Buchungsvorlagen (Wiederkehrende Buchungen)

Buchungsvorlagen automatisieren die Erfassung von regelmäßigen Buchungen – sowohl Fixkosten (Ausgaben) als auch wiederkehrende Einnahmen (z. B. Eigenverbrauch). Du legst einmalig eine Vorlage an – RechnungsFee erinnert dich an die Fälligkeit und erstellt den Journal-Eintrag auf Knopfdruck.

Aktivierung: Einstellungen → Unternehmen → Wiederkehrende Buchungen aktivieren

Art: Ausgabe oder Einnahme

Jede Vorlage hat eine Art, die den Buchungstyp festlegt:

Die Art bestimmt:

• Welche Kategorienliste angezeigt wird (Aufwand-Kategorien vs. Erlös-Kategorien)
• Welche USt-Konten beim Buchen verwendet werden (Vorsteuer vs. Umsatzsteuer)
• Ob ein Beleg-Modus möglich ist (nur bei Ausgaben)

Zwei Modi (nur Ausgaben)

Einnahmen werden immer direkt gebucht – der Beleg-Modus steht dort nicht zur Verfügung.

Vorlage anlegen

1. Buchhaltung → Buchungsvorlagen → + Neue Vorlage
2. Felder ausfüllen:

3. Vorlage erstellen

Tipp – variabler Betrag: Betrag auf 0 lassen wenn die Rechnungssumme jeden Monat anders ist (z. B. Telefonrechnung). RechnungsFee zeigt dann „variabel“ an und der OCR-Import füllt den Betrag aus dem PDF aus.

Fälligkeits-Badge

Ist das Nächste Fälligkeitsdatum heute oder überschritten, zeigt RechnungsFee:

• Einen orangefarbenen Punkt neben „Buchungsvorlagen“ in der Seitenleiste
• Einen orangen Punkt auf dem Menüpunkt „Buchhaltung“
• Ein „Fällig“-Badge auf der Karte in der Übersicht

Die Zähler werden alle 5 Minuten aktualisiert.

Modus: Dauerauftrag / SEPA

Für Ausgaben mit festem Betrag, bei denen die Bank autonom bucht (Dauerauftrag, SEPA-Lastschrift) – und für alle Einnahmen-Vorlagen.

1. Vorlage öffnen → Detailpanel rechts
2. 📒 Jetzt buchen klicken (oder direkt auf den Button in der Karte)
3. Bestätigen → Journal-Eintrag wird erstellt, Datum rückt automatisch um ein Intervall vor

Der Eintrag erscheint sofort im Journal mit der Bezeichnung der Vorlage und dem heutigen Datum als Buchungsdatum.

Hinweis: Die Buchung gilt als geflossen – im Journal-Eintrag gibt es kein „offen/bezahlt“, weil nach dem EÜR-Prinzip (Zufluss-/Abflussprinzip) jeder Eintrag den tatsächlichen Geldfluss darstellt.

Modus: Warte auf Beleg

Für Eingangsrechnungen, die erst eingehen müssen (Telefonrechnung, Hosting, Strom). Nur für Ausgaben verfügbar.

Workflow

1. Vorlage öffnen → Detailpanel rechts
2. PDF der erhaltenen Rechnung hochladen (Upload-Fläche im Detailpanel)
3. OCR analysiert die Rechnung – extrahiert Belegnummer, Betrag und Fälligkeit automatisch
4. Das Eingangsrechnungsformular öffnet sich mit allen Feldern vorausgefüllt:
   • Lieferant aus der Vorlage
   • Betrag, Belegnummer, Datum aus der OCR-Analyse
5. Prüfen und Speichern → die Eingangsrechnung wird angelegt
6. Das nächste Fälligkeitsdatum der Vorlage rückt automatisch vor

Ohne Beleg: Klicke auf „Ohne Beleg manuell eingeben →“ um das Formular ohne OCR-Analyse zu öffnen. Lieferant und – falls eingetragen – Betrag werden trotzdem vorausgefüllt.

Einnahmen-Vorlagen

Typische Anwendungsfälle

Eigenverbrauch betriebliche Telefon-/Internetkosten
Wenn du ein betrieblich genutztes Telefon oder Internet auch privat nutzt, muss der private Anteil als Einnahme verbucht werden (Sachentnahme). Kategorie: Eigenverbrauch von Waren (19 %) oder (7 %).

Sachentnahmen Waren
Du entnimmst regelmäßig Waren aus deinem Lagerbestand für private Zwecke → Einnahme-Vorlage mit USt-Satz des ursprünglichen Kaufs.

Sonstige regelmäßige Erlöse
Monatliche Mieteinnahmen, Lizenzgebühren o. ä. die du nicht über Rechnungen erfasst.

USt-Buchung bei Einnahmen

RechnungsFee verwendet beim Direkt-Buchen automatisch die richtigen Umsatzsteuerkonten:

Kein Vorsteuerabzug – Einnahmen-Buchungen haben keinen Vorsteueranteil.

Vertragsdokument hinterlegen

Du kannst einen Vertrag (PDF oder Bild) direkt an der Vorlage speichern:

1. Detailpanel → Abschnitt Vertragsdokument
2. 📎 Vertrag hochladen → PDF/JPG/PNG auswählen
3. Das Dokument erscheint als Badge auf der Karte in der Übersicht

Das Vertragsdokument ist vom monatlichen Beleg (Rechnung) getrennt. Es bleibt dauerhaft gespeichert und lässt sich jederzeit ersetzen oder entfernen.

Vorlage bearbeiten, pausieren oder löschen

Vorlagen mit bereits erstellten Buchungen können nicht gelöscht werden – sie lassen sich nur pausieren.

Filter & Suche

Die Übersicht bietet:

• Suchfeld – filtert nach Bezeichnung oder Lieferantenname
• Aktiv/Inaktiv-Filter – standardmäßig nur aktive Vorlagen
• Modus-Filter – nur Dauerauftrag oder nur Beleg

Häufige Fragen

Rückt das Datum automatisch vor?
Ja – beim Direkt-Buchen sofort. Beim Beleg-Modus nach dem Speichern der Eingangsrechnung.

Was passiert wenn ich zu spät buche?
Das Datum rückt trotzdem korrekt vor. Wenn du z. B. am 15. eine Vorlage buchst die zum 1. fällig war, ist das nächste Datum der 1. des Folgemonats – nicht der 15.

Kann ich denselben Lieferanten für mehrere Vorlagen verwenden?
Ja, beliebig viele Vorlagen pro Lieferant.

Wirkt sich das auf die EÜR aus?
Direkt gebuchte Einträge (Ausgabe wie Einnahme) erscheinen sofort im Journal und fließen in die EÜR ein. Beleg-Modus-Einträge sind Eingangsrechnungen – sie erscheinen in der EÜR wenn die Zahlung erfasst wird.

Warum steht bei Einnahme kein Beleg-Modus zur Auswahl?
Der Beleg-Modus erstellt eine Eingangsrechnung (Lieferantenrechnung). Das ergibt nur bei Ausgaben Sinn. Wiederkehrende Einnahmen werden immer direkt als Journal-Eintrag gebucht.

Eigenverbrauch – welche Kategorie wählen?

• Eigenverbrauch von Waren (19 %) – für Entnahmen aus dem Warenlager mit 19 % USt
• Eigenverbrauch von Waren (7 %) – für Entnahmen mit 7 % USt (Lebensmittel etc.)
• Sonstige Einnahmen – für sonstige private Entnahmen ohne Warenbezug

Der USt-Satz richtet sich nach dem Satz, mit dem die Ware ursprünglich eingekauft wurde.