Rechnungen

RechnungsFee unterscheidet zwischen Ausgangsrechnungen (an Kunden) und Eingangsrechnungen (von Lieferanten).

Ausgangsrechnung erstellen

Rechnungen → Ausgang → „+ Neu“
Felder ausfüllen:

Feld	Hinweis
Rechnungsnummer	Wird automatisch vergeben (Nummernkreis `RE-YY####`) – Feld frei überschreibbar, z. B. um eine bereits vor RechnungsFee vergebene Nummer zu übernehmen
Datum	Rechnungsdatum – im Entwurf frei wählbar (auch Zukunftsdatum, z. B. Rechnung heute vorbereiten, Versand erst in einigen Tagen). Beim Finalisieren wird ein Datum in der Zukunft abgelehnt (§ 14 Abs. 4 UStG: das Ausstellungsdatum muss dem tatsächlichen Tag der Rechnungsstellung entsprechen).
Leistungszeitraum	Optional: Von–Bis statt Einzeldatum (z. B. „Mai 2026“)
Fällig bis	Wird aus Datum + Zahlungsziel berechnet
Skonto % / Frist	Optional – wird aus Kundenprofil vorgeschlagen
Kunde	Aus Kundenliste wählen oder Name frei eintippen (→ Einmalkunden)
Bestellnummer des Kunden	Optional – erscheint im PDF (sofern ausgefüllt) und im ZUGFeRD-/XRechnung-XML als BT-13; wandert bei Umwandlung (Angebot → Auftrag/Proforma/Lieferschein → Rechnung) automatisch mit
Positionen	Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt %, USt-Satz
Rechnungsrabatt	Optional – pauschaler Abschlag auf die Gesamtsumme, als % oder € (Festbetrag)

„Entwurf speichern“ oder „Rechnung erstellen“

Brutto- oder Nettoeingabe

Der Umschalter oberhalb der Positionstabelle wechselt zwischen:

Brutto: Preis inkl. USt eingeben → Netto wird automatisch berechnet
Netto: Preis exkl. USt eingeben → Brutto wird automatisch berechnet

Artikel-Schnellauswahl

In der Beschreibungsspalte kann über die Suche ein Artikel ausgewählt werden – Preis und USt-Satz werden automatisch übernommen.

Wenn der ausgewählte Artikel einen Artikelcode (SKU / EAN) hinterlegt hat, erscheint dieser im Detail-Panel unter der Positionsbeschreibung. Auf dem PDF blendet RechnungsFee automatisch eine eigene „Art.-Nr.“-Spalte ganz links in der Positionstabelle ein – aber nur, wenn mindestens eine Position einen Artikelcode trägt. Positionen ohne Artikelcode zeigen in dieser Spalte eine leere Zelle.

Tipp: Den Artikelcode pflegst du unter Stammdaten → Artikel → Hersteller / Artikelcode (Feld nur beim Typ „Artikel“ sichtbar).

Menge anpassen

Neben dem Mengenfeld stehen zwei Schaltflächen − und + bereit:

Ganze Einheiten (Stück, Pack, Stunden, Pauschal …): Schritt 1
Gewicht, Volumen, Länge (kg, g, l, ml, m, cm …): Schritt 0,001

Die Direkteingabe bleibt selbstverständlich möglich. Diese Buttons stehen in allen Dokumenttypen zur Verfügung: Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Aufträge, Proforma-Rechnungen und Wiederkehrende Vorlagen.

Mehrzeilige Positionsbeschreibung

Das Beschreibungsfeld wächst automatisch mit – du kannst mit Enter Zeilenumbrüche einfügen. Die Zeilenumbrüche erscheinen auch im PDF (beide Vorlagen, Lieferschein, Proforma, Angebot, Auftrag).

Typische Anwendungsfälle:

Webdesign-Paket
– Konzept und Wireframes
– Umsetzung (5 Seiten)
– 1 Revisionsrunde

Beratungsstunde, 17.06.2026
Thema: Steuerliche Einordnung Homeoffice-Pauschale

Tipp: Die erste Zeile eignet sich als kurzer Titel (z. B. Artikelname), die folgenden Zeilen für Details. Auf dem PDF erscheinen alle Zeilen in der Beschreibungsspalte untereinander.

Artikel mit Differenzbesteuerung (§25a UStG) sind im Dropdown mit einem orangenen §25a-Badge gekennzeichnet. Nach der Auswahl wird automatisch §25a in der USt-Spalte angezeigt statt eines Prozentsatzes.

→ Mehr zur §25a-Einrichtung: Stammdaten → Differenzbesteuerung §25a UStG

Reverse Charge – innergemeinschaftliche Dienstleistungen (§13b UStG)

Erbringst du eine Dienstleistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land (z. B. Beratung, Webdesign, Software für einen Kunden in Polen), verlagert sich der Ort der Leistung nach §3a Abs. 2 UStG zum Kunden. Die Rechnung wird dann ohne deutsche USt gestellt – der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land selbst (Reverse Charge).

Automatische Erkennung: Beim Anlegen einer Ausgangsrechnung schlägt RechnungsFee „Reverse Charge“ vor, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

Du hast eine USt-IdNr. hinterlegt (Stammdaten → Unternehmen → Steuer & Recht) und bist kein Kleinunternehmer
Der gewählte Kunde hat eine USt-IdNr. hinterlegt
Das Land des Kunden ist ein EU-Land außer Deutschland

Die Checkbox lässt sich jederzeit manuell an- oder abwählen – der automatische Vorschlag überschreibt eine bereits getroffene manuelle Wahl nicht mehr.

Was passiert bei aktiviertem Reverse Charge:

Alle Positionen werden mit 0 % USt berechnet (Rechnungsbetrag = Nettobetrag)
Auf dem PDF erscheint der Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG)“ – an derselben Stelle wie der Kleinunternehmer- bzw. §25a-Hinweis, direkt unter der Summe
Direkt darunter erscheint zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden – bei dieser grenzüberschreitenden Konstellation ist das nach §14a Abs. 1 UStG Pflicht (anders als beim rein inländischen §13b-Fall, wo das nur „sofern vorhanden“ gilt)
Beim Verbuchen der Zahlung (manuell oder per Bank-Import) wird der Umsatz automatisch korrekt in der Zusammenfassenden Meldung (Kennzeichen „D“) erfasst und bleibt in der EÜR ergebnisneutral

Nur Dienstleistungen: Dieser Mechanismus gilt ausschließlich für Dienstleistungen. Für Warenlieferungen an EU-Unternehmer gilt die innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG, siehe nächster Abschnitt) mit anderen Voraussetzungen.

Nicht für Drittländer: Schweiz und Vereinigtes Königreich sind keine EU-Mitglieder. Für Dienstleistungen an Unternehmer dort gilt die Drittland-Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG, siehe unten) mit eigener Erkennung.

Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG)

Lieferst du Ware an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land (z. B. Handelsware für einen Kunden in Frankreich), ist diese Lieferung nach §4 Nr. 1b i. V. m. §6a UStG steuerfrei – die Rechnung wird ohne USt gestellt.

