Stammdaten

Kunden

Erreichbar über Stammdaten → Kunden.

Lieferadressen

Jedem Kunden können beliebig viele Lieferadressen hinterlegt werden – getrennt von der Rechnungsadresse.

Lieferadresse anlegen: Kunden öffnen → Tab „Lieferadressen“ → „+ Lieferadresse“

Lieferadressen stehen beim Erstellen eines Lieferscheins als Dropdown zur Auswahl und erscheinen im PDF-Kopf des Lieferscheins.

Dokumente aus dem Kundensatz erstellen

Im Detail-Panel eines Kunden stehen Schnell-Buttons bereit, um direkt ein neues Dokument für diesen Kunden zu erstellen – ohne die Seite wechseln und den Kunden manuell suchen zu müssen:

Ein Klick öffnet die jeweilige Seite mit dem Kunden bereits vorbelegt im Formular.

Dokumente

Jedem Kunden können beliebig viele Dateien hinterlegt werden – z. B.:

• Handelsregisterauszug
• Gewerbeschein / Gewerbeanmeldung
• Vereinsbescheinigung nach § 4 Nr. 21 UStG (Steuerbefreiung)
• Freistellungsbescheid (gemeinnützige Vereine)
• Verträge, Rahmenvereinbarungen, AGBs
• Vollmachten, Auftragsbestätigungen

Dokument hochladen: Kunden in der Liste anklicken → Tab „Dokumente“ → Bezeichnung eingeben (optional) → Löschdatum setzen (optional) → „+ Dokument hochladen“

Unterstützte Formate: PDF, JPEG, PNG, TIFF, WebP, Word (.doc/.docx)

Ein Klick auf den Dateinamen öffnet das Dokument direkt im Viewer. Bezeichnung und Löschdatum lassen sich nachträglich über „Bearb.“ anpassen.

Löschdatum (DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e)

Jedem Dokument kann ein individuelles Löschdatum zugewiesen werden – als Erinnerung, dass die Datei nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen ist.

Hinweis: Das Löschdatum ist eine Erinnerungshilfe – RechnungsFee löscht Dokumente nicht automatisch. Die tatsächliche Löschung muss manuell erfolgen, damit versehentliches Löschen ausgeschlossen ist.

Typische Aufbewahrungsfristen:

• Verträge / Rahmenvereinbarungen: Laufzeit + 3 Jahre (Verjährungsfrist § 195 BGB)
• Steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Sonstige Geschäftsunterlagen: 6 Jahre (§ 257 HGB)
• Zugangsdaten / temporäre Dokumente: nach Übergabe sofort löschen

Netto- vs. Bruttorechnung

• Kunden mit USt-ID oder aktivem ZUGFeRD → Nettorechnung (Einzelpreise netto, USt separat)
• Kunden ohne USt-ID → Bruttorechnung (Einzelpreise brutto, enthaltene USt als Info)

Lieferanten

Erreichbar über Stammdaten → Lieferanten.

Gleiche Felder wie Kunden, zusätzlich:

• Standard-Kategorie – wird beim Import von Eingangsrechnungen dieses Lieferanten vorgeschlagen

Artikel

Erreichbar über Stammdaten → Artikel.

Artikel für Schnellauswahl in Rechnungspositionen. Artikel, Dienstleistungen und Fremdleistungen werden gemeinsam verwaltet und über den Typ unterschieden.

Typen

Felder

Gruppen (Warengruppe, Servicegruppe, Fremdleistungsgruppe)

Artikel können Gruppen zugeordnet werden. Gruppen sind je Typ getrennt:

• Artikel → Warengruppen (z. B. „IT-Hardware“, „Büromaterial“)
• Dienstleistung → Servicegruppen (z. B. „IT-Beratung“, „Schulung“)
• Fremdleistung → Fremdleistungsgruppen (z. B. „Subunternehmer“, „Fremdmontage“)

Gruppen verwalten: Button „Gruppen“ oben rechts auf der Artikelseite öffnet das Verwaltungs-Modal.

Hinweis: Gruppen haben keine direkte buchhalterische Funktion. Sie dienen der Übersicht und ermöglichen spätere Auswertungen nach Artikel-Kategorien.

Nach Gruppe filtern: Sobald mindestens eine Gruppe vorhanden ist, erscheint in der Artikelliste ein Dropdown „Alle Gruppen“ unterhalb der Typ-Chips. Damit lässt sich die Liste auf eine bestimmte Warengruppe, Servicegruppe oder Fremdleistungsgruppe einschränken. Ist ein Typ-Filter aktiv, zeigt das Dropdown nur die Gruppen dieses Typs.

Differenzbesteuerung §25a UStG

Die Differenzbesteuerung gilt für den gewerblichen Handel mit Gebrauchtgegenständen, die ohne Umsatzsteuer eingekauft wurden (z. B. von Privatpersonen, anderen §25a-Händlern oder aus dem Ausland ohne USt-Ausweis). Typische Branchen: Gebrauchtwarenhandel, Antiquitäten, Gebrauchtelektronik, KfZ-Handel.

Checkbox „Differenzbesteuerung §25a UStG“ beim Anlegen oder Bearbeiten eines Artikels aktivieren.

Wenn aktiviert, verhält sich der Artikel so:

Felder bei §25a

Margenberechnung

Im Formular und im Detailpanel wird die Marge live berechnet, sobald VK und EK eingetragen sind:

Beispiel: EK 100 €, VK 200 €
Marge: 100,00 €
USt auf Marge (19/119): 15,97 €
Netto-Marge: 84,03 €

Ab v0.3 wird die Buchung im Journal korrekt aufgeteilt: Die USt wird nur auf die Brutto-Marge (VK_brutto − EK_netto × Menge) berechnet, nicht auf den vollen Verkaufspreis. Die Marge fließt automatisch in die UStVA unter KZ 81 (19 %) bzw. KZ 86 (7 %) ein – kein manueller Eintrag nötig.

