RechnungsFee

Häufige Fragen

Allgemein

Wo werden meine Daten gespeichert? Lokal auf deinem Rechner – keine Cloud, keine Server. Pfad:

  • Windows: %APPDATA%\RechnungsFee\
  • Linux: ~/.local/share/RechnungsFee/
  • macOS: ~/Library/Application Support/RechnungsFee/

Gibt es automatische Backups? Ja – beim Beenden der App und vor jeder Datenbank-Migration wird automatisch ein lokaler DB-Snapshot angelegt (max. 5 Kopien). Zusätzlich kann unter Backup → „Automatisches Backup beim Beenden“ ein externes Ziel (NAS, USB, Netzlaufwerk) konfiguriert werden – das externe Backup enthält Datenbank und alle Belege, ist AES-256-GCM-verschlüsselt und läuft automatisch beim App-Ende mit.

Was ist der Unterschied zwischen lokalem Snapshot und externem Backup? Lokale Snapshots liegen auf derselben Festplatte wie die Originaldaten – sie schützen vor Programmfehlern, aber nicht vor Hardware-Ausfall, Diebstahl oder Ransomware. Das externe Backup liegt auf einem anderen Gerät (NAS, USB) und ist verschlüsselt – es ist die eigentliche Datensicherung. Siehe Backup & Wiederherstellung für eine vollständige Erklärung.

Ich habe das Backup-Passwort vergessen – kann ich das externe Backup noch öffnen? Nein. Das Passwort wird nirgendwo gespeichert. Ohne Passwort ist eine verschlüsselte .zip.enc-Datei nicht wiederherstellbar. Lokale Snapshots (.db-Dateien im backups/-Ordner) sind davon nicht betroffen – sie sind nicht verschlüsselt und können direkt wiederhergestellt werden.

Kann ich mit Buchungsvorlagen auch Einnahmen erfassen? Ja – seit v0.3.13. Beim Anlegen einer Vorlage den Umschalter auf 📥 Einnahme setzen. Die Kategorienliste zeigt dann die passenden Erlös-Kategorien (z. B. Eigenverbrauch, Sonstige Einnahmen). Typische Anwendungsfälle: monatlicher Eigenverbrauch Telefon, Sachentnahmen Waren. Siehe Buchungsvorlagen → Einnahmen-Vorlagen.

Muss ich jeden Laptop / PC einzeln ins Anlagenverzeichnis eintragen? Kommt darauf an:

  • Bis 800 € netto: Echtes Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG, §6 Abs. 2 EStG) – direkt im Journal mit der Kategorie „Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)“ buchen, sofort vollständig abzugsfähig, kein Eintrag im Anlagenverzeichnis nötig.
  • EDV-Hardware unabhängig vom Preis (PC, Laptop, Tablet, Smartphone, Drucker): Wahlrecht auf Nutzungsdauer 1 Jahr (BMF 26.02.2021, §7 Abs. 1 EStG) – das ist kein GWG, das Gerät muss trotzdem ins Anlagenverzeichnis (Anlage AVEÜR), nur mit ND=1. Zweistufig buchen: Kauf im Journal mit Kategorie „EDV / Software (Sofortabschreibung)“, zusätzlich das Gerät im Anlagenverzeichnis mit Nutzungsdauer 1 Jahr anlegen – dann fließt die volle AfA automatisch im Kaufjahr in die EÜR ein.
  • Alles andere über 800 € netto: normales Anlagenverzeichnis mit realistischer Nutzungsdauer.

Unterstützt RechnungsFee die Soll-Versteuerung? Für deine eigenen Umsätze (was du verkaufst): Nein – RechnungsFee arbeitet hier ausschließlich mit der Ist-Versteuerung nach § 20 UStG (Besteuerung nach vereinnahmten statt vereinbarten Entgelten). EÜR, UStVA und GuV basieren auf deinen Ausgangsumsätzen weiterhin auf dem Zahlungsdatum, nicht dem Rechnungsdatum. Die Ist-Versteuerung muss beim Finanzamt beantragt werden (Antrag ist bei den meisten Freiberuflern/Kleinunternehmern formlos möglich) – im Zweifel mit deinem Steuerbüro absprechen, ob du dafür berechtigt bist.

Für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen gilt seit dem 01.10.2026 eine wichtige Ausnahme: Die Vorsteuer ist nach § 15 UStG immer schon mit Rechnungseingang abzugsfähig – unabhängig vom Zahlungsdatum und unabhängig davon, ob du selbst Ist- oder Soll-versteuerst (das betrifft nur deine eigene USt-Schuld, nicht den Vorsteuerabzug; hier gibt es kein Wahlrecht). Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum ab dem 01.10.2026 fließen deshalb bereits bei der Finalisierung mit ihrer Vorsteuer in die UStVA ein, auch wenn sie noch nicht bezahlt sind – dafür ist ab diesem Datum bereits bei der Finalisierung eine Kategorie nötig (vorher erst bei der Zahlung). Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum vor dem 01.10.2026 sind davon nicht betroffen und laufen unverändert über das Zahlungsdatum. Die EÜR bleibt von dieser Änderung komplett unberührt (weiterhin Zufluss-/Abflussprinzip §11 EStG).

Ich steige mitten im Geschäftsjahr auf RechnungsFee um – wie erfasse ich Anfangsbestände? RechnungsFee kennt keine Bilanzkonten und keinen Saldenvortrag (kein Bilanz-, sondern ein EÜR-Programm) – Anfangsbestände lassen sich trotzdem einfach abbilden:

  • Kassenbestand: Wurde der Kassenbestand-Schritt im Setup-Assistenten übersprungen oder falsch gesetzt, einfach eine manuelle Journal-Buchung nachtragen: Art Einnahme, Zahlungsart Bar, Kategorie „Privateinlage“, Betrag = tatsächlich gezählter Bestand, Datum = Starttag. Die Kategorie „Privateinlage“ fließt nicht als Betriebseinnahme in die EÜR ein (nur Hinweiszeile 107) – verfälscht also nichts. Der Kassenbuch-Anfangsbestand wird automatisch aus allen Bar-Buchungen vor dem gewählten Zeitraum berechnet, egal ob diese vom Setup-Wizard oder manuell angelegt wurden.
  • Offene Rechnungen / Verbindlichkeiten aus der Zeit vor dem Umstieg: Ganz normal als Rechnung bzw. Eingangsrechnung mit dem ursprünglichen (Vergangenheits-)Datum anlegen und als „unbezahlt“ stehen lassen. Da erst der tatsächliche Zahlungseingang bucht (Ist-Versteuerung), verfälscht eine offene Alt-Ausgangsrechnung weder EÜR noch UStVA – sie erscheint einfach korrekt im Kontokorrent als offener Posten, bis sie beglichen wird. Für offene Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum ab dem 01.10.2026 gilt das nur noch für die EÜR – die Vorsteuer zählt bereits bei der Finalisierung in der UStVA, unabhängig vom Zahlungsstatus (siehe oben, Soll-Prinzip §15 UStG).

Ein „automatischer Übertrag ins Folgejahr“ ist nicht nötig: Der Kassenbestand läuft über die Tagesabschluss-Kette automatisch weiter (Endbestand Tag N = Anfangsbestand Tag N+1), und EÜR/UStVA/GuV werden ohnehin jedes Jahr frisch aus den Journalbuchungen berechnet.

Rechnungen

Kann ich eine bereits gesendete Rechnung ändern? Nein – ausgegeben Rechnungen sind GoBD-konform gesperrt. Fehler korrigieren über Stornieren → neue Rechnung erstellen.

Warum erscheint keine USt auf meiner Rechnung? Entweder ist §19 UStG (Kleinunternehmer) aktiviert, oder der USt-Satz der Position ist 0%.

Wie stelle ich eine Rechnung auf Netto (B2B)? Beim Kunden die USt-ID eintragen oder ZUGFeRD aktivieren → Rechnung erscheint automatisch als Nettorechnung.

Der Giro-Code zeigt zwei QR-Codes – warum? Wenn auf der Rechnung Skonto hinterlegt ist, erscheinen zwei QR-Codes: links der Skonto-Betrag mit Frist, rechts der Vollbetrag. Kunde scannt den passenden Code je nachdem wann gezahlt wird.

Lieferscheine

Wo aktiviere ich Lieferscheine? Unter Einstellungen → Unternehmen → Abschnitt „Lieferscheine“ → Checkbox aktivieren. Danach erscheint „Lieferscheine“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Wie unterscheidet sich ein Lieferschein von einer Rechnung? Ein Lieferschein enthält keine Preise – nur Beschreibung, Menge und Einheit. Er dokumentiert die Übergabe von Waren und wird nachträglich mit einer Rechnung verknüpft.

