RechnungsFee

Journal & Buchungen

Das Journal erfasst alle Einnahmen und Ausgaben GoBD-konform. Einträge sind nach dem Tagesabschluss unveränderlich.

Tipp – Fixkosten und Daueraufträge: Nutze Buchungsvorlagen um wiederkehrende Ausgaben (Miete, Leasing, Telefonrechnung) mit einem Klick zu buchen oder das Eingangsrechnungsformular automatisch vorzufüllen.

Buchung erstellen

  1. Journal → „+ Buchung“
  2. Felder:
Feld Hinweis
Art Einnahme oder Ausgabe
Betrag (brutto) Gesamtbetrag inkl. USt
USt-Satz Wird automatisch aus der Kategorie vorgeschlagen
Datum Buchungsdatum – wird automatisch mit dem heutigen Datum vorbelegt, außer wenn der aktuelle Filter einen Zeitraum zeigt, der heute nicht enthält (z. B. Vorjahr, vergangener Monat) – dann bleibt das Feld leer und muss bewusst eingetragen werden
Zahlungsart Bar / Karte / PayPal / Überweisung
Kategorie Pflicht – bestimmt die steuerliche Zuordnung; optional mit SKR03/04-Kontonummer (→ Buchungsanzeige)
Beschreibung Freitext
Belegnummer Wird automatisch vergeben
Externe Belegnr. Eigene Referenz (z. B. Lieferanten-Belegnummer)
  1. „Speichern“

Splitbuchung

Für Einkäufe mit mehreren Kategorien (z. B. Büromaterial + Hardware):

  • „Splitbuchung“ aktivieren
  • Mehrere Zeilen mit je Betrag und Kategorie anlegen
  • Summe muss dem Gesamtbetrag entsprechen

Beleg anhängen

Wie bei Rechnungen lässt sich auch direkt im Journal ein Beleg (PDF, JPEG, PNG oder TIFF) an eine Buchung hängen – über das Feld „Beleg“ im Buchungsformular. Nützlich z. B. für:

  • Buchhaltung, die Einnahmen/Ausgaben direkt bucht statt über den Eingangsrechnungs-Import
  • Darlehenskontoauszug oder Zinsbescheinigung bei Abschlussbuchungen
  • eigene Berechnungsnotizen (z. B. Aufstellung der gefahrenen Kilometer, Ermittlung des Eigenverbrauchs, Berechnung des gewerblichen Stromkosten-Anteils) – zur späteren Nachvollziehbarkeit

Bei einer Splitbuchung gilt der hochgeladene Beleg für die gesamte Buchung (alle Positionen gemeinsam), da er fachlich einem einzigen Vorgang entspricht.

Bereits gespeicherte Buchung bearbeiten: Beim Öffnen einer Buchung zum Bearbeiten (innerhalb des 5-Minuten-Fensters, siehe unten) lässt sich ein vorhandener Beleg ansehen (Klick auf den Dateinamen) oder mit „✕“ entfernen. Ist die Buchung bereits festgeschrieben (immutable), kann kein Beleg mehr angehängt oder entfernt werden – GoBD-Buchungen sind unveränderlich.

Schnellbuchungen

Presets für häufig wiederkehrende, manuelle Bar-Buchungen (z. B. Tankquittung, Parkschein, Portokasse) – ohne Automatik, ohne Termin. Zu unterscheiden von den Buchungsvorlagen, die für terminierte/wiederkehrende Buchungen (Dauerauftrag, erwartete Eingangsrechnungen) gedacht sind.

Bei jeder Schnellbuchung sind Kategorie, Zahlungsart und Buchungstext fest hinterlegt – beim eigentlichen Buchen sind nur noch Betrag und Datum einzugeben.

Verwendung

Die Presets erscheinen als kleine Buttons (⚡ Name) direkt neben „+ Neue Buchung“ im Journal. Ein Klick öffnet den Buchungsdialog bereits ausgefüllt – nur Betrag und Datum fehlen noch.

Anlegen / Bearbeiten / Löschen

Über das ⚙-Symbol neben den Presets (oder den Button „⚡ Schnellbuchung anlegen“, solange noch keine existieren) öffnet sich die Verwaltung:

Feld Bedeutung
Name Beschriftung des Buttons (z. B. „Tankquittung“)
Art Einnahme oder Ausgabe
Kategorie Steuerliche Zuordnung
Zahlungsart Bar / Karte / Bank / PayPal
Buchungstext Wird als Beschreibung in die Buchung übernommen

Es gibt keine separate Einstellungsseite – die Verwaltung sitzt bewusst direkt im Journal, wo die Presets auch benutzt werden.

