RechnungsFee

Dokumente per E-Mail senden

RechnungsFee kann Rechnungen, Angebote, Proforma-Rechnungen und Auftragsbestätigungen direkt per E-Mail versenden – PDF und Dokumentenpakete inklusive.

Eingehende Rechnungen per Mail? Die holt das Rechnungspostfach (IMAP) im selben Tab – siehe Rechnungen aus dem Mailpostfach übernehmen.

Drei Versandwege

RechnungsFee wählt automatisch einen von drei Wegen, in dieser Reihenfolge:

  1. Thunderbird (Rechnungen, Angebote, Aufträge und Proforma-Rechnungen, wenn aktiviert) – mit PDF und Dokumentenpaket als Anhang, siehe unten
  2. SMTP (wenn eingerichtet) – direkter Versand mit PDF und Dokumentenpaketen als Anhang
  3. Standard-Mailprogramm (mailto:) – Fallback ohne weitere Einrichtung, aber ohne automatischen Anhang

Voraussetzung: SMTP einrichten

Damit der direkte Versand funktioniert, muss SMTP konfiguriert sein:

Einstellungen → Unternehmen → E-Mail → SMTP-Versand aktivieren

→ Schritt-für-Schritt-Anleitung: Unternehmen einrichten → E-Mail-Versand

Ohne SMTP (und ohne aktivierten Thunderbird-Versand) öffnet der „✉️ Mail senden“-Button dein OS-Mailprogramm (mailto:) mit vorausgefülltem Empfänger, Betreff und Text. Dabei erscheint ein Hinweis-Toast der dich direkt zur SMTP-Einrichtung führt.

Wichtig: Der mailto:-Standard kennt keine Dateianhänge – das gilt für jedes Mailprogramm, nicht nur für RechnungsFee. Deshalb läuft der Klick auf „Mail senden“ ohne SMTP in zwei Schritten ab:

  1. RechnungsFee lädt das PDF automatisch als Datei herunter (genau wie beim Klick auf „Drucken“)
  2. Direkt danach öffnet sich das Mailprogramm mit leerem Anhang – die heruntergeladene PDF-Datei musst du selbst manuell an die Mail hängen

Dieser automatische Download zählt als erste echte Ausgabe des Dokuments: Das Original wird dabei genauso archiviert und ausgegeben genauso gesetzt wie beim Drucken oder beim tatsächlichen SMTP-Versand (→ Finalisierte Rechnung). Ein zweiter Klick auf „Mail senden“ (jetzt „Kopie senden“) lädt entsprechend eine Kopie mit KOPIE-Wasserzeichen herunter.

Dokumentenpakete (AGB, DSE, Leistungsverzeichnis) lassen sich über diesen Weg gar nicht mitschicken. Wer Pakete nutzen möchte, braucht SMTP oder Thunderbird. Ist bei einem Dokument ein Paket gewählt und keins von beiden eingerichtet, zeigt RechnungsFee schon vor dem Versand einen gelben Hinweis, und der Hinweis nach dem Öffnen des Mailprogramms bleibt stehen, bis du ihn wegklickst.

Thunderbird als Alternative

Einstellungen → Unternehmen → E-Mail → Thunderbird für den Versand von Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Proforma-Rechnungen nutzen

Wer keine SMTP-Zugangsdaten in RechnungsFee hinterlegen möchte, kann stattdessen Thunderbird direkt ansteuern – die Gründe dafür sind vielfältig: eigene, bereits in Thunderbird konfigurierte Signatur/Regeln/Identitäten, ein vertrauter Sent-Ordner, allgemeines Unbehagen gegenüber in einer Drittanwendung hinterlegten SMTP-Zugangsdaten, oder – als ein Beispiel unter mehreren – bereits eingerichtete GPG/PGP-Verschlüsselung.

