RechnungsFee

Wiederkehrende Rechnungen

Für regelmäßige Leistungen (Hosting, Wartung, Miete, Abonnements) kannst du Vorlagen hinterlegen. RechnungsFee legt automatisch einen Entwurf an, sobald das eingestellte Datum erreicht ist.

Voraussetzung: Das Feature muss unter Unternehmen einrichten → Wiederkehrende Rechnungen aktiviert werden.

Vorlage anlegen

  1. Wiederkehrend → „+ Neue Vorlage“
  2. Felder ausfüllen:
Feld Hinweis
Bezeichnung Interne Bezeichnung der Vorlage (erscheint nicht auf der Rechnung)
Intervall Monatlich · Quartalsweise · Jährlich
Erster / nächster Entwurf Datum, an dem der nächste Entwurf erstellt werden soll
Kunde Optional – wird auf die erstellten Rechnungen übernommen
Zahlungsziel (Tage) Überschreibt den Unternehmens-Standard
Notizen Erscheint als Fußtext auf der Rechnung
Auftrag verknüpfen Optionaler Auftrag – Auftrag wechselt automatisch auf „Laufend“
Positionen Wie bei einer normalen Rechnung (Artikel-Suche, Netto/Brutto-Toggle, USt-Satz)
Vorlage aktiv Deaktivierte Vorlagen werden übersprungen (Pause)
  1. „Vorlage erstellen“ klicken

Brutto- oder Nettoeingabe

Der Umschalter oberhalb der Positionstabelle wechselt zwischen:

  • Netto: Preis exkl. USt eingeben (Standard bei Gewerbekunden)
  • Brutto: Preis inkl. USt eingeben (Standard bei Privatkunden)

Wählt du einen Kunden aus, wechselt der Modus automatisch: Firmenname vorhanden → Netto, Privatperson → Brutto.

Artikel-Schnellauswahl

In der Beschreibungsspalte kannst du nach Artikeln suchen – Preis, Einheit und USt-Satz werden automatisch übernommen. Die Vorlage speichert die Artikel-ID, um beim nächsten Durchlauf Preisänderungen erkennen zu können (→ Preisabgleich).

Auftrag verknüpfen

Wenn eine wiederkehrende Rechnung zu einem bestimmten Auftrag gehört (z. B. laufender Wartungsvertrag), kannst du die Vorlage mit einem Auftrag verbinden.

Schnellstart von der Auftrags-Seite:

  1. Auftrag öffnen → „🔁 Wiederkehrend“ klicken
  2. Das Formular öffnet sich mit den Auftragsdaten vorausgefüllt (Kunde, Positionen, Auftrag bereits eingetragen)

Oder manuell im Formular: Feld „Auftrag verknüpfen“ → Auftrag aus der Liste wählen.

Automatische Status-Übergänge

Ereignis Auftrag-Status
Vorlage wird aktiv → Laufend
Vorlage wird pausiert (aktiv=false) → In Bearbeitung
Vorlage wird beendet → Abgeschlossen

Die Übergänge greifen nur, wenn der Auftrag aktuell „Laufend“ ist – ein bereits „Abgeschlossener“ oder „Stornierter“ Auftrag wird nicht verändert.

Vertragsdokument hinterlegen

An eine gespeicherte Vorlage kann ein Vertragsdokument (PDF, JPG oder PNG) angehängt werden.

  1. Vorlage in der Übersicht anklicken → „Bearbeiten“
  2. Im Bereich „Vertragsdokument (PDF)“ → Datei hochladen
  3. Ein Badge „📄 Vertrag hinterlegt“ erscheint auf der Karte

Das Dokument kann jederzeit ersetzt oder entfernt werden. Es wird mit der Vorlage verknüpft und ist kein GoBD-pflichtiger Buchungsbeleg.

