Rechnungen

RechnungsFee unterscheidet zwischen Ausgangsrechnungen (an Kunden) und Eingangsrechnungen (von Lieferanten).

Ausgangsrechnung erstellen

1. Rechnungen → Ausgang → „+ Neu“
2. Felder ausfüllen:

3. „Entwurf speichern“ oder „Rechnung erstellen“

Brutto- oder Nettoeingabe

Der Umschalter oberhalb der Positionstabelle wechselt zwischen:

• Brutto: Preis inkl. USt eingeben → Netto wird automatisch berechnet
• Netto: Preis exkl. USt eingeben → Brutto wird automatisch berechnet

Artikel-Schnellauswahl

In der Beschreibungsspalte kann über die Suche ein Artikel ausgewählt werden – Preis und USt-Satz werden automatisch übernommen.

Wenn der ausgewählte Artikel einen Artikelcode (SKU / EAN) hinterlegt hat, erscheint dieser im Detail-Panel unter der Positionsbeschreibung. Auf dem PDF blendet RechnungsFee automatisch eine eigene „Art.-Nr.“-Spalte ganz links in der Positionstabelle ein – aber nur, wenn mindestens eine Position einen Artikelcode trägt. Positionen ohne Artikelcode zeigen in dieser Spalte eine leere Zelle.

Tipp: Den Artikelcode pflegst du unter Stammdaten → Artikel → Hersteller / Artikelcode (Feld nur beim Typ „Artikel“ sichtbar).

Menge anpassen

Neben dem Mengenfeld stehen zwei Schaltflächen − und + bereit:

• Ganze Einheiten (Stück, Pack, Stunden, Pauschal …): Schritt 1
• Gewicht, Volumen, Länge (kg, g, l, ml, m, cm …): Schritt 0,001

Die Direkteingabe bleibt selbstverständlich möglich. Diese Buttons stehen in allen Dokumenttypen zur Verfügung: Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Aufträge, Proforma-Rechnungen und Wiederkehrende Vorlagen.

Mehrzeilige Positionsbeschreibung

Das Beschreibungsfeld wächst automatisch mit – du kannst mit Enter Zeilenumbrüche einfügen. Die Zeilenumbrüche erscheinen auch im PDF (beide Vorlagen, Lieferschein, Proforma, Angebot, Auftrag).

Typische Anwendungsfälle:

Webdesign-Paket
– Konzept und Wireframes
– Umsetzung (5 Seiten)
– 1 Revisionsrunde

Beratungsstunde, 17.06.2026
Thema: Steuerliche Einordnung Homeoffice-Pauschale

Tipp: Die erste Zeile eignet sich als kurzer Titel (z. B. Artikelname), die folgenden Zeilen für Details. Auf dem PDF erscheinen alle Zeilen in der Beschreibungsspalte untereinander.

Artikel mit Differenzbesteuerung (§25a UStG) sind im Dropdown mit einem orangenen §25a-Badge gekennzeichnet. Nach der Auswahl wird automatisch §25a in der USt-Spalte angezeigt statt eines Prozentsatzes.

→ Mehr zur §25a-Einrichtung: Stammdaten → Differenzbesteuerung §25a UStG

Einmalkunden (ohne Stammdaten)

Nicht jeder Kunde braucht einen eigenen Stammdatensatz. Für Gelegenheitsaufträge reicht ein Name – optional mit vollständiger Adresse für den PDF-Adressblock.

Wie der Einmalkunde-Modus funktioniert

Das Kundenfeld ist eine Autocomplete-Combobox: Beim Eintippen werden passende Kundenstammdaten vorgeschlagen. Wird kein Vorschlag ausgewählt, wechselt das Feld automatisch in den Freitext-Modus.

Wechsel: Einen ausgewählten Stammdatensatz kannst du durch erneutes Tippen im Feld wieder in den Freitext-Modus zurücksetzen – die Adressfelder erscheinen sofort darunter.