Automatische Erkennung: Beim Anlegen einer Ausgangsrechnung schlägt RechnungsFee die Checkbox vor, wenn die gleichen drei Bedingungen wie bei Reverse Charge erfüllt sind (eigene USt-IdNr. + kein Kleinunternehmer, Kunde hat USt-IdNr., Kunde-Land ist EU außer Deutschland) und die Positionen anhand ihres Artikel-Typs als Ware erkannt werden. Genau wie bei Reverse Charge lässt sich die Checkbox jederzeit manuell an-/abwählen, ohne dass der automatische Vorschlag eine bereits getroffene Wahl überschreibt.

Die beiden Checkboxen (Reverse Charge / ig. Lieferung) schließen sich gegenseitig aus – aktivierst du die eine, wird die andere automatisch deaktiviert.

Was passiert bei aktivierter ig. Lieferung:

Alle Positionen werden mit 0 % USt berechnet (Rechnungsbetrag = Nettobetrag)
Auf dem PDF erscheint der Pflichthinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b i. V. m. §6a UStG)“ – direkt darunter zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden (Pflichtangabe nach §14a Abs. 1 UStG, siehe oben)
Beim Verbuchen der Zahlung wird die Kategorie „Innergemeinschaftliche Lieferungen“ gebucht (statt der generischen Betriebseinnahmen-Kategorie), damit der Umsatz korrekt in EÜR Zeile 16 (steuerfreie Betriebseinnahmen) und in der Zusammenfassenden Meldung (Kennzeichen „L“) landet

Mischrechnungen (Ware + Dienstleistung): RechnungsFee bildet die Steuerbehandlung pro Rechnung ab, nicht pro Position. Enthält eine Rechnung an denselben EU-Kunden sowohl Ware als auch Dienstleistungen, zeigt das Formular eine Warnung – bitte in diesem Fall zwei getrennte Rechnungen erstellen (eine mit ig. Lieferung, eine mit Reverse Charge).

15-Tage-Rechnungsfrist

Für beide Fälle (Reverse Charge und ig. Lieferung) schreibt §14a Abs. 1 UStG zusätzlich vor, dass die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats ausgestellt sein muss, der auf den Monat der Leistungserbringung folgt (z. B. Leistung im August → Rechnung spätestens 15. September).

RechnungsFee prüft das automatisch anhand von Leistungsdatum/-zeitraum und Rechnungsdatum: Wird die Frist überschritten, erscheint im Formular ein Hinweis (kein Blocker) – die Einschätzung, ob das im konkreten Fall relevant ist, bleibt bewusst bei dir.

Gelangensbestätigung: Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist ein Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland transportiert wurde (z. B. Bestätigung des Abnehmers, Spediteurbescheinigung, Tracking-Nachweis, §17a UStDV). RechnungsFee fragt diesen Nachweis bewusst nicht als Checkbox im Formular ab: Bei Rechnungsstellung liegt er in der Praxis meist noch gar nicht vor, weil die Lieferung oft erst danach erfolgt – und die Rechnung ist zu dem Zeitpunkt häufig schon GoBD-unveränderlich, sodass eine nachträgliche Korrektur ohnehin nicht möglich wäre. Organisiere und archiviere die Gelangensbestätigung stattdessen außerhalb von RechnungsFee (z. B. als Anhang beim Kundenbeleg) und bewahre sie mit den übrigen Geschäftsunterlagen auf.

Drittland-Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG)

Erbringst du eine Dienstleistung an einen Unternehmer außerhalb der EU (z. B. Schweiz, Großbritannien, USA), verlagert sich der Ort der Leistung nach §3a Abs. 2 UStG ebenfalls zum Kunden – unabhängig davon, ob der Kunde in der EU oder im Drittland sitzt. Der Umsatz ist in Deutschland nicht steuerbar, die Rechnung wird ohne USt gestellt.

Unterschied zum EU-Reverse-Charge-Fall:

Keine Zusammenfassende Meldung – die ZM ist ausschließlich für EU-Umsätze vorgeschrieben (§18a UStG)
Keine USt-IdNr./VIES-Prüfung möglich – Drittländer sind nicht im VIES-System. Stattdessen genügt eine im Kundenstamm hinterlegte Steuer-/Unternehmens-ID (z. B. Schweizer UID CHE-xxx.xxx.xxx MWST, UK-VAT-Nr.) als Nachweis, dass der Kunde Unternehmer ist

Automatische Erkennung: Beim Anlegen einer Ausgangsrechnung schlägt RechnungsFee die Checkbox vor, wenn:

Du kein Kleinunternehmer bist
Der Kunde eine Steuer-/Unternehmens-ID (Ausland) hinterlegt hat
Das Land des Kunden weder Deutschland noch ein EU-Land ist
Die Positionen anhand ihres Artikel-Typs als Dienstleistung erkannt werden

Die Checkbox lässt sich jederzeit manuell an- oder abwählen. Sie schließt sich mit Reverse Charge, ig. Lieferung und Ausfuhrlieferung gegenseitig aus – aktivierst du eine der vier Checkboxen, werden die anderen drei automatisch deaktiviert.

Was passiert bei aktivierter Drittland-Dienstleistung:

Alle Positionen werden mit 0 % USt berechnet (Rechnungsbetrag = Nettobetrag)
Auf dem PDF erscheint der Hinweis „Nicht steuerbar in Deutschland – Leistungsort im Drittland (§3a Abs. 2 UStG)“
Beim Verbuchen der Zahlung wird die Kategorie „Nicht steuerbare Auslandsumsätze (Drittland)“ gebucht (Konto SKR03 8338 / SKR04 4338), damit der Umsatz korrekt in EÜR Zeile 16 landet und aus der UStVA/ZM heraussgehalten wird

Nur Dienstleistungen: Genau wie beim EU-Fall gilt dieser Mechanismus ausschließlich für Dienstleistungen. Für Warenlieferungen ins Drittland gilt stattdessen die Ausfuhrlieferung (§4 Nr. 1a i. V. m. §6 UStG, siehe nächster Abschnitt) mit eigener Erkennung.

Ausfuhrlieferung (§4 Nr. 1a i. V. m. §6 UStG)

Lieferst du Ware an einen Kunden außerhalb der EU (z. B. Handelsware für einen Kunden in der Schweiz), ist diese Lieferung nach §4 Nr. 1a i. V. m. §6 UStG steuerfrei – die Rechnung wird ohne USt gestellt.

Wichtiger Unterschied zur ig. Lieferung (EU) und zur Drittland-Dienstleistung: Der Kunde muss kein Unternehmer sein. Auch Privatkunden im Drittland können steuerfrei beliefert werden – Voraussetzung ist ein Ausfuhrnachweis (Zollanmeldung/Ausgangsvermerk), keine Steuer-/Unternehmens-ID.

Automatische Erkennung: Beim Anlegen einer Ausgangsrechnung schlägt RechnungsFee die Checkbox vor, wenn:

Du kein Kleinunternehmer bist
Das Land des Kunden weder Deutschland noch ein EU-Land ist
Die Positionen anhand ihres Artikel-Typs als Ware erkannt werden

Die Checkbox lässt sich jederzeit manuell an- oder abwählen. Sie schließt sich mit Reverse Charge, ig. Lieferung und Drittland-Dienstleistung gegenseitig aus.

