Angebote

Angebote sind unverbindliche Preisangebote an Kunden. Aus einem bestätigten Angebot lässt sich direkt eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellen.

Voraussetzung: Angebote müssen unter Einstellungen → Unternehmen → „Angebote aktivieren“ eingeschaltet werden. Danach erscheint „Angebote“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Angebot erstellen

1. Angebote → „+ Neues Angebot“
2. Felder ausfüllen:

3. „Entwurf speichern“ oder „Angebot erstellen“

Entwurf

Ein Entwurf ist ein noch nicht finalisiertes Angebot – ohne Angebotsnummer, ohne Außenwirkung.

Wann Entwurf verwenden?

• Angebot vorbereiten, aber noch nicht versenden
• Intern abstimmen bevor die Nummer vergeben wird
• Schnell etwas festhalten, später fertigstellen

Entwurf in der Liste

Entwürfe erscheinen in der Angebots-Liste mit einem gelben „Entwurf“-Badge anstelle des Status-Badges. Alle normalen Filter und die Suche funktionieren auch für Entwürfe.

Entwurf bearbeiten und finalisieren

1. Entwurf in der Liste anklicken
2. Im amber-Banner oben im Detail-Panel: „Finalisieren“ klicken
3. RechnungsFee vergibt jetzt die nächste Angebotsnummer (ANG-YY####)
4. Alle Aktionen (Drucken, PDF, E-Mail, Rechnung erstellen, Lieferschein erstellen) werden freigeschaltet

Solange ein Angebot im Entwurf-Zustand ist, können keine Aktionen ausgeführt werden – Buttons sind ausgegraut.

Status

Jedes Angebot hat einen Status der den Verlauf abbildet:

Status setzen: Angebot im Detail-Panel öffnen → Status-Buttons in der Aktionsleiste klicken.

Wichtig: Rechnung und Lieferschein können nur bei Status „Akzeptiert“ erstellt werden.

PDF erstellen & versenden

In der Angebots-Detailansicht:

Das Angebots-PDF hat das gleiche Layout wie eine Ausgangsrechnung, zeigt jedoch „Angebot“ als Dokumententyp und das Gültigkeitsdatum.

Rechnung aus Angebot erstellen

Sobald der Kunde das Angebot bestätigt hat:

1. Angebot öffnen → Status auf „Akzeptiert“ setzen
2. „→ Rechnung“ klicken
3. RechnungsFee legt eine Ausgangsrechnung (Entwurf) mit allen Positionen des Angebots an
4. Die Rechnung öffnet sich direkt zur Bearbeitung

Nach der Erstellung zeigt der Button die Rechnungsnummer als Link (z. B. → RE-260042). Ein Klick öffnet die verknüpfte Rechnung.

Lieferschein aus Angebot erstellen

Wenn die Ware erst geliefert werden soll bevor eine Rechnung gestellt wird:

1. Angebot öffnen → Status auf „Akzeptiert“ setzen
2. „→ Lieferschein“ klicken
3. RechnungsFee legt einen Lieferschein mit allen Positionen an (ohne Preise)

Nach der Erstellung zeigt der Button die Lieferscheinnummer als Link (z. B. → LS-260007). Ein Klick öffnet den Lieferschein.

Der „→ Rechnung“-Button ist ausgegraut solange ein Lieferschein zu diesem Angebot existiert. Die Rechnung wird dann aus dem Lieferschein heraus erstellt (→ Lieferscheine).

Voraussetzung: Lieferscheine müssen unter Einstellungen → Unternehmen aktiviert sein.

Auftrag aus Angebot erstellen

Wenn eine formale Auftragsbestätigung gewünscht ist bevor Dokumente erstellt werden:

1. Angebot öffnen → Status auf „Akzeptiert“ setzen
2. „→ Auftrag“ klicken
3. RechnungsFee legt einen Auftrag mit allen Positionen des Angebots an
4. Die Aufträge-Übersicht öffnet sich gefiltert auf das neue Dokument

Nach der Erstellung zeigt das Angebot die Auftragsnummer als Link (z. B. → AU-260001).

Aus dem Auftrag heraus können dann Rechnung, Lieferschein oder Proforma erstellt werden.

→ Vollständige Beschreibung: Aufträge

Voraussetzung: Aufträge müssen unter Einstellungen → Unternehmen aktiviert sein.

Proforma aus Angebot erstellen

Wenn der Kunde vor Lieferung bezahlen soll (Vorkasse):

1. Angebot öffnen → Status auf „Akzeptiert“ setzen
2. „→ Proforma“ klicken
3. RechnungsFee legt eine Proforma-Rechnung mit allen Positionen an und setzt das Zahlungsziel automatisch aus den Unternehmenseinstellungen
4. Die Proforma-Übersicht öffnet sich gefiltert auf dieses Dokument

Nach der Erstellung sind „→ Rechnung“ und „→ Lieferschein“ am Angebot gesperrt – die Abrechnung läuft ausschließlich über die Proforma.

Nach Zahlungseingang: in der Proforma „✓ Zahlung eingegangen“ klicken → Rechnung wird automatisch als bezahlt erstellt.

→ Vollständige Beschreibung: Proforma-Rechnungen

Voraussetzung: Proforma-Rechnungen müssen unter Einstellungen → Unternehmen aktiviert sein.

Einschränkungen bei vorhandenem Folgedokument

Sobald aus einem Angebot ein Folgedokument erstellt wurde (Auftrag, Rechnung, Lieferschein oder Proforma), greift eine Sperre:

• Bearbeiten ist deaktiviert – das Angebot kann nicht mehr verändert werden
• Alle „→ …“-Erstellen-Buttons sind deaktiviert – nur der Link zum vorhandenen Dokument ist aktiv

Tooltip bei gesperrten Buttons: „Bereits ein Folgedokument vorhanden“

Um das Angebot noch zu ändern, muss das verknüpfte Folgedokument zuerst gelöscht werden – sofern noch kein weiteres Dokument daran hängt.

Herkunftsbezug in der Liste

Hat ein Folgedokument dieses Angebot als Quelle, wird das in der jeweiligen Listen-Zeile sichtbar – nicht im Angebot selbst. Beispiel in der Rechnungsliste: RE-260042 aus ANG-260001.

Dokumentenpakete

Dokumentenpakete bündeln wiederkehrende Anhänge (z. B. AGB, Datenschutzerklärung, Leistungsverzeichnis) die Angeboten beigelegt werden.

Dokumentenpaket anlegen

1. Stammdaten → Dokumentenpakete → „+ Neues Paket“
2. Name vergeben (z. B. „Standard-AGB 2026“)
3. Dateien hochladen (PDF oder Bild):
   • Drag & Drop oder „Datei hinzufügen“
   • Jede Datei bekommt eine Bezeichnung (z. B. „Allgemeine Geschäftsbedingungen“)
   • Reihenfolge per Drag & Drop ändern
4. „Speichern“

Dokumentenpaket einem Angebot zuweisen

Im Angebots-Formular: Feld „Dokumentenpaket“ → Paket aus der Dropdown-Liste wählen.

Beim E-Mail-Versand werden alle Dateien des Pakets automatisch als zusätzliche Anhänge angehängt (neben dem Angebots-PDF).

Pakete verwalten

Dokumentenpakete sind unter Stammdaten → Dokumentenpakete einsehbar. Bestehende Pakete können bearbeitet (Dateien hinzufügen/entfernen/umbenennen), deaktiviert oder gelöscht werden.

Pakete die einem Angebot zugewiesen sind, können nicht gelöscht werden.