RechnungsFee

Unterjähriger Start

Du fängst nicht am 1. Januar mit RechnungsFee an, sondern mitten im Jahr? Dann hängt das Vorgehen davon ab, ob du neu gründest oder aus einem anderen Programm (oder Excel, Papier) umsteigst.

RechnungsFee ist ein EÜR-Programm ohne Bilanzkonten und ohne Saldenvortrag. Es gibt deshalb keine „Eröffnungsbuchung“ – alles, was RechnungsFee über die Zeit vor deinem Start wissen muss, kommt über normale Buchungen, Rechnungen und das Anlagenverzeichnis hinein.

Neugründung mitten im Jahr

Wenn dein Unternehmen erst jetzt startet, gibt es nichts nachzuholen:

  1. Setup-Assistent durchlaufen (Erste Schritte), als Kassenbestand den Betrag am Gründungstag eintragen (meist 0,00 €).
  2. Privat bezahlte Gründungskosten (z. B. Laptop, Gewerbeanmeldung) mit ihrem tatsächlichen Datum buchen – auch wenn es vor dem Gründungstag liegt.
  3. Anschaffungen über 800 € netto zusätzlich ins Anlagenverzeichnis eintragen.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) im Gründungsjahr: Im ersten Jahr gilt die Grenze von 25.000 € Umsatz. Die Dashboard-Warnung rechnet mit der Grenze für das laufende Jahr (100.000 €) und warnt im Gründungsjahr deshalb nicht rechtzeitig. Behalte deinen Umsatz selbst im Blick.

Umstieg aus einem anderen Programm

Checkliste

# Schritt Wo
1 Stichtag festlegen –
2 Einrichten, Kassenbestand am Stichtag Setup-Assistent
3 Nummernkreise fortführen Einstellungen → Nummernkreise
4 Kunden, Lieferanten, Artikel übernehmen Datenübernahme
5 Offene Rechnungen übernehmen Datenübernahme → Rechnungen & Belege
6 Anlagevermögen erfassen AVEÜR
7 Buchungen vor dem Stichtag – einen der drei Wege wählen siehe unten
8 Altdaten sichern Altsystem

1. Stichtag festlegen

Nimm einen Monatsanfang, am besten passend zu deinem Voranmeldungszeitraum (z. B. 1. Juli bei vierteljährlicher UStVA). Dann gehört jede Voranmeldung eindeutig entweder zum Altsystem oder zu RechnungsFee.

2. Einrichten und Kassenbestand

Im Setup-Assistenten als Kassenbestand den gezählten Bestand am Stichtag eintragen. Hast du den Schritt übersprungen, findest du in den Häufigen Fragen, wie du ihn nachträgst.

Bankkonten haben in RechnungsFee keinen Anfangssaldo – hier ist nichts zu tun.

3. Nummernkreise fortführen

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. Unter Einstellungen → Nummernkreise bei „Ausgangsrechnung“ das Format an dein bisheriges Schema anpassen und die Nächste Nummer auf die Nummer nach deiner letzten Rechnung im Altsystem setzen. Dasselbe gilt für Angebote, Gutschriften usw., falls du sie bisher nummeriert hast.

Wichtig: keine Nummer doppelt vergeben. Wenn du alte Rechnungen mit ihren Originalnummern übernimmst (Schritt 5), muss der Zähler danach höher stehen als die höchste übernommene Nummer.

4. Stammdaten übernehmen

Kunden, Lieferanten und Artikel per CSV importieren – siehe Datenübernahme. Das zuerst machen, damit die Rechnungen in Schritt 5 den richtigen Kunden zugeordnet werden.

5. Offene Rechnungen übernehmen

Ausgangsrechnungen, die am Stichtag noch nicht (vollständig) bezahlt sind, mit Originalnummer und Originaldatum übernehmen:

Sie stehen dann in den offenen Posten und im Kontokorrent. Gemahnt werden kann aus RechnungsFee nicht, weil das Original im Altsystem entstanden ist. Bucht erst die Zahlung, zählt der Betrag in EÜR und UStVA – also im richtigen Zeitraum.

Bereits geschriebene Rechnungen erfassen, ohne eine neue Rechnung zu erzeugen

Eine Rechnung, die du schon im Altsystem, in Word/Excel oder von Hand geschrieben und verschickt hast, darf nicht noch einmal aus RechnungsFee ausgestellt werden – sonst gibt es zwei Rechnungen über dieselbe Leistung. So erfasst du sie nur als Datensatz:

  1. Einstellungen → Unternehmen → Funktionen → „Datenübernahme aktivieren“ (ohne diesen Schalter gibt es die Option nicht).
  2. Rechnungen → Neue Ausgangsrechnung, Haken bei „Extern erstellte Rechnung (Altbestand)“ setzen.
  3. Originalnummer, Originaldatum und die Positionen mit den Originalbeträgen eintragen.
  4. Speichern, dann Zahlungen (auch Teilzahlungen) mit ihrem tatsächlichen Datum erfassen.
  5. Das Original-PDF im Detailbereich unter Beleg anhängen.

RechnungsFee erzeugt für so gekennzeichnete Rechnungen kein eigenes PDF, keine E-Mail und keine Mahnung. Zahlungen, Umsatzsteuer, offene Posten und Kontokorrent laufen ganz normal. Den Haken vergessen? Solange die Rechnung aus RechnungsFee noch nicht gedruckt oder versendet wurde, lässt sich die Kennzeichnung im Detailbereich nachträglich setzen. Viele Rechnungen auf einmal gehen per CSV über Datenübernahme → Rechnungen & Belege – mehr dazu unter Datenübernahme.

Bereits bezahlte Rechnungen aus der Zeit vor dem Stichtag nur so erfassen, wenn du Weg A (unten) gehst. Bei Weg B stecken ihre Zahlungen schon in den Monatssummen und würden sonst doppelt zählen.

Offene Eingangsrechnungen genauso erfassen. Beachte: Bei Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum ab dem 01.10.2026 zählt die Vorsteuer schon bei der Finalisierung (§ 15 UStG). Liegt das Rechnungsdatum vor deinem Stichtag, hast du diese Vorsteuer meist bereits im Altsystem angemeldet.

6. Anlagevermögen

Alle Wirtschaftsgüter, die noch nicht vollständig abgeschrieben sind, mit Original-Kaufdatum, Kaufpreis und Nutzungsdauer ins Anlagenverzeichnis eintragen. RechnungsFee berechnet daraus die AfA des ganzen Jahres.

Bucht dein Altsystem für das laufende Jahr ebenfalls AfA, zählt sie sonst doppelt. Weicht deine bisherige Abschreibung von der Berechnung in RechnungsFee ab (andere Methode, Sonderabschreibung), sprich das mit deinem Steuerbüro ab.

7. Buchungen vor dem Stichtag

EÜR und Umsatzsteuer-Jahreserklärung brauchen das ganze Jahr. Für die Monate vor dem Stichtag hast du drei Möglichkeiten:

Weg Was du tust Ergebnis
A – vollständig nacherfassen Rechnungen und Belege per CSV übernehmen, Kontoumsätze ab 1. Januar per Bank-Import einlesen und zuordnen EÜR, Jahres-USt und Auswertungen vollständig und belegbar – am meisten Aufwand
B – Monatssummen je Monat und Kategorie eine Sammelbuchung aus der Auswertung des Altsystems EÜR und Jahres-USt vollständig, Einzelbelege bleiben im Altsystem
C – getrennt lassen in RechnungsFee nur ab dem Stichtag buchen EÜR und Jahres-USt aus RechnungsFee decken nur einen Teil des Jahres ab – du (oder dein Steuerbüro) führst beide Teile für die Erklärung zusammen

Hinweise zu Weg B:

  • Zahlungsart „Bank“ wählen, nicht „Bar“ – sonst stimmt dein Kassenbuch nicht mehr.
  • Pro Monat buchen, Datum im jeweiligen Monat (z. B. Monatsletzter). Eine einzige Buchung für das ganze Halbjahr würde den Zeitraum verzerren.
  • Pro Kategorie und Steuersatz eine eigene Buchung, damit EÜR-Zeilen und Umsatzsteuer stimmen.
  • Beschreibung z. B. „Übernahme Altsystem 03/2026“ und die Monatsauswertung des Altsystems als Beleg anhängen.
  • Kontoumsätze aus diesen Monaten dann nicht zusätzlich per Bank-Import buchen – sonst sind sie doppelt drin.

8. Altdaten sichern

Belege und Buchungen aus dem Altsystem musst du weiter aufbewahren (in der Regel 10 Jahre) und bei einer Prüfung vorlegen können. Exportiere sie vollständig (Buchungen, Rechnungen als PDF, GoBD-/DATEV-Export, falls vorhanden), bevor du das alte Programm kündigst oder deinstallierst.

Was du im ersten Jahr beachten solltest

  • UStVA: Bereits abgegebene Voranmeldungen nicht erneut aus RechnungsFee übermitteln. Die UStVA aus RechnungsFee erst ab dem Stichtag verwenden.
  • Jahreserklärung: Vor der Abgabe die Summen mit deinen abgegebenen Voranmeldungen abgleichen – vor allem die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen rund um den Stichtag.
  • EÜR: Die Summen vor dem Stichtag einmal mit der Auswertung des Altsystems vergleichen.
  • Kleinunternehmergrenze: Die Dashboard-Warnung zählt nur Ausgangsrechnungen, die in RechnungsFee stehen. Sammelbuchungen (Weg B) und Umsätze im Altsystem fehlen darin.
  • Ab dem Folgejahr ist nichts mehr zu tun: Kassenbestand, offene Posten und Anlagenverzeichnis laufen weiter, EÜR und UStVA rechnet RechnungsFee jedes Jahr neu aus den Buchungen.