Kann ich aus mehreren Lieferscheinen eine einzige Rechnung machen? Ja – in der Lieferschein-Übersicht die gewünschten Lieferscheine per Checkbox markieren und „Sammelrechnung erstellen →“ klicken. Alle Lieferscheine müssen vom selben Kunden stammen und noch nicht abgerechnet sein.

Ich schreibe erst die Rechnung (Vorkasse) und liefere danach – geht das? Ja – finalisierte Ausgangsrechnung öffnen und „→ Lieferschein erstellen“ klicken. RechnungsFee legt den Lieferschein mit allen Positionen (ohne Preise) an. Zu einer Rechnung kann nur ein Lieferschein auf diesem Weg erstellt werden.

Kann ich eine Lieferadresse hinterlegen, die von der Rechnungsadresse abweicht? Ja – im Kundenstamm den Tab „Lieferadressen“ öffnen und beliebig viele Adressen anlegen. Beim Erstellen eines Lieferscheins kann die Lieferadresse ausgewählt werden und erscheint im PDF.

Import

Welche Formate werden beim Import erkannt? ZUGFeRD (PDF+XML), XRechnung (UBL/CII XML), Plain-PDF (Texterkennung), POS-Kassenbons (Thermaldrucker).

Felder werden beim Import falsch erkannt (amber markiert)? Amber-markierte Felder haben niedrige Erkennungssicherheit. Bitte vor dem Speichern prüfen und ggf. korrigieren.

Linux

Die App startet nicht / stürzt sofort ab (Arch/CachyOS)? Bekanntes Problem mit gebündelten System-Bibliotheken. Bitte ein Issue mit der Ausgabe von coredumpctl info eröffnen.

Mausrad-Scrollen funktioniert nicht (Linux Mint Cinnamon)? Seit v0.2.6 behoben. Falls das Problem weiterhin besteht: Issue melden.

macOS

„App ist beschädigt und kann nicht geöffnet werden“

xattr -cr /Applications/RechnungsFee.app

Oder: Rechtsklick auf die App → Öffnen → Öffnen bestätigen.

Testdaten löschen / Neustart

Ich habe die App zum Testen genutzt und möchte mit einer leeren Datenbank neu starten – was muss ich löschen?

RechnungsFee beendet und dann folgende Dateien und Ordner löschen:

Was Inhalt
rechnungsfee.db Alle Buchungen, Rechnungen, Stammdaten
uploads/ Hochgeladene Belege und PDF-Anhänge
backups/ Lokale DB-Snapshots (optional)

Die Dateien liegen im Datenordner der App:

  • Windows: %APPDATA%\RechnungsFee\ (in Explorer eingeben)
  • Linux: ~/.local/share/RechnungsFee/
  • macOS: ~/Library/Application Support/RechnungsFee/

Nach dem Löschen startet RechnungsFee beim nächsten Start automatisch den Setup-Assistenten.

⚠️ Hinweis: Das Löschen ist unwiderruflich. Wenn du echte Daten hast, vorher ein Backup anlegen (Backup → Jetzt sichern).

Kann ich nur die Testbuchungen löschen, ohne alles zurückzusetzen?

Nein – RechnungsFee hat keine Funktion zum selektiven Löschen von Buchungen (GoBD: Unveränderlichkeit). Die einzige Möglichkeit für einen sauberen Neustart ist das Löschen der gesamten Datenbank.

Bleiben meine Einstellungen (Logo, Stammdaten) nach dem Löschen erhalten?

Nein – alle Daten stecken in rechnungsfee.db, einschließlich Stammdaten, Logo-Pfad und Einstellungen. Nach dem Löschen beginnt der Setup-Assistent von vorn.

Tastaturkürzel

Kürzel Aktion
Strg+F Suchfeld auf der aktuellen Seite fokussieren (funktioniert auf allen Seiten mit Suchfunktion)
Strg+Shift+E Direkt zu Eingangsrechnungen

Fehler melden

Bitte ein Issue auf GitHub anlegen: github.com/nicolettas-muggelbude/RechnungsFee/issues

Hilfreich sind:

  • Betriebssystem und Version
  • RechnungsFee-Version (zu finden unter Info)
  • Schritte zum Reproduzieren
  • Screenshot oder Fehlermeldung