Was passiert bei aktivierter Ausfuhrlieferung:

Alle Positionen werden mit 0 % USt berechnet (Rechnungsbetrag = Nettobetrag)
Auf dem PDF erscheint der Hinweis „Steuerfreie Ausfuhrlieferung (§4 Nr. 1a i. V. m. §6 UStG)“
Beim Verbuchen der Zahlung wird die Kategorie „Steuerfreie Ausfuhrlieferungen (Drittland)“ gebucht (Konto SKR03 8120 / SKR04 4120), damit der Umsatz korrekt in EÜR Zeile 16 landet

Nur Waren: Dieser Mechanismus gilt ausschließlich für Warenlieferungen. Für Dienstleistungen ins Drittland gilt die Drittland-Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG, siehe vorheriger Abschnitt).

Ausfuhrnachweis: RechnungsFee fragt den Ausfuhrnachweis bewusst nicht als Checkbox im Formular ab – aus demselben Grund wie bei der Gelangensbestätigung (liegt bei Rechnungsstellung typischerweise noch nicht vor, Rechnung ist danach oft schon GoBD-unveränderlich). Organisiere und archiviere den Nachweis außerhalb von RechnungsFee.

Bei einem Drittland-Kunden mit hinterlegter Steuer-/Unternehmens-ID können beide Checkboxen (Drittland-Dienstleistung und Ausfuhrlieferung) gleichzeitig zur Auswahl stehen – welche zutrifft, hängt davon ab, ob die Rechnung Ware oder eine Dienstleistung enthält.

Land-Auswahl bei Kunden, Lieferanten und Unternehmen

Das Land-Feld ist bei Kunden, Lieferanten und im eigenen Unternehmensprofil ein Dropdown mit allen EU-Ländern, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich (vorher Freitext). Auf Rechnungen und Lieferscheinen erscheint das Land in der Adresse weiterhin nur, wenn es nicht Deutschland ist – die Vorauswahl „Deutschland“ ändert am gewohnten Rechnungsbild für inländische Kunden nichts.

Wann die Checkboxen überhaupt sichtbar sind

Die Checkboxen für Reverse Charge, ig. Lieferung, Drittland-Dienstleistung und Ausfuhrlieferung werden nur eingeblendet, wenn Kunde und eigenes Unternehmen die jeweiligen Voraussetzungen erfüllen. Bei allen anderen Rechnungen bleiben sie ausgeblendet, damit das Formular für rein inländisches Geschäft aufgeräumt bleibt.

Einmalkunden (ohne Stammdaten)

Nicht jeder Kunde braucht einen eigenen Stammdatensatz. Für Gelegenheitsaufträge reicht ein Name – optional mit vollständiger Adresse für den PDF-Adressblock.

Wie der Einmalkunde-Modus funktioniert

Das Kundenfeld ist eine Autocomplete-Combobox: Beim Eintippen werden passende Kundenstammdaten vorgeschlagen. Wird kein Vorschlag ausgewählt, wechselt das Feld automatisch in den Freitext-Modus.

Zustand	Erkennungsmerkmal	Verhalten
Stammdatensatz gewählt	Badge „✓ Stammdaten“ neben dem Namen	Adresse und Skonto aus Kundenprofil
Einmalkunde (Freitext)	Kein Badge, Adressfelder erscheinen	Kein Kundenstamm – Adresse direkt eingeben

Wechsel: Einen ausgewählten Stammdatensatz kannst du durch erneutes Tippen im Feld wieder in den Freitext-Modus zurücksetzen – die Adressfelder erscheinen sofort darunter.

Adresse eingeben

Sobald du im Freitext-Modus einen Namen eingegeben hast, erscheinen darunter die Adressfelder:

Feld	Hinweis
Straße	Straßenname ohne Hausnummer
Hausnummer	Hausnummer (Pflichtfeld wenn Straße befüllt)
PLZ	Postleitzahl
Ort	Ortsname
Land	Dropdown mit Ländernamen (EU-Staaten, Schweiz, Vereinigtes Königreich, China) – Standard: Deutschland

Alle Adressfelder sind optional. Ohne Adresse erscheint auf dem PDF nur der Name – wie bisher.

Im PDF-Adressblock erscheinen dann:

Max Mustermann
Musterstraße 42
12345 Berlin

(Auslandszeile nur wenn Land ≠ DE)

Neuen Kunden anlegen

Wenn du den Gelegenheitskunden in Zukunft häufiger benötigst, klicke neben dem Kundenfeld auf „+“ → der Name wird ins Neuanlage-Formular übernommen. Nach dem Speichern ist der neue Stammdatensatz direkt im Kundenfeld ausgewählt.

Für alle Dokumenttypen

Einmalkunden funktionieren in Rechnungen, Angeboten, Aufträgen, Proforma-Rechnungen und Lieferscheinen gleich. Wird aus einem Dokument ein Folgedokument erstellt (z. B. Angebot → Rechnung), werden Name und Adresse automatisch übernommen.

Eingangsrechnung erfassen

Rechnungen → Eingang → „+ Neu“ (manuell) oder „Importieren“ (aus PDF/XML)
Lieferant wählen, Betrag und Positionen eingeben
Optional: jeder Position direkt eine Kategorie zuweisen (Spalte „Konto“) – der USt-Satz wird dabei automatisch aus der Kategorie übernommen. Haben mehrere Positionen unterschiedliche Kategorien, schlägt RechnungsFee beim Bezahlen automatisch eine Splitbuchung vor, damit keine Kategorie verloren geht.
Ist der Lieferant nicht im Stamm (Freitext-Modus), erscheint ein optionales Adressfeld inkl. Land-Auswahl – wichtig für die richtige Kategorie bei Auslandslieferanten
Ohne Kategorie an den Positionen: Rechnungsdatum vor dem 01.10.2026 – wird spätestens beim Bezahlen zugewiesen. Ab dem 01.10.2026 bereits bei der Finalisierung Pflicht (Vorsteuerabzug nach Soll-Prinzip, siehe Auswertungen & Export)

Wareneinkäufe aus der EU

Für Warenlieferungen von Lieferanten aus anderen EU-Ländern kommt es auf die USt-IdNr des Verkäufers an:

Kategorie	Wann?	Vorsteuer
Wareneinkauf EU	Verkäufer hat eine gültige USt-IdNr (innergemeinschaftlicher Erwerb, §1a UStG)	100 % abziehbar (Reverse Charge)
Wareneinkauf EU (ohne USt-IdNr)	Verkäufer hat keine USt-IdNr (z. B. EU-Kleinunternehmer-Äquivalent, Privatperson) – Rechnung enthält ausländische USt	nicht abziehbar

Sitzt der Lieferant in der EU und ist noch eine unspezifische Kategorie gewählt, zeigt RechnungsFee einen Hinweis. Ist im Lieferantenstamm keine USt-IdNr hinterlegt, weist der Hinweis direkt auf „Wareneinkauf EU (ohne USt-IdNr)“ hin statt auf die reguläre EU-Kategorie.