Gemischte Rechnungen

Eine Rechnung kann reguläre und §25a-Positionen enthalten. Jede Position trägt das Flag individuell. Auf der Rechnung erscheint dann:

• Reguläre Positionen: 19 % / 7 % in der USt-Spalte
• §25a-Positionen: §25a
• Pflichthinweis unter dem Summenblock: „Sonderregelung nach § 25a UStG: Für gekennzeichnete Positionen gilt die Differenzbesteuerung …“

Artikel-Schnellauswahl in Rechnungen

Beim Eintippen in der Positionsbeschreibung erscheinen §25a-Artikel mit einem orangenen §25a-Badge. Nach der Auswahl wird automatisch USt-Satz 0 gesetzt und der Brutto-VK eingetragen.

Steuerlicher Hinweis: §25a UStG ist eine Option, keine Pflicht. Voraussetzung: Du bist kein Kleinunternehmer und hast die Gegenstände ohne Vorsteuerabzug erworben. Im Zweifel Steuerberater fragen.

Artikel deaktivieren

Über „Als inaktiv markieren“ im Detail-Panel. Inaktive Artikel erscheinen nicht mehr im Rechnungsformular, bleiben aber in bestehenden Rechnungen erhalten.

Lagerführung-Light (Bestandsführung)

RechnungsFee kann den Lagerbestand für physische Artikel automatisch nachführen. Die Funktion ist für einfache Bestandsführung ausgelegt – kein Lagerverwaltungssystem, aber ausreichend für Kleinmengen und Warenwirtschaft im kleinen Rahmen.

Aktivieren

Schritt 1 – Global einschalten:
Einstellungen → Unternehmen → Tab „Artikel“ → Schalter „Lagerführung“ aktivieren.

Schritt 2 – Pro Artikel einschalten:
Artikel öffnen → „Bearbeiten“ → Abschnitt „Lagerführung“ → Checkbox „Lagerführung aktivieren“ setzen.

Solange die globale Einstellung deaktiviert ist, erscheinen die Lagerfelder bei keinem Artikel.

Felder pro Artikel

Detail-Panel: Lagerübersicht

Wenn Lagerführung für einen Artikel aktiv ist, zeigt das Detail-Panel drei Informationskarten nebeneinander:

Über das ✎-Symbol in jeder Karte lassen sich Bestand und Schwellwert direkt inline korrigieren (z. B. nach Inventur) – ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen. Bestätigen mit ✓ oder Enter, abbrechen mit × oder Escape.

Automatische Buchung beim Rechnungsworkflow

Die Buchung erfolgt erst beim Finalisieren, nicht beim Speichern als Entwurf. Entwürfe haben keinen Einfluss auf den Bestand.

Fehlermeldung bei zu geringem Bestand

Wenn eine Rechnung finalisiert wird und der Bestand eines Artikels nicht ausreicht und Minusbestand nicht erlaubt ist, erscheint ein Fehler-Popup mit Artikelname, verfügbarem Bestand und benötigter Menge.

Die Rechnung bleibt als Entwurf erhalten. Optionen:

• Menge in der Rechnung reduzieren
• Bestand im Detailpanel manuell korrigieren
• Minusbestand für diesen Artikel erlauben (Bearbeiten-Formular)

Warnung im Rechnungs- und Auftragsformular

Beim Erfassen von Ausgangsrechnungen und Aufträgen wird geprüft, ob die eingetragene Menge den Bestand übersteigt (nur wenn Minusbestand nicht erlaubt ist):

Angebote haben keine Bestandswarnung – zwischen Angebot und Lieferung liegt oft zu viel Zeit für eine sinnvolle Bestandsaussage.

Dashboard-Widget: Lagerwarnung

Wenn Lagerführung global aktiv ist, erscheint auf dem Dashboard ein Lagerwarnung-Widget. Es listet alle Artikel auf, deren Bestand den Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat. Ein Klick auf einen Artikel führt direkt zur Artikelseite.

Kategorien

Erreichbar über Einstellungen → Kategorien.

Kategorien steuern die steuerliche Zuordnung jeder Buchung.

SKR03 / SKR04

Jede Kategorie hat ein DATEV-Konto (SKR03 und SKR04). Die Standardwerte entsprechen dem DATEV-Kontenrahmen 2026. Anpassen: Kategorie öffnen → Kontonummer eingeben → „Speichern“. Reset auf Standard: „Zurücksetzen“.

Beschreibung / Verwendungshinweis

Jede Kategorie kann eine Beschreibung haben. Der Text erscheint als Hinweis im Buchungsformular – direkt neben der Kategorieauswahl – und hilft dabei, die richtige Kategorie zu wählen ohne den DATEV-Kontenrahmen auswendig kennen zu müssen.

Die mitgelieferten Kategorien haben bereits Beschreibungen. Beispiel:

Fahrtkosten (km-Pauschale) – „Fahrten mit eigenem PKW zur Pauschalrate (0,30 €/km). Alternativ: tatsächliche Kfz-Kosten unter ‚Kfz-Kosten’. Nicht für Bahn, Bus oder Taxi.“

Beschreibung anpassen: Kategorie öffnen → Textfeld „Beschreibung“ bearbeiten → „Speichern“.

Eigene Kategorien

„+ Kategorie“ → Name, Kontenart, USt-Satz, SKR03/04-Konto eingeben.

Kategorien die in Buchungen verwendet werden, können nicht gelöscht werden.

Nummernkreise

Erreichbar über Einstellungen → Nummernkreise.

Steuert Präfixe und Zähler für automatisch vergebene Nummern: