Proforma-Rechnungen

Eine Proforma-Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung vor Lieferung (Vorkasse). Sie ist kein steuerrechtliches Dokument und erscheint nicht in der EÜR oder UStVA – das erledigt die echte Rechnung, die nach Zahlungseingang automatisch erzeugt wird.

Voraussetzung: Unter Einstellungen → Unternehmen → „Proforma-Rechnungen aktivieren“ einschalten. Danach erscheint „Proforma“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Typischer Ablauf

Angebot (bestätigt)  →  Proforma  →  Zahlung eingegangen  →  Rechnung (Entwurf, bezahlt)

Eine Proforma kann auch ohne Angebot direkt neu erstellt werden.

Proforma erstellen

Direkt (ohne Angebot)

1. Proforma → „+ Neue Proforma“
2. Felder ausfüllen:

3. „Entwurf speichern“ oder „Proforma erstellen“

Aus einem Angebot

1. Angebot öffnen → Status auf „Akzeptiert“ setzen
2. „→ Proforma“ klicken
3. RechnungsFee legt eine Proforma mit allen Positionen des Angebots an und setzt Zahlungsziel automatisch
4. Die Proforma-Übersicht öffnet sich gefiltert auf dieses Dokument

Sobald eine Proforma zu einem Angebot existiert, sind „→ Rechnung“ und „→ Lieferschein“ am Angebot gesperrt. Die Abrechnung läuft ausschließlich über die Proforma.

Entwurf

Eine Proforma kann als Entwurf gespeichert werden – ohne Nummer, ohne Außenwirkung.

• Im Detail-Panel erscheint ein amber-Banner mit „Finalisieren“-Button
• Solange im Entwurf-Zustand: PDF öffnen, E-Mail, Drucken und „Zahlung eingegangen“ sind gesperrt

PDF & Zahlungsblock

Das Proforma-PDF enthält:

• Titel „Proforma-Rechnung PRF-…“
• Vollständigen Zahlungsblock mit IBAN, Betrag und Zahlungsziel
• Kein Skonto (nicht sinnvoll bei Vorkasse)
• Keine Unterschrift

Liste & Filter

Die Proforma-Übersicht bietet:

Kennzahlen (oben): Proformas gesamt · Offen (blau) · Abgerechnet (grün)

Herkunftsbezug

Wurde eine Proforma aus einem Angebot oder Auftrag erstellt, erscheint direkt hinter der Proforma-Nummer ein kleines Badge:

PRF-260003 aus ANG-260001

Eine direkt erstellte Proforma zeigt kein Badge.

Status & Übersicht

Zeilen mit überfälligem Status sind in der Liste amber hervorgehoben.

Zahlung eingegangen

Sobald der Kunde gezahlt hat:

1. Proforma im Detail-Panel öffnen
2. „✓ Zahlung eingegangen“ klicken
3. Im grünen Formular wählen:
   • Zahlungsart: Bank · PayPal · Karte · Bar
   • Zahlungsdatum (Standard: heute)
4. „✓ Zahlung buchen & Rechnung erstellen“ klicken

RechnungsFee erledigt automatisch:

• Erstellt eine Ausgangsrechnung als Entwurf mit allen Positionen der Proforma
• Bucht den Zahlungseingang im Journal mit der gewählten Zahlungsart
• Markiert die Rechnung als bezahlt
• Öffnet die Rechnung direkt zur Prüfung und Finalisierung

Die Rechnung ist zunächst ein Entwurf – prüfen, ggf. Leistungsdatum ergänzen, dann „Finalisieren“. Danach ist sie GoBD-konform unveränderlich und der Kunde erhält sie als offiziellen Zahlungsbeleg.

Einschränkungen bei abgerechneter Proforma

Sobald eine Rechnung aus der Proforma erstellt wurde (Status „Abgerechnet“), sind gesperrt:

• Bearbeiten – die Proforma kann nicht mehr verändert werden
• Löschen – gesperrt solange eine Rechnung existiert

Tooltip: „Bereits eine Rechnung vorhanden“

Proforma löschen

Eine Proforma kann gelöscht werden solange noch keine Rechnung daraus erstellt wurde.
Wurde bereits eine Rechnung erzeugt (Status „Abgerechnet“), ist das Löschen gesperrt.

Beim Löschen wird die Verlinkung zum Angebot automatisch zurückgesetzt – der Angebot-Workflow steht danach wieder offen.

Zusammenspiel mit anderen Dokumenten

Hinweise

• Kein Buchhaltungsdokument – Proformas erscheinen nicht in EÜR, UStVA oder Journal; nur die daraus erzeugte Rechnung wird steuerlich relevant
• Kein ZUGFeRD – Proformas werden nie als ZUGFeRD/XRechnung ausgeliefert; die erzeugte Rechnung bekommt ZUGFeRD automatisch wenn der Kunde ZUGFeRD aktiv hat
• Nummernkreis PRF-JJNNNN – konfigurierbar unter Einstellungen → Nummernkreise