Adresse eingeben

Sobald du im Freitext-Modus einen Namen eingegeben hast, erscheinen darunter die Adressfelder:

Alle Adressfelder sind optional. Ohne Adresse erscheint auf dem PDF nur der Name – wie bisher.

Im PDF-Adressblock erscheinen dann:

Max Mustermann
Musterstraße 42
12345 Berlin

(Auslandszeile nur wenn Land ≠ DE)

Neuen Kunden anlegen

Wenn du den Gelegenheitskunden in Zukunft häufiger benötigst, klicke neben dem Kundenfeld auf „+“ → der Name wird ins Neuanlage-Formular übernommen. Nach dem Speichern ist der neue Stammdatensatz direkt im Kundenfeld ausgewählt.

Für alle Dokumenttypen

Einmalkunden funktionieren in Rechnungen, Angeboten, Aufträgen, Proforma-Rechnungen und Lieferscheinen gleich. Wird aus einem Dokument ein Folgedokument erstellt (z. B. Angebot → Rechnung), werden Name und Adresse automatisch übernommen.

Eingangsrechnung erfassen

1. Rechnungen → Eingang → „+ Neu“ (manuell) oder „Importieren“ (aus PDF/XML)
2. Lieferant wählen, Betrag und Positionen eingeben
3. Kategorie: wird beim Bezahlen zugewiesen (nicht beim Anlegen)

Rechnung importieren (PDF / ZUGFeRD / XRechnung / Scan)

1. „Importieren“ klicken → Datei wählen (PDF, XML oder Foto)
2. RechnungsFee erkennt automatisch: Lieferant, Datum, Betrag, Positionen, USt
3. Erkannte Felder werden vorausgefüllt (amber markiert = niedrige Konfidenz → prüfen)
4. Originaldatei wird automatisch als Beleganhang gespeichert
5. „Rechnung erstellen“ zum Speichern

Unterstützte Formate

OCR für gescannte Belege und Kassenbons

Kassenbons, Handy-Fotos und eingescannte Rechnungen enthalten keinen digitalen Text – RechnungsFee nutzt dafür Tesseract OCR, um den Text zu erkennen.

Tesseract muss einmalig installiert sein (wird beim Erststart geprüft):

Fehlt Tesseract, erscheint im Import-Dialog ein Hinweis mit dem passenden Installationsbefehl. Alle anderen Formate (ZUGFeRD, maschinenlesbare PDFs) funktionieren ohne Tesseract.

→ Tipps für bessere Scan-Ergebnisse: Belege scannen & OCR

Zahlung buchen

1. Rechnung öffnen → „Zahlung buchen“
2. Betrag, Datum, Zahlungsart (Bar / Karte / PayPal / Überweisung) wählen
3. Bei Eingangsrechnungen: Kategorie auswählen (oder Splitbuchung auf mehrere Kategorien)
4. „Bestätigen“

Die Rechnung wechselt den Status: offen → teilweise → bezahlt

Teilzahlungen

Mehrere Zahlungen auf eine Rechnung möglich. Der Restbetrag wird automatisch berechnet.

Skonto

Wenn auf der Rechnung Skonto hinterlegt ist und das Zahlungsdatum innerhalb der Skonto-Frist liegt, erscheint im Zahlungs-Dialog eine grüne Hinweis-Box:

„2% Skonto verfügbar (bis 03.06.2026) – Netto: 98,00 € statt 100,00 €“

Buttons:

• „Skonto anwenden“ → Betrag wird auf den reduzierten Wert gesetzt, Skonto als eigener Journaleintrag gebucht
• „Ohne Skonto“ → Vollbetrag bleibt

Auf der Rechnung erscheint eine Skonto-Zeile: 2% Skonto bei Zahlung bis 03.06.2026: 98,00 €

Giro-Code mit Skonto: zwei QR-Codes nebeneinander – links Skonto-Betrag, rechts Vollbetrag.

