Zeitraum einstellen (Monat, Datum oder Jahr)
  2. Zahlungsart-Filter auf „Nur Bar“ setzen
  3. „Kassenbuch“ → PDF oder CSV wählen

Inhalt des Exports

Spalte Beschreibung
Datum Buchungsdatum
Beleg-Nr. Interne Belegnummer
Beschreibung Buchungstext
Kategorie Steuerliche Kategorie
Einnahme Betrag bei Einnahme
Ausgabe Betrag bei Ausgabe
Kassenstand Laufender Kassenstand

Das PDF enthält außerdem:

  • Anfangsbestand (aus dem letzten Tagesabschluss vor dem Zeitraum)
  • Endbestand
  • Betriebssitz und Exportdatum vorausgefüllt
  • Unterschrift: gezeichnete Unterschrift aus den Unternehmenseinstellungen – oder Unterschriftslinie als Fallback

Unterschrift hinterlegen

Die Unterschrift wird in den Unternehmenseinstellungen → Unterschrift einmalig gezeichnet und danach automatisch in alle PDFs übernommen (Kassenbuch, Tagesabschluss, EKS).