Drittland-Einkäufe (Alibaba, Amazon/Ebay, DHL-Zoll)

Für Wareneinkäufe aus Nicht-EU-Ländern (z. B. China) gibt es eigene Kategorien, je nachdem ob die Rechnung bereits USt ausweist:

Kategorie	Wann?	Vorsteuer
Wareneinkauf Drittland (USt bereits in Rechnung)	Marktplatz-Bestellung (Amazon/Ebay), Rechnung zeigt schon 19 % USt (IOSS-Verfahren)	100 % abziehbar
Wareneinkauf Drittland (ohne USt)	Direktimport (z. B. Alibaba), keine USt auf der Rechnung	nicht abziehbar
Zoll / Einfuhrabgaben	Zollanteil einer DHL-Nachforderung	nicht abziehbar
Einfuhrumsatzsteuer (Zoll/DHL)	EUSt-Anteil einer DHL-Nachforderung	100 % abziehbar, meldet automatisch KZ 62 in der UStVA

Zoll/DHL gehört auf eine eigene Rechnung. Der Zoll-Dienstleister (meist DHL) stellt die Einfuhrabgaben immer separat in Rechnung, nie zusammen mit der Warenrechnung des Verkäufers – daher als eigene Eingangsrechnung mit eigenem Lieferanten erfassen, nicht als zusätzliche Position auf der Warenrechnung.

Sitzt der Lieferant außerhalb der EU und ist noch eine der unspezifischen Wareneinkauf-Kategorien gewählt, zeigt RechnungsFee einen Hinweis auf die passendere Drittland-Kategorie. Werden „Zoll / Einfuhrabgaben“ bzw. „Einfuhrumsatzsteuer“ zusammen mit einer anderen Kategorie beim gleichen USt-Satz auf derselben Rechnung verwendet, warnt RechnungsFee zusätzlich – diese Kombination würde beim Bezahlen sonst in einer Buchung zusammengefasst.

Dienstleistungen aus dem Ausland einkaufen (Reverse Charge)

Kaufst du eine Dienstleistung von einem ausländischen Anbieter (z. B. Google Ads, AWS, Beratung, aber auch Software-Abos wie Anthropic/Claude oder OpenAI), verlagert sich die Steuerschuld nach §13b UStG zu dir: Die Rechnung kommt ohne USt, du schuldest sie selbst und ziehst sie gleichzeitig als Vorsteuer ab (Rechnungsbetrag = Nettobetrag, USt wird von RechnungsFee automatisch draufgerechnet).

Kategorie	Wann?	UStVA
EU-Dienstleistungen (§13b Abs. 1)	Anbieter in einem anderen EU-Land ansässig	KZ 46/47, Vorsteuer 67
Drittland-Dienstleistungen (§13b Abs. 2)	Anbieter außerhalb der EU ansässig (z. B. USA)	KZ 84/85, Vorsteuer 67
Bauleistungen / §13b Abs. 2	Bauleistungen, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste, Metalllieferungen – auch von inländischen Anbietern	KZ 84/85, Vorsteuer 67

§13b Abs. 1 gilt gesetzlich nur für Anbieter aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet (EU) – ein Drittland-Anbieter (USA etc.) fällt stattdessen unter Abs. 2, genau wie Bauleistungen. Der Rechenweg (Rechnungsbetrag = Netto, USt wird aufgeschlagen und gleichzeitig als Vorsteuer abgezogen) ist bei allen drei Kategorien identisch, nur die gemeldete Kennziffer unterscheidet sich zwischen EU (46/47) und den beiden Abs.-2-Fällen (84/85). Bei „EU-Dienstleistungen“ und „Drittland-Dienstleistungen“ entscheidet der Sitz des Anbieters, welche der beiden Kategorien richtig ist.

Rechnung importieren (PDF / ZUGFeRD / XRechnung / Scan)

„Importieren“ klicken → Datei wählen (PDF, XML oder Foto)
RechnungsFee erkennt automatisch: Lieferant, Datum, Betrag, Positionen, USt
Erkannte Felder werden vorausgefüllt (amber markiert = niedrige Konfidenz → prüfen)
Originaldatei wird automatisch als Beleganhang gespeichert
„Rechnung erstellen“ zum Speichern

Unterstützte Formate

Format	Erkennung	Hinweis
ZUGFeRD / Factur-X	✅ Vollautomatisch	Strukturierte E-Rechnung im PDF eingebettet
XRechnung (UBL/CII)	✅ Vollautomatisch	XML-Datei direkt importieren
PDF (maschinenlesbar)	✅ Automatisch	Texterkennung aus PDF-Textlayer
PDF (gescannt) / Foto	✅ Mit Tesseract OCR	Kassenbons, Handy-Fotos, eingescannte Rechnungen
POS-Kassenbon	✅ Automatisch	Erkennt Kassenbon-Layout (Beleg-Nr., USt-Tabelle)

OCR für gescannte Belege und Kassenbons

Kassenbons, Handy-Fotos und eingescannte Rechnungen enthalten keinen digitalen Text – RechnungsFee nutzt dafür Tesseract OCR, um den Text zu erkennen.

Tesseract muss einmalig installiert sein (wird beim Erststart geprüft):

Betriebssystem	Installation
🪟 Windows	Automatisch durch den Installer
🐧 Linux (install.sh)	Wird beim Installationsskript angeboten
🐧 Linux (manuell)	`sudo apt install tesseract-ocr tesseract-ocr-deu`
🍎 macOS	`brew install tesseract tesseract-lang`

Fehlt Tesseract, erscheint im Import-Dialog ein Hinweis mit dem passenden Installationsbefehl. Alle anderen Formate (ZUGFeRD, maschinenlesbare PDFs) funktionieren ohne Tesseract.

→ Tipps für bessere Scan-Ergebnisse: Belege scannen & OCR

Offene Verbindlichkeiten

Seitenleiste → Verbindlichkeiten

Zeigt alle unbezahlten Eingangsrechnungen auf einen Blick, sortiert nach Fälligkeitsdatum (früheste zuerst) – mit Lieferant, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Skonto-Frist und Restbetrag.

Zwei Kopfkacheln fassen zusammen: Offene Verbindlichkeiten gesamt und Diese Woche fällig (Anzahl + Summe der Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen liegt – der Zahlungsvorschlag für die nahe Zukunft).

Über die Filterbuttons lässt sich die Liste eingrenzen:

Filter	Zeigt
Alle	Alle offenen Eingangsrechnungen
Überfällig	Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit (rot markiert)
Diese Woche fällig	Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen
Skonto noch möglich	Skonto-Frist ist noch nicht abgelaufen (grün markiert)

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die jeweilige Eingangsrechnung direkt zum Buchen der Zahlung.

Zahlung buchen

Rechnung öffnen → „Zahlung buchen“
Betrag, Datum, Zahlungsart (Bar / Karte / PayPal / Überweisung) wählen
Bei Eingangsrechnungen: Kategorie auswählen (oder Splitbuchung auf mehrere Kategorien)
„Bestätigen“

Die Rechnung wechselt den Status: offen → teilweise → bezahlt

Teilzahlungen

Mehrere Zahlungen auf eine Rechnung möglich. Der Restbetrag wird automatisch berechnet.

Zahlung korrigieren (Datum / Betrag)

Passiert bei der Zahlungsbuchung ein Tippfehler oder Zahlendreher (falsches Datum oder falscher Betrag), lässt sich das direkt korrigieren:

Rechnung öffnen → im Abschnitt „Verknüpfte Journalbuchungen“ bei der betreffenden Zahlung auf das Stift-Symbol klicken
Datum und/oder Betrag anpassen → „Speichern“

Anders als bei normalen Journalbuchungen (5-Minuten-Fenster) gibt es hier kein Korrekturfenster – Rechnungs-Zahlungen sind von der ersten Sekunde an unveränderlich (GoBD). Jede Korrektur läuft daher immer über eine automatische Storno- und Neubuchung im Journal, unabhängig davon wie kurz die Buchung zurückliegt. Beide Buchungen bleiben sichtbar – das ist gewollt und GoBD-konform (Nachvollziehbarkeit).