Buchung bearbeiten (5-Minuten-Fenster)

Innerhalb von 5 Minuten nach dem Speichern kannst du eine Buchung direkt korrigieren:

  1. Buchung in der Liste anklicken
  2. „✏️ Bearbeiten“ erscheint in der Aktionsleiste (nur innerhalb des Zeitfensters)
  3. Felder anpassen → „Speichern“

Nach Ablauf der 5 Minuten erzeugt RechnungsFee automatisch einen Storno-Gegeneintrag und eine neue korrigierte Buchung – so bleibt die Buchungshistorie lückenlos nachvollziehbar (GoBD).

Rechnungsbuchungen und bereits stornierte Einträge haben keinen Bearbeiten-Button.

Buchung stornieren

Buchung öffnen → „Stornieren“ → Gegenbuchung wird automatisch angelegt. Die Original-Buchung bleibt sichtbar (GoBD: Unveränderlichkeit).

Buchungsgruppen

Wird eine Buchung storniert oder nach Ablauf des 5-Minuten-Fensters korrigiert, entstehen mehrere zusammengehörige Journaleinträge: die Original-Buchung, der Storno-Gegeneintrag und ggf. eine neue korrigierte Buchung. RechnungsFee verknüpft diese intern über eine gemeinsame Gruppen-ID, statt sie nur über den Buchungstext zu erkennen.

„🔗 Kette anzeigen“ – erscheint als blaue Markierung an Buchungen, die Teil einer solchen Korrektur-Kette sind. Ein Klick filtert die Journal-Liste gezielt auf genau diese zusammengehörigen Einträge (unabhängig vom sonst gesetzten Zeitraum-, Kategorie- oder Art-Filter) – so lässt sich eine Korrektur lückenlos nachvollziehen, auch wenn die Neubuchung ein abweichendes Datum trägt. Ein blaues Banner zeigt an, dass der Ketten-Filter aktiv ist; per Klick lässt er sich wieder verlassen.

Anders als im Rechnungs-Detailpanel (→ Zahlung korrigieren) werden Korrektur-Ketten im Journal nicht automatisch eingeklappt – die Journal-Ansicht bleibt bewusst die vollständige, tabellarische Ledger-Ansicht mit allen Buchungen einzeln sichtbar.

Dokumentübergreifende Ketten (Ersatzrechnung)

Wird eine bezahlte Rechnung storniert und über eine Ersatzrechnung ersetzt, gehört die Zahlung der Ersatzrechnung zur selben Buchungsgruppe wie die Original-Zahlung und deren Storno – auch wenn es sich um zwei verschiedene Rechnungsdokumente handelt. Das gilt unabhängig davon, ob die Zahlung über „Zahlung erfassen“ oder über den Bank-Import gebucht wurde. Im Rechnungs-Detailpanel erscheint diese Kette dann bei beiden Rechnungen (Original und Ersatzrechnung) gemeinsam unter „Verknüpfte Journalbuchungen“.

Rechnungsbezug

Zahlungsbuchungen die aus dem Rechnungs-Dialog stammen, zeigen die Rechnungsnummer als Verweis. Diese Einträge können nicht manuell storniert oder per Mail versendet werden – Storno nur über die Rechnung selbst.

Tagesabschluss

Pflicht für GoBD-konforme Kassenbücher (gilt nur für Bar-Buchungen).

  1. Journal → „Tagesabschluss“
  2. Gezählten Kassenbestand eingeben
  3. Differenz zu Soll-Bestand wird angezeigt
  4. Bei Differenz: Begründung eingeben (Pflicht)
  5. „Abschluss erstellen“ → unveränderlich gesperrt, PDF-Export möglich

Nach dem Abschluss können keine Bar-Buchungen für diesen Tag mehr geändert werden.

Erinnerungs-Banner

RechnungsFee zeigt oben einen gelben Hinweis wenn Bar-Buchungen ohne Tagesabschluss vorhanden sind. Wer nie bar bucht, bekommt die Meldung nie. Bei mehreren offenen Tagen wird das älteste Datum angezeigt – nach dem Abschluss erscheint ggf. das nächste.