Rabatt

RechnungsFee unterstützt Rabatte auf zwei Ebenen: pro Position und auf die gesamte Rechnung.

Positionsrabatt

In der Positionstabelle gibt es für jede Zeile ein Rabatt %-Feld (rechts neben dem Einzelpreis):

Der Rabatt wird erst auf die berechnete Summe sichtbar – so bleibt der ursprüngliche Preis nachvollziehbar:

Webdesign-Paket   1 Stück   800,00 €   →  800,00 €  (Gesamtpreis)
  10 % Rabatt                           −  80,00 €
                                        ─────────
                                           720,00 €  (in Summe)

Tipp: Das Feld leer lassen entspricht 0 % (kein Rabatt). Es reicht, nur die Positionen mit einem Rabatt auszufüllen.

Rechnungsrabatt

Mit dem Feld „Rechnungsrabatt“ (über dem Skonto-Feld) lässt sich ein pauschaler Abschlag auf die gesamte Rechnungssumme vergeben, z. B. für Mengen- oder Treuerabatte.

Über den Toggle rechts neben dem Label wählst du den Eingabemodus:

Hinweis: Der Festbetrag (€) ist immer ein Bruttobetrag – unabhängig davon, ob die Rechnung als Netto- (B2B/ZUGFeRD) oder Bruttorechnung (Privatkunden) ausgestellt wird. Der Gesamtbetrag sinkt um exakt den eingegebenen Wert.

Beispiel mit Prozent:

Position 1   500,00 €
Position 2   300,00 €
─────────────────────
Zwischensumme   800,00 €
5 % Rabatt     − 40,00 €
─────────────────────
Gesamtbetrag    760,00 €

Beispiel mit Festbetrag:

Position 1   500,00 €
Position 2   300,00 €
─────────────────────
Zwischensumme   800,00 €
Abzug          − 50,00 €
─────────────────────
Gesamtbetrag    750,00 €

Der Rechnungsrabatt wird nach dem Positionsrabatt angewendet – beide können kombiniert werden.

Darstellung auf dem PDF

Art.-Nr.-Spalte: Wenn mindestens eine Position einen Artikelcode hat, erscheint ganz links in der Positionstabelle eine eigene Spalte „Art.-Nr.“. Positionen ohne Artikelcode zeigen dort eine leere Zelle. Die Beschreibungsspalte verkleinert sich entsprechend.

Art.-Nr.   Beschreibung          Menge  Einzelpreis  USt   Netto
ART-0042   Webdesign-Paket         1     800,00 €   19 %  800,00 €
           Logo-Design             1     200,00 €   19 %  200,00 €

Positionsrabatt: Für jede rabattierte Position erscheint eine kleine Unterzeile:

Art.-Nr.   Beschreibung          Menge  Einzelpreis  USt   Netto
ART-0042   Webdesign-Paket         1    800,00 €    19 %  800,00 €
           10 % Rabatt                                    −80,00 €

Im Summenblock wird bei einem Rechnungsrabatt zusätzlich eine Zwischensumme ausgewiesen. Bei Prozentrabatt erscheint „Rabatt X %“, bei Festbetrag „Abzug”:

Zwischensumme    800,00 €
Abzug           − 50,00 €
Gesamtbetrag    750,00 €

Buchhaltung

• Rabatte reduzieren den Nettobetrag und damit die USt-Bemessungsgrundlage – die USt wird immer auf den Preis nach Rabatt berechnet.
• In der EÜR fließt der tatsächlich vereinnahmte Betrag ein (nach Skonto und Rabatt).

Einleitungstext

Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge und Proforma-Rechnungen können einen Einleitungstext enthalten – einen freien Text, der vor der Positionstabelle erscheint. Typische Verwendung: Anrede, Bezug auf ein Angebot oder eine Leistungsbeschreibung.