Einschränkungen:

Bereits stornierte oder korrigierte Zahlungen lassen sich kein zweites Mal korrigieren (dafür jeweils eine neue Zahlung buchen)
Der neue Betrag darf den Restbetrag der Rechnung nicht übersteigen
Zahlungen auf stornierten Rechnungen können nicht mehr korrigiert werden
Bei Split-Zahlungen muss jede Position einzeln korrigiert werden
§25a-Differenzbesteuerungs-Zahlungen können hier nicht korrigiert werden – bitte stornieren und neu buchen

Das Rechnungsdokument selbst (Positionen, Beträge, Rechnungsnummer) bleibt davon unberührt und unveränderlich – korrigiert wird ausschließlich die Zahlungsbuchung im Journal.

Anzeige von Korrektur-Ketten

Original-Buchung, Storno und ggf. neue korrigierte Buchung gehören zu einer Buchungsgruppe (→ Journal & Buchungen). Im Abschnitt „Verknüpfte Journalbuchungen“ wird eine solche Kette standardmäßig eingeklappt als eine Zeile mit dem aktuellen Stand angezeigt – mit einem Badge wie „korrigiert (3)“ oder „storniert (2)”. Per Klick auf den Pfeil lässt sich die Kette aufklappen und alle Einzelbuchungen ansehen. Einzelbuchungen ohne Korrektur werden unverändert wie bisher angezeigt.

Skonto

Wenn auf der Rechnung Skonto hinterlegt ist und das Zahlungsdatum innerhalb der Skonto-Frist liegt, erscheint im Zahlungs-Dialog eine grüne Hinweis-Box:

„2% Skonto verfügbar (bis 03.06.2026) – Netto: 98,00 € statt 100,00 €“

Buttons:

„Skonto anwenden“ → Betrag wird auf den reduzierten Wert gesetzt, Skonto als eigener Journaleintrag gebucht
„Ohne Skonto“ → Vollbetrag bleibt

Auf der Rechnung erscheint eine Skonto-Zeile: 2% Skonto bei Zahlung bis 03.06.2026: 98,00 €

Giro-Code mit Skonto: zwei QR-Codes nebeneinander – links Skonto-Betrag, rechts Vollbetrag.

Automatische Erkennung beim Bank-Import: Überweist der Kunde selbstständig genau den Skonto-Betrag (Rechnungsbetrag abzüglich des hinterlegten Skontos) innerhalb der Skonto-Frist, erkennt RechnungsFee das beim Bank-CSV-Import automatisch und bucht die Rechnung direkt als vollständig bezahlt – inklusive korrektem Skonto-Journaleintrag. Ein manueller Eingriff ist dafür nicht nötig. Zahlt der Kunde einen davon abweichenden (z. B. gerundeten) Betrag, bleibt es bei einer Teilzahlung – die Differenz lässt sich über Forderungsausfall ausbuchen. Siehe Bank-Import → Zahlungsabgleich.

Rabatt

RechnungsFee unterstützt Rabatte auf zwei Ebenen: pro Position und auf die gesamte Rechnung. Identisch verfügbar auch bei Angeboten, Aufträgen und Proforma-Rechnungen.

Positionsrabatt

In der Positionstabelle gibt es für jede Zeile ein Rabatt %-Feld (rechts neben dem Einzelpreis):

Spalte	Bedeutung
Einzelpreis	Normalpreis pro Stück (wie eingegeben)
Rabatt %	Prozentualer Abschlag auf den Einzelpreis dieser Position
USt %	Steuersatz – wird auf den rabattierten Preis angewendet

Der Rabatt wird erst auf die berechnete Summe sichtbar – so bleibt der ursprüngliche Preis nachvollziehbar:

Webdesign-Paket   1 Stück   800,00 €   →  800,00 €  (Gesamtpreis)
  10 % Rabatt                           −  80,00 €
                                        ─────────
                                           720,00 €  (in Summe)

Tipp: Das Feld leer lassen entspricht 0 % (kein Rabatt). Es reicht, nur die Positionen mit einem Rabatt auszufüllen.

Rechnungsrabatt

Mit dem Feld „Rechnungsrabatt“ (über dem Skonto-Feld) lässt sich ein pauschaler Abschlag auf die gesamte Rechnungssumme vergeben, z. B. für Mengen- oder Treuerabatte.

Über den Toggle rechts neben dem Label wählst du den Eingabemodus:

Modus	Eingabe	Beispiel
%	Prozentualer Abschlag	`5` → 5 % vom Gesamtbetrag
€	Fixer Bruttobetrag	`50` → 50,00 € Abzug vom Gesamtbetrag

Hinweis: Der Festbetrag (€) ist immer ein Bruttobetrag – unabhängig davon, ob die Rechnung als Netto- (B2B/ZUGFeRD) oder Bruttorechnung (Privatkunden) ausgestellt wird. Der Gesamtbetrag sinkt um exakt den eingegebenen Wert.

Beispiel mit Prozent:

Position 1   500,00 €
Position 2   300,00 €
─────────────────────
Zwischensumme   800,00 €
5 % Rabatt     − 40,00 €
─────────────────────
Gesamtbetrag    760,00 €

Beispiel mit Festbetrag:

Position 1   500,00 €
Position 2   300,00 €
─────────────────────
Zwischensumme   800,00 €
Abzug          − 50,00 €
─────────────────────
Gesamtbetrag    750,00 €

Der Rechnungsrabatt wird nach dem Positionsrabatt angewendet – beide können kombiniert werden.

Darstellung auf dem PDF

Art.-Nr.-Spalte: Wenn mindestens eine Position einen Artikelcode hat, erscheint ganz links in der Positionstabelle eine eigene Spalte „Art.-Nr.“. Positionen ohne Artikelcode zeigen dort eine leere Zelle. Die Beschreibungsspalte verkleinert sich entsprechend.

Art.-Nr.   Beschreibung          Menge  Einzelpreis  USt   Netto
ART-0042   Webdesign-Paket         1     800,00 €   19 %  800,00 €
           Logo-Design             1     200,00 €   19 %  200,00 €

Positionsrabatt: Für jede rabattierte Position erscheint eine kleine Unterzeile:

Art.-Nr.   Beschreibung          Menge  Einzelpreis  USt   Netto
ART-0042   Webdesign-Paket         1    800,00 €    19 %  800,00 €
           10 % Rabatt                                    −80,00 €

Im Summenblock wird bei einem Rechnungsrabatt zusätzlich eine Zwischensumme ausgewiesen. Bei Prozentrabatt erscheint „Rabatt X %“, bei Festbetrag „Abzug”:

Zwischensumme    800,00 €
Abzug           − 50,00 €
Gesamtbetrag    750,00 €

Buchhaltung

Rabatte reduzieren den Nettobetrag und damit die USt-Bemessungsgrundlage – die USt wird immer auf den Preis nach Rabatt berechnet.
In der EÜR fließt der tatsächlich vereinnahmte Betrag ein (nach Skonto und Rabatt).

