Datenübernahme
Mit der Datenübernahme können Kunden, Lieferanten und Artikel aus anderen Programmen per CSV-Datei importiert werden – einmalig bei der Ersteinrichtung oder dauerhaft über den Import-Button in den Listen.
Aktivieren
Einstellungen → Unternehmen → Tab „Funktionen“ → Schalter „Datenübernahme aktivieren“
Nach dem Speichern erscheint „Datenübernahme“ in der linken Navigation. Der Eintrag kann nach abgeschlossener Übernahme wieder deaktiviert werden – die importierten Daten bleiben erhalten.
Zwei Wege zum Import
| Weg | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Datenübernahme-Seite (Navigation) | Einmaliger Großimport beim Wechsel aus einem anderen Programm |
| Import-Button in den Listen | Laufender Import einzelner Kunden-, Lieferanten- oder Artikellisten |
Beide Wege nutzen denselben 5-Schritt-Ablauf.
Ablauf (5 Schritte)
Schritt 1 – Datei wählen
- CSV-Datei per Drag & Drop ablegen oder über „Datei wählen“ auswählen
- Toggle „Erste Zeile ist Kopfzeile“ – Standard aktiv; bei Dateien ohne Header deaktivieren (Spalten heißen dann Spalte 1, Spalte 2 …)
- Muster-CSV herunterladen – Orientierungshilfe mit allen unterstützten Feldern und zwei Beispielzeilen
- Gespeichertes Mapping laden – wenn ein passendes Mapping aus einem früheren Import vorhanden ist
Unterstützte Formate: UTF-8 und Windows-1252 (automatisch erkannt), Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tab (automatisch erkannt).
Schritt 2 – Feldzuordnung
Für jede Spalte der CSV-Datei kann ein Zielfeld ausgewählt werden:
| Spalte | Zielfeld |
|---|---|
| (Spaltenname aus Header) | Dropdown mit allen verfügbaren Feldern |
| — | „— ignorieren —“ wenn die Spalte nicht übernommen werden soll |
Eine Vorschau der ersten drei Zeilen wird unterhalb der Zuordnungstabelle angezeigt.
Mapping speichern
„Mapping speichern“ → Namen vergeben → steht beim nächsten Import als Vorlage bereit. Gespeicherte Mappings können über das Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.
Felder je Typ
Kunden
| Feld | Pflicht |
|---|---|
| firmenname oder nachname | mind. eines |
| vorname | nein |
| strasse, hausnummer, plz, ort | nein |
| land | nein (Standard: DE) |
| email, telefon | nein |
| ust_idnr | nein |
| kundennummer | nein (wird automatisch vergeben) |
| z_hd | nein |
| notizen | nein |
| skonto_prozent, skonto_tage | nein |
Lieferanten
Gleiche Felder wie Kunden, statt kundennummer → lieferantennummer.
Artikel
| Feld | Pflicht |
|---|---|
| bezeichnung | ja |
| typ | nein (Standard: dienstleistung) – Werte: artikel, dienstleistung, fremdleistung |
| einheit | nein |
| steuersatz_prozent | nein |
| vk_brutto | nein |
| ek_netto | nein |
| artikelnummer | nein (wird automatisch vergeben) |
| hersteller, artikelcode | nein |
| beschreibung | nein |
| gruppe | nein – Warengruppe/Servicegruppe; wird automatisch angelegt, wenn sie noch nicht existiert |
Schritt 3 – Vorschau
Alle Zeilen der CSV werden mit einem Status-Badge angezeigt:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| 🟢 Neu | Datensatz wird neu angelegt |
| 🟡 Duplikat | Datensatz existiert bereits – Strategie wählen |
| 🔴 Fehler | Pflichtfeld fehlt oder ungültiger Wert |
Bei sehr großen Dateien (mehrere Tausend Zeilen) zeigt die Vorschau nur die ersten 500 Zeilen an – importiert werden trotzdem alle, mit ihrer jeweiligen Standard-Aktion. Das schützt vor spürbaren Verzögerungen auf schwächerer Hardware.
Bei Duplikaten kann pro Zeile gewählt werden:
- Ignorieren – bestehender Datensatz bleibt unverändert
- Überschreiben – bestehende Felder werden mit den CSV-Werten aktualisiert
Duplikat-Erkennung
| Typ | Erkennungslogik |
|---|---|
| Kunden | kundennummer (wenn angegeben) oder firmenname + nachname (Groß-/Kleinschreibung ignoriert) |
| Lieferanten | lieferantennummer (wenn angegeben) oder firmenname |
| Artikel | artikelnummer (wenn angegeben) oder bezeichnung |
Schritt 4 – Import
Klick auf „Importieren“ führt den Import durch.
Schritt 5 – Ergebnis
| Zähler | Bedeutung |
|---|---|
| Importiert | Neu angelegte Datensätze |
| Aktualisiert | Überschriebene Duplikate |
| Ignoriert | Übersprungene Duplikate |
| Fehler | Zeilen die nicht importiert werden konnten (mit Zeilennummer und Grund) |
Gemischte Datei (Kunden + Lieferanten)
Auf dem Tab „Gemischt“ der Datenübernahme-Seite können Kunden und Lieferanten aus einer einzigen CSV-Datei importiert werden.
Voraussetzung: Die CSV enthält eine Spalte mit Kundennummern im Format 10xxx (Kunden) und 70xxx (Lieferanten).
Toggle „Typ per Nummer erkennen“ aktivieren → dem Nummernfeld die richtige Spalte zuweisen → RechnungsFee trennt automatisch nach Typ.
Gespeicherte Mappings verwalten
Die Übersicht der gespeicherten Mappings ist auf der Datenübernahme-Seite am unteren Ende jedes Tabs sichtbar. Mappings werden pro Typ (Kunden / Lieferanten / Artikel / Gemischt) getrennt gespeichert.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Laden | Mapping per Klick in Schritt 1 vorbelegen |
| Löschen | 🗑-Symbol – entfernt das Mapping, Daten bleiben unberührt |
Hinweis: Die Datenübernahme legt Nummernkreise (Kundennummer, Lieferantennummer, Artikelnummer) automatisch korrekt fort – auch wenn importierte Nummern höher sind als der aktuelle Zähler.