RechnungsFee

Abschlagsrechnungen

Eine Abschlagsrechnung (auch Anzahlungs- oder Teilrechnung) ist eine echte, steuerlich wirksame Rechnung über einen Teilbetrag einer größeren Leistung – anders als eine Proforma-Rechnung ist sie kein reines Zahlungsangebot, sondern erscheint ganz normal in EÜR, UStVA, Journal und DATEV-Export, sobald sie bezahlt wird.

Wird die Leistung später vollständig erbracht, rechnet die Schlussrechnung alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen gegen die Gesamtleistung auf – nur der verbleibende Restbetrag ist dann noch offen.

Voraussetzung: Unter Einstellungen → Unternehmen → „Abschlagsrechnungen aktivieren“ einschalten. Danach erscheint „Abschlagsrechnungen“ als eigener Menüpunkt in der Sidebar.

Typischer Ablauf

Abschlagsrechnung 1  →  Zahlung      ─┐
Abschlagsrechnung 2  →  Zahlung      ─┼─→  Schlussrechnung (rechnet alle gegen)  →  Restzahlung
Abschlagsrechnung n  →  (unbezahlt)  ─┘

Eine Schlussrechnung kann mehrere Abschlagsrechnungen gleichzeitig verrechnen – bezahlte, teilweise bezahlte und sogar komplett unbezahlte gemischt.

Abschlagsrechnung erstellen

  1. Abschlagsrechnungen → „+ Neue Abschlagsrechnung“
  2. Felder ausfüllen – identisch zu einer normalen Rechnung: Kunde, Datum, Positionen, USt-Satz, Leistungszeitraum, Zahlungsziel
  3. „Entwurf speichern“ oder „Abschlagsrechnung erstellen“

Zahlung, Mahnwesen, Storno, Kontokorrent und ZUGFeRD-Export funktionieren danach genau wie bei einer normalen Rechnung – eine Abschlagsrechnung ist bis zur Verrechnung ein vollwertiges, eigenständiges Dokument.

Leistungszeitraum beachten: Hat ein Kunde mehrere parallele Projekte, grenzt der Leistungszeitraum der Abschlagsrechnung sie auseinander – die Schlussrechnung zeigt im Auswahl-Dialog später nur Abschlagsrechnungen mit überlappendem Leistungszeitraum an, damit nichts aus einem anderen Projekt versehentlich mitgewählt wird.

Verrechnung in der Schlussrechnung

  1. Neue Rechnung für den Kunden anlegen (normaler Weg, nicht über „Abschlagsrechnungen“)
  2. Sobald der Kunde ausgewählt ist, erscheint – falls offene Abschlagsrechnungen vorliegen – der Block „Offene Abschlagsrechnungen verrechnen“
  3. Gewünschte Abschlagsrechnung(en) ankreuzen

Beim Ankreuzen passiert automatisch:

  • Ist das Formular noch leer (keine eigene Position eingetragen), übernimmt RechnungsFee die Original-Position(en) der Abschlagsrechnung als normale, frei editierbare Leistung – passend für den Normalfall „Schlussrechnung = das, was ursprünglich per Abschlag abgerechnet wurde“. Wurde bereits selbst eine Leistung eingetragen (z. B. weil sich der Umfang geändert hat), bleibt die vorhandene Position unangetastet.
  • Eine Abzugszeile wird ergänzt – read-only, erkennbar am grauen Hintergrund und einem eigenen „entfernen“-Button statt der üblichen Menge-/Einzelpreis-Felder, da hier kein „Menge × Preis“ gilt, sondern ein fester Betrag

Abzugsbetrag: tatsächlich gezahlter Betrag, nicht der Rechnungsbetrag

Der Abzug richtet sich nach dem, was tatsächlich auf die Abschlagsrechnung eingegangen ist – nicht nach ihrem Rechnungsbetrag:

Abschlagsrechnung Abzug in der Schlussrechnung
Vollständig bezahlt Rechnungsbetrag
Teilweise bezahlt nur der tatsächlich gezahlte (geringere) Betrag
Überzahlt der tatsächlich gezahlte (höhere) Betrag, inkl. Überzahlung
Gar nicht bezahlt kein Abzug (0 €) – wird aber trotzdem als „verrechnet“ markiert

Eine Überzahlung fließt also vollständig in den Abzug ein – sie ist genauso Teil der Gesamtrechnung wie eine Unterzahlung. Eine dafür separat bestehende Kundenguthaben-Forderung (sichtbar unter Kontokorrent → Guthaben verrechnen) wird beim Verrechnen automatisch geschlossen, damit dieselbe Überzahlung nicht doppelt verwendet werden kann.

Negative Schlussrechnung (Überdeckung)

Übersteigt die Summe der verrechneten Abschlagsrechnungen die tatsächliche Gesamtleistung, wird die Schlussrechnung negativ – der Kunde hat dann de facto ein Guthaben. Das ist ein gültiger, speicherbarer Zustand (kein Fehler). Eine Zahlung auf eine solche Rechnung ist eine Rückerstattung an den Kunden statt einer Einnahme (das PDF zeigt entsprechend „Erstattungsbetrag“/„Wir erstatten Ihnen …“ statt „noch zu zahlen“, bei Barzahlung wird der Kassenstand geprüft).

Was passiert mit der verrechneten Abschlagsrechnung?

Sobald eine Abschlagsrechnung in einer Schlussrechnung verrechnet ist:

  • Sie zeigt in der Abschlagsrechnungen-Übersicht das Badge „Verrechnet“ statt des normalen Zahlungsstatus
  • Keine weitere Zahlung mehr möglich – ihr Anspruch ist jetzt vollständig in der Schlussrechnung abgebildet
  • Sie fällt aus Mahnwesen und Fälligkeitslisten heraus (eine überfällige, aber bereits verrechnete Abschlagsrechnung wird nicht mehr gemahnt)
  • Storno und Gutschrift sind gesperrt, solange sie verrechnet ist – Hinweis: „storniere/bearbeite stattdessen die Schlussrechnung“
  • Sie steht für keine weitere Schlussrechnung mehr zur Auswahl

Wird die Schlussrechnung storniert oder der Entwurf gelöscht, wird die Abschlagsrechnung automatisch wieder freigegeben – inklusive einer eventuell geschlossenen Kundenguthaben-Forderung, die dabei wieder öffnet.

Eine nicht verrechnete Abschlagsrechnung (z. B. bei einem abgebrochenen Projekt) kann ganz normal storniert oder gutgeschrieben werden.

Hinweise

  • Nummernkreis AR-YY#### – konfigurierbar unter Einstellungen → Nummernkreise
  • Kontokorrent zeigt bei einer Abschlagsrechnung immer den tatsächlich gezahlten Betrag (inkl. Überzahlung) als Zahlungszeile – ein daraus entstehendes Guthaben ergibt sich automatisch aus der Saldo-Summe, nicht als eigener Posten
  • ZUGFeRD – eine Abschlagsrechnung wird wie eine normale Rechnung exportiert; eine Schlussrechnung mit Abzugszeilen ebenfalls, allerdings ohne eigene BT-113-Vorauszahlungsreferenz (geplant für eine spätere Version)
  • Bank-Import: eine Rückerstattung auf eine negative Schlussrechnung wird vom automatischen Bankabgleich aktuell noch nicht selbstständig erkannt – die manuelle Buchung über den Zahlungsdialog funktioniert bereits