Einleitungs- und Schlusstext

Rechnungen, Angebote, Aufträge, Proforma-Rechnungen und Lieferscheine können einen Einleitungstext (vor der Positionstabelle) und einen Schlusstext (nach Summenblock/Zahlungshinweis, vor den Notizen) enthalten. Typische Verwendung Einleitung: Anrede, Bezug auf ein Angebot. Typische Verwendung Schluss: Verabschiedung, Hinweis auf Anhänge, Dank.

Eigener Standardtext je Dokumenttyp

Einstellungen → Unternehmen → Tab „Funktionen“

Direkt unter dem Skonto-Block liegen „Einleitungstext für Rechnung“ und „Schlusstext für Rechnung“ – das ist der Basistyp, immer sichtbar. Sobald eine der Optionen Lieferscheine, Angebote, Aufträge oder Proforma aktiviert ist, erscheint darunter ein eigenes Textfeld-Paar für genau diesen Dokumenttyp.

Kein Durchreichen zwischen Typen. Ein leeres Angebots-Feld übernimmt nicht den Rechnungstext – jeder Dokumenttyp hat seinen eigenen, unabhängigen Standard. Bleibt er leer, erscheint auf diesem Dokumenttyp einfach kein Standardtext (außer dem eingebauten Vorlage-1-Satz, siehe unten).

Pro Dokument überschreiben

Im jeweiligen Formular (Rechnung, Angebot, Auftrag, Proforma) gibt es die Felder „Einleitungstext“ und „Schlusstext“. Ein dort eingetragener Text ersetzt den Standard für genau dieses eine Dokument.

Leer lassen = Standard des Dokumenttyps gilt. Ein leeres Feld überschreibt den Standard nicht – der hinterlegte Standardtext bleibt aktiv.

Markdown-Formatierung

Beide Textfelder unterstützen einfache Textformatierung:

Syntax	Ergebnis
`Lieber Kunde`	Fettschrift
`vielen Dank`	Kursivschrift
Zeilenumbruch mit Enter	Neuer Absatz im PDF

Beispiel Einleitungstext:

**Liebe Frau Muster,**

vielen Dank für Ihr Vertrauen. Bezug nehmend auf unser Angebot vom 01.06.2026
stellen wir Ihnen folgende Leistungen in Rechnung:

Vorlage 1 (Grün)

In der grünen Vorlage (Vorlage 1) ersetzt der Einleitungstext den eingebauten Standardsatz „Vielen Dank für Dein Vertrauen…“ – dieser eingebaute Satz erscheint nur noch auf Rechnungen, nicht mehr auf Angeboten, Aufträgen oder Proforma-Rechnungen ohne eigenen Text. Die persönliche Anrede (z. B. „Hallo Max,“) bleibt bei allen Dokumenttypen immer erhalten. Der Schlusstext hat in Vorlage 1 keinen eigenen eingebauten Satz.

PDF erstellen & versenden

In der Rechnungsdetailansicht unterscheidet RechnungsFee zwischen Entwurf und finalisierten Rechnungen:

Entwurf

Aktion	Beschreibung
Vorschau	Generiert ein PDF zur Ansicht – kein Original wird gespeichert, kein `ausgegeben`-Flag gesetzt

Finalisierte Rechnung

Aktion	Beschreibung
👁 Ansehen	Öffnet das aktuelle PDF in einem separaten Fenster – ohne Druckdialog, ohne Statusänderung. Setzt weder `ausgegeben` noch speichert es ein Original. Nützlich um schnell nachzuschauen wie das Dokument aussieht.
Drucken	Öffnet das PDF zum Drucken. Beim ersten Klick wird das Original-PDF gespeichert und der Button wechselt auf „Kopie drucken“
Kopie drucken	Lädt das gespeicherte Original und legt ein rotes KOPIE-Wasserzeichen diagonal darüber – Inhalt identisch zum Original
✉️ Mail senden (SMTP aktiv)	Öffnet den Compose-Dialog mit vorausgefülltem Empfänger, Betreff, Text und PDF-Anhang. Beim ersten Versand wird das Original gespeichert; danach wird die Kopie gesendet (Buttontext: „Kopie senden“)
✉️ Mail senden (ohne SMTP)	Lädt das PDF automatisch herunter (zählt wie „Drucken“ als erste Ausgabe → Original wird gespeichert) und öffnet danach das OS-Mailprogramm (mailto:) mit vorausgefülltem Empfänger/Betreff/Text – die heruntergeladene PDF-Datei musst du selbst manuell anhängen. Details: Dokumente per E-Mail senden
ZUGFeRD	Strukturierte E-Rechnung (nur bei aktiviertem ZUGFeRD-Kunden)

Warum Original speichern? Der Inhalt einer Rechnung kann sich nach der Finalisierung nicht mehr ändern – aber Stammdaten wie Firmenname oder Bankverbindung können es. Das gespeicherte Original friert den Zustand beim ersten Ausdruck ein, sodass alle Kopien immer identisch zum tatsächlich versendeten Dokument sind.

Versand-Nachweis

Nach dem ersten Drucken oder Mailen zeigt das Detail-Panel unter „Original versandt“ Datum und Uhrzeit des Versands – z. B. 16.06.2026 10:30. Das ist praktisch als schneller Nachweis wenn ein Kunde behauptet, das Dokument nicht erhalten zu haben, ohne dafür im Mailprogramm suchen zu müssen.

Hinweis: Ob die Mail tatsächlich im „Gesendet“-Ordner des Mailprogramms landet, hängt vom Anbieter ab. Gmail und Outlook speichern gesendete Mails automatisch; bei anderen Anbietern oder eigenen Servern ist das nicht garantiert. Der Zeitstempel in RechnungsFee ist der zuverlässige Nachweis.

ZUGFeRD-Anhänge (rechnungsbegleitende Dokumente)

Optionales Feature, aktivierbar unter Einstellungen → Unternehmen → Funktionen („ZUGFeRD-Anhänge aktivieren“). Damit lassen sich rechnungsbegleitende Dokumente – z. B. ein Stundennachweis oder ein Vertrag – direkt an eine Ausgangsrechnung anhängen. Beim ZUGFeRD-Export werden sie automatisch mit in die PDF/A-3 eingebettet (als AdditionalReferencedDocument), statt separat verschickt werden zu müssen.

Anhänge lassen sich nur bei Entwürfen hinzufügen oder entfernen – nach dem Finalisieren bleibt die Rechnung wie jedes andere versendete Dokument unveränderlich.
Erlaubte Dateitypen: PDF, JPEG, PNG, TIFF (dieselben wie beim Eingangsrechnungs-Beleg).
Ohne ZUGFeRD-Kunden (siehe Stammdaten) hat das Feature keine sichtbare Wirkung, da nur ZUGFeRD-Rechnungen ein eingebettetes XML besitzen, in das sich Anhänge einbetten lassen.

→ SMTP einrichten und Vorlagen konfigurieren: Dokumente per E-Mail senden

Storno

Rechnung öffnen → „Stornieren“
Begründung auswählen:

Schnellauswahl	Beschreibung
Doppelt ausgestellt	Rechnung wurde versehentlich zweimal erstellt
Falsche Adresse	Empfänger oder Rechnungsadresse war falsch
Kundenwiderspruch	Kunde hat die Rechnung reklamiert oder storniert
Sonstiges…	Freitexteingabe

„Stornieren“ – der Button ist erst aktiv wenn eine Begründung gewählt wurde.