RechnungsFee öffnet dabei ein vorausgefülltes Thunderbird-Compose-Fenster (Empfänger, Betreff, Text und PDF als Anhang, ist ein Dokumentenpaket gewählt, zusätzlich alle seine Dateien) – anders als beim mailto-Fallback sind die Anhänge schon dabei, kein manuelles Anhängen nötig. Den eigentlichen Versand übernimmt Thunderbird danach ganz normal: Signatur, Filter/Regeln und eine falls eingerichtete Verschlüsselung laufen unverändert wie bei jeder anderen Mail, die du selbst in Thunderbird schreibst – RechnungsFee bekommt davon nichts mit und muss auch nichts davon wissen.

Ist aktiviert, hat aber Vorrang vor SMTP – ist der Schalter an, wird für Rechnungen, Angebote, Aufträge und Proforma-Rechnungen immer Thunderbird angesteuert, unabhängig davon ob SMTP zusätzlich eingerichtet ist. Mahnungen sind davon nicht betroffen und laufen weiterhin über SMTP bzw. mailto.

Unterstützte Installationsarten: natives Paket, Snap (Linux), Flatpak (Best-Effort), sowie die üblichen Installationspfade unter macOS und Windows. Wird Thunderbird auf keinem bekannten Weg gefunden, erscheint ein Hinweis mit Installationsvorschlägen statt eines stillen Fehlschlags.

Mail senden

  1. Dokument öffnen (Rechnung, Angebot, Proforma oder Auftrag)
  2. „✉️ Mail senden“ klicken

Es öffnet sich ein Compose-Dialog:

Feld Vorausgefüllt mit
An E-Mail-Adresse des Kunden (aus Stammdaten)
CC Leer – optional ergänzen
Betreff Aus der Vorlage für diesen Dokumenttyp, Platzhalter ersetzt
Text Aus der Vorlage für diesen Dokumenttyp, Platzhalter ersetzt
Anhang PDF des Dokuments + alle Dateien des Dokumentenpakets (falls vorhanden)
  1. Felder prüfen und ggf. anpassen
  2. „Senden“ – die Mail wird sofort über deinen SMTP-Server verschickt

Anhänge

Dokumenttyp Anhang
Rechnung (ZUGFeRD-Kunde) PDF/A-3 mit eingebetteter ZUGFeRD-XML
Rechnung (Standard) PDF
Angebot PDF
Proforma-Rechnung PDF
Auftragsbestätigung PDF
… mit Dokumentenpaket zusätzlich alle Dateien im Paket (AGB, DSE, LV …)

Dokumentenpakete (AGB, DSE, Leistungsverzeichnis) werden per SMTP oder Thunderbird automatisch angehängt – der mailto-Fallback unterstützt keine Dateianhänge.

Vorlagen anpassen

Betreff und Text werden aus den hinterlegten Vorlagen befüllt. Je Dokumenttyp gibt es eine eigene Vorlage.

→ Unternehmen einrichten → Mail-Vorlagen

Platzhalter:

Platzhalter Wert im gesendeten Text
{rechnungsnummer} Dokumentnummer (z. B. RE-260042, ANG-260001)
{datum} Dokumentdatum als TT.MM.JJJJ
{betrag} Bruttobetrag als 1.190,00 €
{faellig_am} Fälligkeitsdatum (bei Rechnungen und Proformas)
{gueltig_bis} Ablaufdatum (bei Angeboten)
{kunde} Name des Kunden
{firmenname} Dein Firmenname

Signatur

Die unter Unternehmen → E-Mail → Mail-Signatur hinterlegte Signatur wird automatisch angehängt.

Markdown-Formatierung wird unterstützt – der Empfänger bekommt eine HTML-Mail mit gerenderter Signatur. Für Mailprogramme ohne HTML-Unterstützung wird automatisch ein plain-text-Fallback generiert.

Fehlerbehandlung

Fehlermeldung Mögliche Ursache
Authentication failed Falsches Passwort / kein App-Passwort bei Gmail
Connection refused Host oder Port falsch; Firewall blockiert Verbindung
SSL/TLS error SSL-Toggle passt nicht zum Port (465 = SSL an, 587 = SSL aus)
Recipient address rejected Empfängeradresse ungültig

Tipp: Mit der Testmail-Funktion (Einstellungen → Unternehmen → E-Mail) lässt sich die SMTP-Verbindung testen, bevor du echte Dokumente versendest.