Globaler Standard (für alle Rechnungen)

Einstellungen → Unternehmen → Tab „Rechnungen“ → „Einleitungstext auf Rechnungen“

Dieser Text wird auf jeder Ausgangsrechnung ausgegeben, sofern er nicht pro Rechnung überschrieben wird. Leer lassen, wenn kein Standardtext gewünscht ist.

Pro Rechnung überschreiben

Im Rechnungsformular gibt es das Feld „Einleitungstext“ (unter den Positionen, über den Notizen). Ein dort eingetragener Text ersetzt den globalen Standard für genau diese Rechnung.

Leer lassen = globaler Standard gilt. Ein leeres Feld überschreibt den Standard nicht – der globale Text bleibt aktiv.

Markdown-Formatierung

Der Einleitungstext unterstützt einfache Textformatierung:

Beispiel:

**Liebe Frau Muster,**

vielen Dank für Ihr Vertrauen. Bezug nehmend auf unser Angebot vom 01.06.2026
stellen wir Ihnen folgende Leistungen in Rechnung:

Vorlage 1 (Grün)

In der grünen Vorlage (Vorlage 1) ersetzt der Einleitungstext den Standardsatz „Vielen Dank für Dein Vertrauen…“. Die persönliche Anrede (z. B. „Hallo Max,”) bleibt immer erhalten.

PDF erstellen & versenden

In der Rechnungsdetailansicht unterscheidet RechnungsFee zwischen Entwurf und finalisierten Rechnungen:

Entwurf

Finalisierte Rechnung

Warum Original speichern? Der Inhalt einer Rechnung kann sich nach der Finalisierung nicht mehr ändern – aber Stammdaten wie Firmenname oder Bankverbindung können es. Das gespeicherte Original friert den Zustand beim ersten Ausdruck ein, sodass alle Kopien immer identisch zum tatsächlich versendeten Dokument sind.

Versand-Nachweis

Nach dem ersten Drucken oder Mailen zeigt das Detail-Panel unter „Original versandt“ Datum und Uhrzeit des Versands – z. B. 16.06.2026 10:30. Das ist praktisch als schneller Nachweis wenn ein Kunde behauptet, das Dokument nicht erhalten zu haben, ohne dafür im Mailprogramm suchen zu müssen.

Hinweis: Ob die Mail tatsächlich im „Gesendet“-Ordner des Mailprogramms landet, hängt vom Anbieter ab. Gmail und Outlook speichern gesendete Mails automatisch; bei anderen Anbietern oder eigenen Servern ist das nicht garantiert. Der Zeitstempel in RechnungsFee ist der zuverlässige Nachweis.

→ SMTP einrichten und Vorlagen konfigurieren: Dokumente per E-Mail senden

Storno

1. Rechnung öffnen → „Stornieren“
2. Begründung auswählen:

3. „Stornieren“ – der Button ist erst aktiv wenn eine Begründung gewählt wurde.

Was passiert im Hintergrund:

• Die Rechnung wird als Storniert markiert und ist nicht mehr bearbeitbar
• Hat die Rechnung bereits gebuchte Zahlungen, werden automatisch GoBD-konforme Gegenbuchungen im Journal erstellt
• Eine eigene Stornorechnung-Nummer wird aus dem Nummernkreis STORNO-JJNNNN vergeben (z. B. STORNO-260001)
• Im Detail-Panel erscheinen Storniert am, Stornorechnung-Nr. und die Stornobegründung; „Fällig am“ wird ausgeblendet

Hinweis: Ein Storno ist irreversibel. Die ursprüngliche Rechnung bleibt im System erhalten (GoBD-Anforderung).