Was passiert im Hintergrund:

Die Rechnung wird als Storniert markiert und ist nicht mehr bearbeitbar
Hat die Rechnung bereits gebuchte Zahlungen, werden automatisch GoBD-konforme Gegenbuchungen im Journal erstellt
Eine eigene Stornorechnung-Nummer wird aus dem Nummernkreis STORNO-JJNNNN vergeben (z. B. STORNO-260001)
Im Detail-Panel erscheinen Storniert am, Stornorechnung-Nr. und die Stornobegründung; „Fällig bis“ wird ausgeblendet

Hinweis: Ein Storno ist irreversibel. Die ursprüngliche Rechnung bleibt im System erhalten (GoBD-Anforderung).

Stornorechnung-PDF

Nach dem Storno stehen im Detail-Panel drei Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung
👁 Ansehen	Zeigt die Original-Rechnung (vor dem Storno) – zur Dokumentation und als Vergleich
🖨️ Stornorechnung drucken	Generiert die Stornorechnung als druckfertiges PDF
✉️ Stornorechnung senden	Sendet die Stornorechnung per E-Mail an den Kunden

Das Stornorechnung-PDF enthält:

Titel „Stornorechnung STORNO-260001“ – eigene Stornorechnung-Nummer
Kopfzeile mit Stornodatum und (gedimmt) Originaldatum
Bezugszeile: „Stornierung zu Rechnung RE-260042 vom …“ mit Originalrechnung-Nr.
Stornobegründung
Alle Positionen mit negativen Mengen und negativen Beträgen
Kein Zahlungsblock, keine Unterschrift (da die Stornorechnung keine Zahlungsaufforderung ist)

Nummernkreis anpassen

Das Format der Stornorechnung-Nummern lässt sich unter Einstellungen → Nummernkreise → Stornorechnungen anpassen. Standardformat: STORNO-JJNNNN → STORNO-260001.

→ Formatoptionen für alle Nummernkreise: Stammdaten → Nummernkreise

Ersatzrechnung erstellen

Bei einer stornierten Ausgangsrechnung erscheint im Detail-Panel der Button „→ Ersatzrechnung erstellen“.

Legt eine neue Rechnung als Entwurf an – Kunde, Positionen (inkl. Rabatt, Skonto, §25a-Angaben, Einleitungstext) werden 1:1 übernommen
Eigene, frische Rechnungsnummer aus dem normalen Nummernkreis – Zahlungsstatus und Journal-Bezug werden nicht übernommen, die Ersatzrechnung ist eigenständig unbezahlt
Original und Ersatzrechnung werden beidseitig verknüpft: die stornierte Rechnung zeigt einen Link zur Ersatzrechnung, die Ersatzrechnung zeigt „Ersatz für RE-xxx“ zurück zur stornierten Rechnung
Der Entwurf lässt sich vor dem Finalisieren noch anpassen (z. B. falls sich Positionen geändert haben)

Kette im Blick behalten: In der Rechnungsliste erscheint bei allen Rechnungen einer Ersatzrechnungs-Kette das Badge „🔗 Kette anzeigen“ – ein Klick filtert die Liste auf genau die zusammengehörigen Dokumente (Original, ggf. mehrere aufeinanderfolgende Ersatzrechnungen), unabhängig vom Zahlungsstatus. Das funktioniert auch, wenn die Original-Rechnung nie bezahlt wurde.

Wurde bereits eine Zahlung gebucht (auf Original und/oder Ersatzrechnung), erscheinen die zugehörigen Journalbuchungen zusätzlich dokumentübergreifend in der Buchungsgruppen-Anzeige – Original-Zahlung, Storno-Gegenbuchung und Ersatzrechnungs-Zahlung werden dort gemeinsam als eine Kette dargestellt.

Gutschriften

Eine Gutschrift korrigiert oder erstattet eine bereits ausgestellte Rechnung – vollständig oder teilweise. Das funktioniert in beide Richtungen:

Kundengutschrift – zu einer Ausgangsrechnung, z. B. bei einer Reklamation oder Rechnungskorrektur
Lieferantengutschrift – zu einer Eingangsrechnung, z. B. bei einer Erstattung durch einen Lieferanten (etwa eine Amazon-Rückerstattung)

Beide funktionieren technisch identisch und teilen sich denselben Nummernkreis (GS-YY####) – im Folgenden ist der Einfachheit halber von „Rechnung“ die Rede, gemeint ist aber immer die jeweilige Ausgangs- oder Eingangsrechnung.

Gutschrift erstellen

Finalisierte Rechnung öffnen
„↩ Gutschrift“ klicken
RechnungsFee legt automatisch an:
- Eigene Gutschrift-Nummer (GS-YY####)
- Alle Positionen der Originalrechnung mit negativen Mengen (spiegelt die Rechnung)
- Status: Entwurf – noch bearbeitbar
Im Entwurf kannst du Positionen anpassen (z. B. nur einzelne Positionen gutschreiben)
„Finalisieren“ → Gutschrift ist unveränderlich und kann erstattet werden

Betragslimit: Die Summe aller Gutschriften zu einer Rechnung darf den Original-Bruttobetrag nicht überschreiten. RechnungsFee prüft das beim Speichern und Finalisieren.

Rückerstattung buchen

Nach dem Finalisieren:

Gutschrift öffnen → „Rückerstattung buchen“
Betrag, Datum, Zahlungsart wählen
Bei einer Lieferantengutschrift zusätzlich die Kategorie bestätigen (wird aus den Original-Positionen vorausgefüllt, sofern dort bereits gesetzt)
„Bestätigen“

Die Gutschrift wechselt auf bezahlt. Erst jetzt gilt sie als vollständig abgeschlossen.

Buchung im Journal:

Kundengutschrift: erscheint als Einnahme mit negativem Betrag (= Erlösminderung in der EÜR)
Lieferantengutschrift: erscheint als Ausgabe mit negativem Betrag (= Aufwands-/Vorsteuerminderung in der EÜR bzw. UStVA)

Eine Bar-Rückerstattung wirkt sich entsprechend auf den Kassenstand aus: Bei einer Kundengutschrift mindert sie ihn (Geld fließt an den Kunden zurück), bei einer Lieferantengutschrift erhöht sie ihn (Geld fließt vom Lieferanten zurück).

Bank-Import: Eine per Überweisung eingehende oder ausgehende Erstattung wird beim automatischen Zahlungsabgleich ebenfalls erkannt – siehe dort.

Mit Rechnung verrechnen

Statt eine tatsächliche Rückerstattung zu buchen, lässt sich eine finalisierte Gutschrift auch direkt mit einer anderen offenen Rechnung desselben Kunden bzw. Lieferanten gegenrechnen – ohne dass Geld fließt. Beispiel: Rechnung über 500 €, Gutschrift über 200 € → nach der Verrechnung bleiben 300 € offen.

Gutschrift öffnen – im Detailbereich erscheint automatisch eine Liste offener Rechnungen desselben Partners (sofern vorhanden)
Gewünschte Rechnung auswählen → „Mit dieser Rechnung verrechnen“

RechnungsFee verrechnet dabei automatisch den kleineren der beiden offenen Beträge. Reicht die Gutschrift nicht für die volle Rechnung, bleibt die Rechnung teilweise bezahlt; ist die Gutschrift größer als der Restbetrag der Rechnung, bleibt der Rest der Gutschrift weiterhin offen und lässt sich gegen eine weitere Rechnung verrechnen.

