RechnungsFee

Profile

Mit Profilen führst du mehrere Firmen oder Tätigkeiten getrennt in derselben Installation – zum Beispiel als natürliche Person mit einer freiberuflichen und einer gewerblichen Tätigkeit. Jedes Profil hat eine komplett eigene Datenbank, eigene hochgeladene Belege und eigene lokale Backups.

Aktivieren

Der Menüpunkt „Profile“ ist standardmäßig ausgeblendet – die meisten Installationen brauchen nur ein einziges Profil. Aktivieren unter Einstellungen → Unternehmen → Funktionen → „Profile aktivieren“.

Sobald mehr als ein Profil existiert, bleibt der Menüpunkt unabhängig von diesem Schalter sichtbar, damit du jederzeit zurückwechseln kannst. Der Haken bei „Profile aktivieren“ ist dann fest gesetzt und ausgegraut, da ein Ausschalten ohnehin wirkungslos wäre.

Genau dann – sobald mehr als ein Profil existiert – erscheint zusätzlich der Name des aktiven Profils klein und anklickbar direkt unter der Versionsnummer im Sidebar-Header (führt ebenfalls zu „Profile“). Bei nur einem Profil bleibt diese Anzeige ausgeblendet.

Zu einem Profil wechseln

  1. Seitenleiste → Profile (neben Backup)
  2. Bei einem inaktiven Profil auf „Aktivieren“ klicken
  3. „Jetzt neu starten“ bestätigen – RechnungsFee beendet sich und startet komplett neu

Der Wechsel wirkt erst nach dem Neustart – das ist kein Zwischenschritt, den man überspringen könnte. RechnungsFee lädt seinen Datenpfad einmalig beim Start; ohne Neustart würde die Oberfläche mit dem neuen Profil weiterlaufen, während einzelne Programmteile noch Daten des alten Profils verwenden.

Neues Profil anlegen

  1. Seitenleiste → Profile
  2. Namen eingeben (z. B. „Freiberuflich“ oder „Gewerbe“) → „Anlegen“
  3. „Jetzt neu starten“ bestätigen

Das neue Profil startet mit einer komplett leeren Datenbank. Nach dem Neustart führt dich der gewohnte Einrichtungs-Assistent durch die Ersteinrichtung – genau wie bei der allerersten Installation von RechnungsFee.

Profilname: nur Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Binde- und Unterstrich, maximal 50 Zeichen.

Was ist pro Profil getrennt?

Vollständig, ohne Ausnahme:

  • Datenbank (Rechnungen, Journal, Kunden/Lieferanten, Kategorien, alle Auswertungen)
  • Hochgeladene Belege
  • Lokale automatische Backups (Ebene 1, siehe Backup & Wiederherstellung)

Es gibt keine gemeinsam genutzten Daten zwischen Profilen – ein Kunde, eine Kategorie oder ein Beleg, den du in einem Profil anlegst, existiert nur dort.

⚠️ Bewusst keine automatische Zusammenrechnung über Profile hinweg: Führst du als eine Person mehrere Profile, werden Umsätze nicht automatisch für die §19-Kleinunternehmergrenze, die UStVA oder die Buchführungspflicht nach §141 AO zusammengezählt – diese Pflichten gelten für dich als Steuersubjekt insgesamt, nicht pro Profil. Das bleibt in deiner eigenen Verantwortung bzw. der deines Steuerberaters.

Bestandsinstallationen

Hattest du RechnungsFee schon vor Einführung der Profile im Einsatz, wird deine bestehende Datenbank beim ersten Start nach dem Update automatisch und ohne Datenverlust in ein Profil namens „Standard“ überführt. Das passiert einmalig und ohne dein Zutun – du findest deine gewohnten Daten danach unverändert dort wieder.

Speicherort

Jedes Profil liegt in einem eigenen Unterordner profile/<Name>/ im gewohnten Datenverzeichnis:

Betriebssystem Pfad
Windows %APPDATA%\RechnungsFee\profile\<Name>\
Linux ~/.local/share/RechnungsFee/profile/<Name>/
macOS ~/Library/Application Support/RechnungsFee/profile/<Name>/

Profil umbenennen

  1. Seitenleiste → Profile → ✏️ neben dem gewünschten Profil
  2. Neuen Namen eingeben → „Speichern“

Betrifft das aktive Profil, folgt danach – wie beim Wechseln oder Anlegen – ein Neustart-Hinweis. Bei einem inaktiven Profil wird sofort umbenannt, ohne Neustart.

Profil archivieren

  1. Seitenleiste → Profile → 📥 neben dem gewünschten Profil → Bestätigen

Das Profil verschwindet aus der Liste, Datenbank, Belege und Backups bleiben dabei vollständig unverändert erhalten – es wird nur ausgeblendet, nichts gelöscht. Das ist der empfohlene Weg für ein Profil, das man aktuell nicht braucht, aber nicht endgültig wegwerfen will.

Das aktive Profil kann nicht archiviert werden – zuerst zu einem anderen Profil wechseln.

Archiviertes Profil wiederherstellen

Unten auf der Seite „Profile“ erscheint der Bereich „Archivierte Profile“, sobald mindestens eines existiert. Auf „Wiederherstellen“ klicken – das Profil erscheint sofort wieder in der normalen Liste, ohne Neustart und ohne Datenverlust.

Profil endgültig löschen

Ein archiviertes Profil lässt sich im Bereich „Archivierte Profile“ zusätzlich unwiderruflich löschen (🗑):

  1. Profilnamen zur Bestätigung exakt eintippen → „Endgültig löschen“

⚠️ Unwiderruflich. Datenbank, alle Rechnungen und Buchungen, hochgeladene Belege und lokale Backups dieses Profils sind danach vollständig weg. Für echte Geschäftsvorfälle gilt die 10-jährige GoBD-Aufbewahrungspflicht – lösche nur Test- oder versehentlich angelegte Profile, nicht ein Profil mit echten Geschäftsdaten.

Ein Profil muss dafür zuerst archiviert sein – das aktive Profil kann also grundsätzlich nicht direkt gelöscht werden, sondern erst nach einem Wechsel und Archivieren.