Stornorechnung-PDF

Nach dem Storno stehen im Detail-Panel drei Aktionen zur Verfügung:

Das Stornorechnung-PDF enthält:

• Titel „Stornorechnung STORNO-260001“ – eigene Stornorechnung-Nummer
• Kopfzeile mit Stornodatum und (gedimmt) Originaldatum
• Bezugszeile: „Stornierung zu Rechnung RE-260042 vom …“ mit Originalrechnung-Nr.
• Stornobegründung
• Alle Positionen mit negativen Mengen und negativen Beträgen
• Kein Zahlungsblock, keine Unterschrift (da die Stornorechnung keine Zahlungsaufforderung ist)

Nummernkreis anpassen

Das Format der Stornorechnung-Nummern lässt sich unter Einstellungen → Nummernkreise → Stornorechnungen anpassen. Standardformat: STORNO-JJNNNN → STORNO-260001.

→ Formatoptionen für alle Nummernkreise: Stammdaten → Nummernkreise

Gutschriften

Eine Gutschrift korrigiert oder erstattet eine bereits ausgestellte Ausgangsrechnung – vollständig oder teilweise.

Gutschrift erstellen

1. Finalisierte Ausgangsrechnung öffnen
2. „Gutschrift erstellen“ klicken
3. RechnungsFee legt automatisch an:
   • Eigene Gutschrift-Nummer (GS-YY####)
   • Alle Positionen der Originalrechnung mit negativen Mengen (spiegelt die Rechnung)
   • Status: Entwurf – noch bearbeitbar
4. Im Entwurf kannst du Positionen anpassen (z. B. nur einzelne Positionen gutschreiben)
5. „Finalisieren“ → Gutschrift ist unveränderlich und kann erstattet werden

Betragslimit: Die Summe aller Gutschriften zu einer Rechnung darf den Original-Bruttobetrag nicht überschreiten. RechnungsFee prüft das beim Speichern und Finalisieren.

Rückerstattung buchen

Nach dem Finalisieren:

1. Gutschrift öffnen → „Rückerstattung buchen“
2. Betrag, Datum, Zahlungsart wählen
3. „Bestätigen“

Die Gutschrift wechselt auf bezahlt. Erst jetzt gilt sie als vollständig abgeschlossen.

Buchung im Journal: Die Rückerstattung erscheint als Einnahme mit negativem Betrag (= Erlösminderung in der EÜR). Dies ist die korrekte Darstellung: die ursprüngliche Einnahme wird gemindert.

PDF der Gutschrift

Das PDF-Deckblatt zeigt „Gutschrift“ statt „Rechnung“ und enthält einen Hinweis auf die Originalrechnung:

„Gutschrift zu Rechnung RE-260042“

Vor der Rückerstattung lässt sich die Gutschrift bereits drucken oder per Mail versenden – das Original wird dabei noch nicht archiviert und kein ausgegeben-Flag gesetzt. Erst beim ersten Druck oder Mailversand nach der Buchung der Rückerstattung wird das Original gespeichert (danach erscheinen Kopien mit KOPIE-Wasserzeichen).

Teilgutschrift

Statt alle Positionen zu übernehmen, kannst du im Entwurf einzelne Positionen löschen oder Mengen anpassen. Beispiel: Rechnung über 3 Positionen → Gutschrift nur für Position 2.

Das Betragslimit gilt auch für Teilgutschriften: mehrere Teilgutschriften zur selben Rechnung dürfen in Summe den Originalbrutto nicht überschreiten.

Gutschrift stornieren

Wenn eine Gutschrift fehlerhaft ist, kann sie (solange finalisiert und noch nicht erstattet) storniert werden:

1. Gutschrift öffnen → „Stornieren“
2. Begründung angeben
3. War die Gutschrift bereits erstattet, werden GoBD-konforme Gegenbuchungen im Journal angelegt (die Erlösminderung wird rückgängig gemacht)

Nach dem Storno kann eine neue Gutschrift zur gleichen Rechnung erstellt werden.

Lieferscheine

Lieferscheine dokumentieren die Übergabe von Waren oder die Erbringung einer Leistung – ohne Preisausweis. Sie werden anschließend mit einer Rechnung verknüpft.

Voraussetzung: Lieferscheine müssen unter Einstellungen → Unternehmen → „Lieferscheine aktivieren“ eingeschaltet werden. Danach erscheint „Lieferscheine“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Lieferschein erstellen

1. Lieferscheine → „+ Neuer Lieferschein“
2. Felder ausfüllen:

3. „Entwurf speichern“ oder „Lieferschein erstellen“

Das PDF enthält Positionen mit Menge und Einheit, die gewählte Lieferadresse sowie Felder für Empfangsbestätigung (Datum/Ort + Unterschrift Warenempfänger). Preise und Summen werden nicht ausgedruckt.

Status

Rechnung aus einem Lieferschein erstellen

1. Lieferschein im Detail-Panel öffnen
2. „→ Rechnung erstellen“ klicken
3. RechnungsFee legt eine Ausgangsrechnung (Entwurf) mit allen Positionen des Lieferscheins an – Preise müssen im Entwurf noch ergänzt werden
4. Der Lieferschein wechselt auf Status „Rechnungsentwurf“

Im Detail des Lieferscheins erscheint danach ein Button mit der Rechnungsnummer (z. B. → RE-260042). Klick öffnet die verknüpfte Rechnung direkt.

Lieferschein aus einer Rechnung erstellen (Vorkasse-Workflow)

Beim Vorkasse-Workflow wird die Rechnung zuerst ausgestellt – der Lieferschein folgt erst nach Zahlungseingang:

1. Ausgangsrechnung erstellen und an den Kunden senden
2. Zahlung buchen
3. Ware liefern → Rechnung im Detail-Panel öffnen
4. „→ Lieferschein erstellen“ klicken

RechnungsFee legt automatisch einen Lieferschein an:

• Alle Positionen werden übernommen (Menge, Einheit, Beschreibung)
• Preise erscheinen nicht auf dem Lieferschein-PDF
• Der Lieferschein ist direkt finalisiert (kein Entwurf)

Im Rechnungs-Detail erscheint danach ein Button mit der Lieferscheinnummer (z. B. → LS-260012). Klick öffnet die Lieferscheinübersicht mit dem zugehörigen Lieferschein.

Hinweis: Zu einer Rechnung kann nur ein Lieferschein auf diesem Weg erstellt werden. Der Button ist ausgegraut, sobald bereits ein Lieferschein existiert.

Sammelrechnung aus mehreren Lieferscheinen

Mehrere Lieferscheine desselben Kunden lassen sich zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen:

1. Lieferscheine in der Sidebar öffnen
2. Gewünschte Lieferscheine per Checkbox markieren (nur nicht-abgerechnete sind wählbar)
3. „Sammelrechnung erstellen →“ klicken
4. Leistungszeitraum prüfen – wird aus frühestem und spätestem Lieferschein-Datum vorbelegt
5. Rechnungsdatum bestätigen → „Sammelrechnung erstellen“

Alle markierten Lieferscheine müssen zum gleichen Kunden gehören. Bereits abgerechnete Lieferscheine sind nicht wählbar.

Beleganhang

An Eingangsrechnungen kann ein Beleg (PDF, JPG, PNG) angehängt werden:

• Drag & Drop auf die Rechnung oder „Beleg hochladen“
• „Beleg öffnen“ → Inline-Viewer
• SHA256-Hash wird gespeichert (GoBD-Anforderung)

PDF/A-Archivierung

Sobald du einen Beleg anhängst, erstellt RechnungsFee automatisch eine PDF/A-3-Version – ein genormtes Langzeitarchiv-Format, das garantiert, dass die Datei auch in 10 Jahren noch geöffnet werden kann.

Wenn die Archivdatei bereit ist, erscheint unter dem Dateinamen der Link „✓ PDF/A-3 (GoBD-Archiv)“. Ein Klick öffnet diese Version.

Die Originalversion bleibt immer erhalten und ist weiterhin über den Dateinamen erreichbar.

Tastaturkürzel

Das Kürzel funktioniert innerhalb der App – auch wenn gerade eine andere Seite geöffnet ist.