Es werden zwei Journal-Einträge gebucht (Zahlungsart „Verrechnung“): einer mindert den Erlös bzw. Aufwand der Gutschrift, der andere verbucht die Rechnung als bezahlt – beide ohne Auswirkung auf den Kassenstand.

Diese Option steht nur für die reguläre Verrechnung mit einer normalen Rechnung zur Verfügung (nicht mit einer weiteren Gutschrift, einem Angebot, Auftrag oder Lieferschein) und nur zwischen Dokumenten derselben Richtung (Kundengutschrift ↔ Ausgangsrechnung, Lieferantengutschrift ↔ Eingangsrechnung).

PDF der Gutschrift

Das PDF-Deckblatt zeigt „Gutschrift“ statt „Rechnung“ und enthält einen Hinweis auf die Originalrechnung:

„Gutschrift zu Rechnung RE-260042“

Vor der Rückerstattung lässt sich die Gutschrift bereits drucken oder per Mail versenden – das Original wird dabei noch nicht archiviert und kein ausgegeben-Flag gesetzt. Erst beim ersten Druck oder Mailversand nach der Buchung der Rückerstattung wird das Original gespeichert (danach erscheinen Kopien mit KOPIE-Wasserzeichen).

Teilgutschrift

Statt alle Positionen zu übernehmen, kannst du im Entwurf einzelne Positionen löschen oder Mengen anpassen. Beispiel: Rechnung über 3 Positionen → Gutschrift nur für Position 2.

Das Betragslimit gilt auch für Teilgutschriften: mehrere Teilgutschriften zur selben Rechnung dürfen in Summe den Originalbrutto nicht überschreiten.

Gutschrift stornieren

Wenn eine Gutschrift fehlerhaft ist, kann sie (solange finalisiert und noch nicht erstattet) storniert werden:

Gutschrift öffnen → „Stornieren“
Begründung angeben
War die Gutschrift bereits erstattet, werden GoBD-konforme Gegenbuchungen im Journal angelegt (die Erlös- bzw. Aufwandsminderung wird rückgängig gemacht)

Nach dem Storno kann eine neue Gutschrift zur gleichen Rechnung erstellt werden.

Lieferscheine

Lieferscheine dokumentieren die Übergabe von Waren oder die Erbringung einer Leistung – ohne Preisausweis. Sie werden anschließend mit einer Rechnung verknüpft.

Voraussetzung: Lieferscheine müssen unter Einstellungen → Unternehmen → „Lieferscheine aktivieren“ eingeschaltet werden. Danach erscheint „Lieferscheine“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Lieferschein erstellen

Lieferscheine → „+ Neuer Lieferschein“
Felder ausfüllen:

Feld	Hinweis
Lieferscheinnummer	Wird automatisch vergeben (`LS-YY####`)
Datum	Lieferdatum
Kunde	Aus Kundenliste wählen
Lieferadresse	Aus den beim Kunden hinterlegten Lieferadressen wählen
Positionen	Beschreibung, Menge, Einheit – kein Preis
Notizen	Optional

„Entwurf speichern“ oder „Lieferschein erstellen“

Das PDF enthält Positionen mit Menge und Einheit, die gewählte Lieferadresse sowie Felder für Empfangsbestätigung (Datum/Ort + Unterschrift Warenempfänger). Preise und Summen werden nicht ausgedruckt.

Status

Status	Bedeutung
Nicht abgerechnet	Noch keine Rechnung erstellt
Rechnungsentwurf	Rechnung angelegt, noch Entwurf
Abgerechnet	Verknüpfte Rechnung ist finalisiert

Rechnung aus einem Lieferschein erstellen

Lieferschein im Detail-Panel öffnen
„→ Rechnung erstellen“ klicken
RechnungsFee legt eine Ausgangsrechnung (Entwurf) mit allen Positionen des Lieferscheins an – Preise müssen im Entwurf noch ergänzt werden
Der Lieferschein wechselt auf Status „Rechnungsentwurf“

Im Detail des Lieferscheins erscheint danach ein Button mit der Rechnungsnummer (z. B. → RE-260042). Klick öffnet die verknüpfte Rechnung direkt.

Lieferschein aus einer Rechnung erstellen (Vorkasse-Workflow)

Beim Vorkasse-Workflow wird die Rechnung zuerst ausgestellt – der Lieferschein folgt erst nach Zahlungseingang:

Ausgangsrechnung erstellen und an den Kunden senden
Zahlung buchen
Ware liefern → Rechnung im Detail-Panel öffnen
„→ Lieferschein erstellen“ klicken

RechnungsFee legt automatisch einen Lieferschein an:

Alle Positionen werden übernommen (Menge, Einheit, Beschreibung)
Preise erscheinen nicht auf dem Lieferschein-PDF
Der Lieferschein ist direkt finalisiert (kein Entwurf)

Im Rechnungs-Detail erscheint danach ein Button mit der Lieferscheinnummer (z. B. → LS-260012). Klick öffnet die Lieferscheinübersicht mit dem zugehörigen Lieferschein.

Hinweis: Zu einer Rechnung kann nur ein Lieferschein auf diesem Weg erstellt werden. Der Button ist ausgegraut, sobald bereits ein Lieferschein existiert.

Sammelrechnung aus mehreren Lieferscheinen

Mehrere Lieferscheine desselben Kunden lassen sich zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen:

Lieferscheine in der Sidebar öffnen
Gewünschte Lieferscheine per Checkbox markieren (nur nicht-abgerechnete sind wählbar)
„Sammelrechnung erstellen →“ klicken
Leistungszeitraum prüfen – wird aus frühestem und spätestem Lieferschein-Datum vorbelegt
Rechnungsdatum bestätigen → „Sammelrechnung erstellen“

Alle markierten Lieferscheine müssen zum gleichen Kunden gehören. Bereits abgerechnete Lieferscheine sind nicht wählbar.

Beleganhang

An Eingangsrechnungen kann ein Beleg (PDF, JPG, PNG) angehängt werden:

Drag & Drop auf die Rechnung oder „Beleg hochladen“
„Beleg öffnen“ → Inline-Viewer
SHA256-Hash wird gespeichert (GoBD-Anforderung)

PDF/A-Archivierung

Sobald du einen Beleg anhängst, erstellt RechnungsFee automatisch eine PDF/A-3-Version – ein genormtes Langzeitarchiv-Format, das garantiert, dass die Datei auch in 10 Jahren noch geöffnet werden kann.

Wenn die Archivdatei bereit ist, erscheint unter dem Dateinamen der Link „✓ PDF/A-3 (GoBD-Archiv)“. Ein Klick öffnet diese Version.

Dateityp	PDF/A wann verfügbar
ZUGFeRD / XRechnung	sofort (sind bereits PDF/A-3)
Normales PDF, Scan, Foto	kurz nach dem Upload, im Hintergrund

Die Originalversion bleibt immer erhalten und ist weiterhin über den Dateinamen erreichbar.

Tastaturkürzel

Kürzel	Aktion
Strg + F	Suchfeld auf der aktuellen Seite fokussieren (Rechnungen, Angebote, Kunden usw.)
Strg + Shift + E	Direkt zu Eingangsrechnungen springen

Die Kürzel funktionieren innerhalb der App – auch wenn gerade eine andere Seite geöffnet ist.