Automatische Entwurfserstellung

Beim App-Start prüft RechnungsFee alle aktiven, nicht beendeten Vorlagen. Ist das „Nächster Entwurf“-Datum erreicht oder überschritten, wird automatisch:

  1. Ein Entwurf (ohne Rechnungsnummer) im Bereich Rechnungen → Ausgang erstellt
  2. Das nächste Datum um das eingestellte Intervall vorgerückt
  3. Ein grünes Banner in der Vorlage-Übersicht angezeigt

Die Entwürfe müssen manuell finalisiert werden (Rechnungen → Entwurf öffnen → „Finalisieren“). Dabei wird die Rechnungsnummer vergeben.

Entwurf manuell auslösen

Um einen Entwurf außerhalb des Zeitplans zu erstellen:

  1. Vorlage in der Übersicht anklicken → Detail-Panel öffnet sich → „RE-Entwurf jetzt erstellen“
  2. Das nächste Datum rückt dabei um ein Intervall vor

Der Button ist bei beendeten Vorlagen deaktiviert.

Preisabgleich mit dem Artikelstamm

Hat sich der Preis eines verknüpften Artikels geändert, übernimmt RechnungsFee den neuen Preis in den Entwurf und zeigt eine Warnung:

⚠ Preisänderungen im Entwurf übernommen: · Webhosting Basic: 8,40 € → 9,90 €

Der Entwurf enthält bereits den aktuellen Preis. Die Vorlage selbst bleibt unverändert – bis du auf „Preise sync“ klickst. Damit werden die gespeicherten Vorlagepreise auf den aktuellen Artikelpreis aktualisiert.

Detail-Panel: Rechnungsliste

Ein Klick auf eine Vorlage öffnet rechts ein Detail-Panel mit:

  • Erstellt: Gesamtzahl der bisher generierten Rechnungen
  • Gesamtumsatz: Summe aller Brutto-Beträge
  • Rechnungsliste: Alle aus dieser Vorlage erstellten Rechnungen mit Datum, Nummer, Brutto und Zahlungsstatus
  • Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung direkt

Übersicht filtern

Oberhalb der Karten-Übersicht stehen drei Filter:

Filter Funktion
Suchfeld Filtert nach Bezeichnung oder Kundenname
Intervall Zeigt nur Vorlagen mit dem gewählten Intervall
Status Aktiv & Pausiert · Nur aktive · Nur pausierte · Beendete

Beendete Vorlagen werden standardmäßig ausgeblendet. Filter auf „Beendete“ setzen, um archivierte Vorlagen anzuzeigen.

Vorlage pausieren, beenden oder löschen

Pausieren

Die Vorlage bleibt erhalten, wird aber nicht mehr automatisch ausgeführt.

  • Bearbeiten → Haken bei „Vorlage aktiv“ entfernen → Badge „Pausiert“ erscheint auf der Karte
  • Ein verknüpfter Auftrag wechselt auf „In Bearbeitung“
  • Jederzeit wieder aktivierbar

Beenden

Die Vorlage wird dauerhaft gestoppt. Alle bisherigen Rechnungen und Verknüpfungen bleiben erhalten.

  1. Vorlage anklicken → Detail-Panel → „⏹ Beenden“
  2. Bestätigung → Vorlage erhält Badge „Beendet“ und erscheint nicht mehr in der Standard-Ansicht
  3. Ein verknüpfter Auftrag wechselt auf „Abgeschlossen“

Beenden vs. Pausieren: Pausieren ist temporär – du kannst die Vorlage jederzeit wieder aktivieren. Beenden ist dauerhaft und signalisiert dass ein Vertrag oder Abo abgelaufen ist.

Löschen

Löschen ist nur möglich wenn:

  • Keine Rechnungen aus der Vorlage erstellt wurden
  • Kein Auftrag verknüpft ist
  • Kein Vertragsdokument hinterlegt ist

Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, muss stattdessen „Beenden“ verwendet werden.

Hinweise

  • Wiederkehrende Rechnungen erzeugen nur Ausgangsrechnungen
  • Der Entwurf wird einmal pro Fälligkeitstag erstellt – auch wenn die App mehrfach gestartet wird
  • Ist die App am Fälligkeitstag nicht gestartet, wird der Entwurf beim nächsten Start nachgeholt
  • Für wiederkehrende Ausgaben (Fixkosten, Miete): → Journal & Buchungen