Filter & Suche

Das Journal lässt sich filtern nach:

  • Monat, Tag, Zeitraum oder Jahr
  • Art (Einnahme / Ausgabe)
  • Kategorie
  • Zahlungsart (Bar / Unbar)

Nachbuchungen zum Jahreswechsel

Wenn du im neuen Jahr noch Buchungen für das Vorjahr erfassen musst (z. B. AfA, Eigenverbrauch, 10-Tages-Regel), stelle den Filter zuerst auf den entsprechenden Vorjahreszeitraum ein. Das Datumsfeld bleibt dann beim Erstellen einer neuen Buchung leer – so kannst du das korrekte Vorjahres-Datum nicht versehentlich vergessen.

Nur bebuchte Kategorien

Direkt neben dem Kategorie-Dropdown sitzt der Toggle „Nur bebuchte“. Wenn aktiv, zeigt die Auswahlliste nur Kategorien die mindestens eine Buchung haben – leere Kategorien werden ausgeblendet. Das erleichtert Prüf- und Abstimmarbeiten (z. B. vor der UStVA oder EÜR), weil du dich nur durch tatsächlich verwendete Konten klickst.

Stornierte Buchungen zählen mit – eine Kategorie bleibt sichtbar auch wenn der Saldo null ist.

Alle aktiven Filter werden beim Export übernommen.

Journal-Export (PDF / CSV)

Die Buttons 📄 PDF und CSV sind immer oben rechts im Journal sichtbar – unabhängig vom gesetzten Filter.

Was wird exportiert?

Es werden genau die Buchungen exportiert, die der aktuellen Filterauswahl entsprechen: Zeitraum, Art, Kategorie und Zahlungsart werden berücksichtigt.

Filterangaben im Export

Der Export dokumentiert welche Filter beim Erstellen aktiv waren:

  • PDF: Graue Zeile direkt unter dem Zeitraum-Titel, z. B.
    Filter: Nur Einnahmen · Kategorie: Betriebseinnahmen · Nur Unbar
  • CSV: Erste Zeile vor dem Spalten-Header:
    Filter:;Nur Einnahmen · Kategorie: Betriebseinnahmen · Nur Unbar

Sind keine Filter gesetzt, steht „Alle Buchungen“.

PDF-Inhalt

Spalte Beschreibung
Datum Buchungsdatum
Beleg-Nr. Interne Belegnummer
Beschreibung Buchungstext
Kategorie Steuerliche Kategorie
Zahlung Zahlungsart
Netto Nettobetrag
USt % Steuersatz
USt Umsatzsteuer-Betrag
Brutto Bruttobetrag (Vorzeichen: − bei Ausgaben)

Am Ende des PDFs: Einnahmen · Ausgaben · Saldo über die volle Seitenbreite.

CSV-Inhalt

Semikolon-getrennt, UTF-8 mit BOM (direkt in Excel öffnen).
Spalten: Datum, Beleg-Nr., Beschreibung, Kategorie, Zahlungsart, Art, Netto (EUR), USt %, USt (EUR), Brutto (EUR).

Kassenbuch-Export (Bar-Kasse)

Für das Steuerbüro kann ein druckfertiges Kassenbuch als PDF oder CSV exportiert werden.

Voraussetzung: Filter „Nur Bar“ muss aktiv sein – der Button „Kassenbuch“ erscheint dann in der Aktionsleiste.

Export starten

  1. Zeitraum einstellen (Monat, Datum oder Jahr)
  2. Zahlungsart-Filter auf „Nur Bar“ setzen
  3. „Kassenbuch“ → PDF oder CSV wählen

Inhalt des Exports

Spalte Beschreibung
Datum Buchungsdatum
Beleg-Nr. Interne Belegnummer
Beschreibung Buchungstext
Kategorie Steuerliche Kategorie
Einnahme Betrag bei Einnahme
Ausgabe Betrag bei Ausgabe
Kassenstand Laufender Kassenstand

Das PDF enthält außerdem:

  • Anfangsbestand (aus dem letzten Tagesabschluss vor dem Zeitraum)
  • Endbestand
  • Betriebssitz und Exportdatum vorausgefüllt
  • Unterschrift: gezeichnete Unterschrift aus den Unternehmenseinstellungen – oder Unterschriftslinie als Fallback

Unterschrift hinterlegen

Die Unterschrift wird in den Unternehmenseinstellungen → Unterschrift einmalig gezeichnet und danach automatisch in alle PDFs übernommen (Kassenbuch, Tagesabschluss, EKS).