RechnungsFee

Kontokorrent

Das Kontokorrent zeigt je Geschäftspartner alle Rechnungen und Zahlungen in chronologischer Reihenfolge mit laufendem Saldo – als Grundlage für Mahnwesen, DATEV-Übergabe und Kontoauszüge.

Kontokorrent-Übersicht

Seitenleiste → Kontokorrent

Zeigt alle Kunden und Lieferanten mit offenem Saldo auf einen Blick, statt jeden Partner einzeln öffnen zu müssen – sortiert nach Betrag, größter offener Posten zuerst. Zwei Kopfkacheln fassen zusammen: Offene Salden gesamt (was Kunden schulden bzw. was an Lieferanten zu zahlen ist) und Guthaben gesamt (Überzahlungen).

Über die Filterbuttons Alle / Offen / Guthaben lässt sich die Liste eingrenzen. Ein Klick auf einen Partner öffnet direkt dessen Detailansicht mit bereits geöffnetem Tab „Kontokorrent“.

Partner mit ausgeglichenem Saldo (0,00 €) erscheinen hier bewusst nicht – die Übersicht ist gedacht für „wo muss ich noch handeln“, nicht als vollständige Partnerliste.

Debitor- und Kreditorennummern

Jedem Kunden wird beim Anlegen automatisch eine Debitorennummer zugeteilt (Format 1####, z. B. 10001), jedem Lieferanten eine Kreditorennummer (Format 7####, z. B. 70001).

Partner Nummernkreis Beispiel
Kunde 10001, 10002 … Debitor 10001
Lieferant 70001, 70002 … Kreditor 70001

Die Nummern sind im Tab „Kontokorrent“ des jeweiligen Stammsatzes sichtbar.

Nummer bearbeiten

Zum Bearbeiten auf das 🔒-Symbol klicken – das Feld wird entsperrt. Ist noch keine Nummer vergeben, zeigt RechnungsFee einen Hinweis „Nächste freie: XXXXX“ direkt neben dem Schloss. Im Edit-Modus erscheint zusätzlich ein Link „XXXXX übernehmen“, der die nächste freie Nummer mit einem Klick ins Feld überträgt.

Nach dem Speichern wird die Nummer sofort in den DATEV-Export übernommen.

Wird eine bereits vergebene Nummer eingetragen, erscheint eine Fehlermeldung – z. B. „Debitorennummer ‘10001’ ist bereits vergeben.“

DATEV: Die Nummer erscheint automatisch in Spalte 48 (Kreditoren-/Debitorennummer) des DATEV-Buchungsstapels – kein manuelles Nachtragen nötig.

Bewegungsliste

Kunden → Kunde auswählen → Tab „Kontokorrent“
Lieferanten → Lieferant auswählen → Tab „Kontokorrent“

Spalte Inhalt
Datum Ausgabedatum (Rechnung) oder Buchungsdatum (Zahlung)
Typ Rechnung · Zahlung · Gutschrift · Storno
Beleg-Nr. Rechnungs- oder Journalnummer
Betrag + Forderung / Verbindlichkeit, − Ausgleich
Saldo Laufender Saldo nach dieser Buchung

Der Saldo am Ende der Liste zeigt den aktuell offenen Posten. Grün = ausgeglichen oder Guthaben.

Guthaben verrechnen

Hat ein Kunde zu viel bezahlt (Überzahlung) oder besteht ein Guthaben bei einem Lieferanten, erscheint direkt über der Bewegungsliste ein grüner Hinweisblock „Guthaben verfügbar: X €“ mit einer Auswahl aller offenen Rechnungen dieses Partners.

  1. Zielrechnung aus der Liste auswählen
  2. „Verrechnen“ klicken

Das Guthaben wird als Zahlung auf die gewählte Rechnung gebucht (Journal-Verrechnungsbuchung), der Zahlungsstatus der Rechnung aktualisiert sich sofort. Reicht das Guthaben nicht für den vollen Rechnungsbetrag, bleibt die Rechnung mit dem Rest offen. Gibt es mehrere offene Guthaben desselben Partners, erscheint für jedes ein eigener Hinweisblock.

Dieselbe Verrechnung lässt sich alternativ auch direkt im Rechnungsformular der Zielrechnung anstoßen – der Weg über das Kontokorrent ist praktisch, wenn man vom Partner statt von der Rechnung ausgehend arbeitet.

Zeitraum filtern

Über die Von/Bis-Felder oberhalb der Liste lässt sich der Auszug auf einen bestimmten Zeitraum einschränken (Standard: 1. Januar bis heute). Die Ansicht und das PDF werden sofort angepasst.

Kontokorrent-Auszug als PDF

↓ PDF – lädt einen druckbaren Kontokorrent-Auszug für den gewählten Zeitraum herunter. Das Dokument enthält:

  • Firmenkopf mit Empfängername und Zeitraum
  • Vollständige Bewegungstabelle
  • Abschlusszeile „Offener Saldo“

Das PDF eignet sich als Beilage zu einer Mahnung oder zur Abstimmung mit dem Kunden bzw. Lieferanten.

Kontokorrent-Auszug per Mail senden

✉ Mail öffnet den Mail-Dialog. Die E-Mail-Adresse des Kunden bzw. Lieferanten ist vorausgefüllt.

Feld Hinweis
An Empfänger-Adresse (aus Stammdaten vorbelegt)
CC Optionale Kopie-Adresse
Betreff Vorausgefüllt mit „Kontokorrent-Auszug [Jahr]“
Nachricht Freitext

Der Kontokorrent-Auszug als PDF wird automatisch angehängt. Der Zeitraum entspricht den Von/Bis-Feldern in der Bewegungsliste.

Voraussetzung: SMTP muss in den Einstellungen konfiguriert und aktiviert sein (Einstellungen → Unternehmen → Tab „E-Mail“).

DATEV-Export

Der DATEV EXTF Buchungsstapel (Einstellungen → DATEV-Export) enthält in Spalte 48 (Kreditoren-/Debitorennummer) automatisch die jeweilige Debitoren- oder Kreditorennummer – sofern sie vergeben ist.

Steuerberater können damit Buchungen direkt den richtigen Personenkonten zuordnen, ohne die Nummern manuell nachtragen zu müssen.