Dokumente per E-Mail senden
RechnungsFee kann Rechnungen, Angebote, Proforma-Rechnungen und Auftragsbestätigungen direkt per E-Mail versenden – PDF und Dokumentenpakete inklusive.
Voraussetzung: SMTP einrichten
Damit der direkte Versand funktioniert, muss SMTP konfiguriert sein:
Einstellungen → Unternehmen → E-Mail → SMTP-Versand aktivieren
→ Schritt-für-Schritt-Anleitung: Unternehmen einrichten → E-Mail-Versand
Ohne SMTP öffnet der „✉️ Mail senden“-Button das OS-Mailprogramm (mailto:). Dabei erscheint ein Hinweis-Toast der dich direkt zur Einrichtung führt – Dokumentenpakete können per mailto nicht als Anhang mitgeschickt werden.
Mail senden
- Dokument öffnen (Rechnung, Angebot, Proforma oder Auftrag)
- „✉️ Mail senden“ klicken
Es öffnet sich ein Compose-Dialog:
| Feld | Vorausgefüllt mit |
|---|---|
| An | E-Mail-Adresse des Kunden (aus Stammdaten) |
| CC | Leer – optional ergänzen |
| Betreff | Aus der Vorlage für diesen Dokumenttyp, Platzhalter ersetzt |
| Text | Aus der Vorlage für diesen Dokumenttyp, Platzhalter ersetzt |
| Anhang | PDF des Dokuments + alle Dateien des Dokumentenpakets (falls vorhanden) |
- Felder prüfen und ggf. anpassen
- „Senden“ – die Mail wird sofort über deinen SMTP-Server verschickt
Anhänge
| Dokumenttyp | Anhang |
|---|---|
| Rechnung (ZUGFeRD-Kunde) | PDF/A-3 mit eingebetteter ZUGFeRD-XML |
| Rechnung (Standard) | |
| Angebot mit Dokumentenpaket | PDF des Angebots + alle Dateien im Paket (AGB, DSE, LV …) |
| Proforma-Rechnung | |
| Auftragsbestätigung |
Dokumentenpakete (AGB, DSE, Leistungsverzeichnis) können nur per SMTP automatisch angehängt werden – der mailto-Fallback unterstützt keine Dateianhänge.
Vorlagen anpassen
Betreff und Text werden aus den hinterlegten Vorlagen befüllt. Je Dokumenttyp gibt es eine eigene Vorlage.
→ Unternehmen einrichten → Mail-Vorlagen
Platzhalter:
| Platzhalter | Wert im gesendeten Text |
|---|---|
{rechnungsnummer} |
Dokumentnummer (z. B. RE-260042, ANG-260001) |
{datum} |
Dokumentdatum als TT.MM.JJJJ |
{betrag} |
Bruttobetrag als 1.190,00 € |
{faellig_am} |
Fälligkeitsdatum (bei Rechnungen und Proformas) |
{gueltig_bis} |
Ablaufdatum (bei Angeboten) |
{kunde} |
Name des Kunden |
{firmenname} |
Dein Firmenname |
Signatur
Die unter Unternehmen → E-Mail → Mail-Signatur hinterlegte Signatur wird automatisch angehängt.
Markdown-Formatierung wird unterstützt – der Empfänger bekommt eine HTML-Mail mit gerenderter Signatur. Für Mailprogramme ohne HTML-Unterstützung wird automatisch ein plain-text-Fallback generiert.
Fehlerbehandlung
| Fehlermeldung | Mögliche Ursache |
|---|---|
Authentication failed |
Falsches Passwort / kein App-Passwort bei Gmail |
Connection refused |
Host oder Port falsch; Firewall blockiert Verbindung |
SSL/TLS error |
SSL-Toggle passt nicht zum Port (465 = SSL an, 587 = SSL aus) |
Recipient address rejected |
Empfängeradresse ungültig |
Tipp: Mit der Testmail-Funktion (Einstellungen → Unternehmen → E-Mail) lässt sich die SMTP-Verbindung testen, bevor du echte Dokumente versendest.