RechnungsFee

Mahnwesen

Mit dem Mahnwesen automatisierst du das Nachfassen bei überfälligen Rechnungen – frei konfigurierbare Mahnstufen mit eigenen Fristen und Textvorlagen, Mahngebühren, Verzugszinsen nach §288 BGB, optionale Kundensperrung und ein fertiges Inkasso-Paket am Ende der Kette. Arbeitest du ausschließlich auf Vorkasse, bleibt das Modul komplett ausgeblendet.

Aktivierung: Einstellungen → Mahnwesen → Schalter „Mahnwesen aktivieren“

Nach der Aktivierung erscheint ein eigener Menüpunkt Mahnwesen in der Seitenleiste – dort findest du die laufende Übersicht (wer ist wo in der Mahnkette). Die Konfiguration bleibt weiterhin unter Einstellungen → Mahnwesen.

Mahnstufen konfigurieren

Vier Standard-Stufen sind bereits angelegt:

Stufe Bezeichnung Mahngebühr
1 Zahlungserinnerung nie – eine formlose Erinnerung ist noch keine Mahnung
2 1. Mahnung ja
3 2. Mahnung ja
4 Letzte Mahnung vor Inkasso ja

Jede Stufe lässt sich einzeln bearbeiten:

  • Bezeichnung, Fristen (Tage nach Fälligkeit der Rechnung bzw. Tage nach der vorherigen Mahnung)
  • Mahngebühr (getrennt für privat/gewerblich) – nicht verfügbar auf der ersten Stufe
  • Betreff- und Text-Vorlage mit Platzhaltern wie {rechnungsnummer}, {offener_betrag}, {mahngebuehr}, {verzugszinsen}, {gesamtforderung}, {kunde}, {datum}
  • Zusätzliche Dokumentanhänge beim Mail-Versand (siehe unten)

Die vier Standard-Stufen lassen sich nicht löschen, nur deaktivieren – selbst angelegte Zusatzstufen („+ Neue Stufe“) sind löschbar, solange noch keine Mahnung darauf gebucht wurde. Neue Stufen werden immer vor der bisher letzten Stufe eingefügt, damit „Letzte Mahnung vor Inkasso“ strukturell immer die letzte bleibt.

Automatischer Ablauf

RechnungsFee prüft laufend, welche überfälligen Rechnungen die nächste Frist erreicht haben, und schlägt die passende Mahnstufe vor. Nichts passiert ohne dein Zutun, solange die Automatisierung auf Manuell steht (siehe unten).

Konsolidierung mehrerer Rechnungen

Ab einer konfigurierbaren Stufe (Standard: Stufe 2) werden alle offenen Rechnungen desselben Kunden automatisch in einer gemeinsamen Mahnung zusammengefasst, statt für jede Rechnung einzeln zu mahnen. Die Zielstufe der gemeinsamen Mahnung ist dabei immer mindestens so hoch wie der bisher höchste Stand irgendeiner der beteiligten Rechnungen – eine Rechnung, die gerade erst aufholt, kann die andere nicht zurückstufen.

Kontokorrent-Konsistenz

Solange noch Mahngebühr oder Verzugszinsen offen sind, läuft die Eskalation weiter – auch wenn zwischenzeitlich keine Rechnung des Kunden mehr offen ist. In diesem Fall erscheint der Kunde in der Übersicht mit dem Hinweis „Keine Rechnung mehr offen – noch X € Mahngebühr/Verzugszinsen offen“ und lässt sich weiter eskalieren oder direkt bezahlen (siehe Restgebühr bezahlen). Eine neue Mahnung übernimmt dabei automatisch alle noch offenen Beträge aus älteren, bereits versendeten Mahnungen desselben Kunden – es wird aber nie eine zusätzliche Mahngebühr allein für eine offene Alt-Gebühr berechnet.

Mahnung erstellen & versenden

In der Mahnwesen-Übersicht wählst du einen fälligen Kunden aus, siehst die Vorschau (Beträge, Gebühr, Zinsen) und legst die Mahnung als Entwurf an. Von dort aus:

Aktion Wirkung
👁 Ansehen Öffnet das PDF, ohne den Status zu ändern
🖨️ Drucken Öffnet das PDF zum Drucken, markiert die Mahnung als versendet
✉️ Mail Öffnet den Mail-Dialog (bei eingerichtetem SMTP) bzw. lädt das PDF herunter und öffnet dein Mail-Programm
🗑️ Löschen Nur für Entwürfe verfügbar

Ein Entwurf lässt sich beliebig oft ansehen, ohne dass er dadurch als versendet gilt – erst Drucken oder tatsächliches Versenden setzt den Status um.

Automatisierung (Halb-/Vollautomatik)

Unter Einstellungen → Mahnwesen → Automatisierung & Versand wählst du einen von drei Modi:

Modus Verhalten
Manuell Nichts geschieht automatisch – du legst jede Mahnung selbst an
Halbautomatik Fällige Mahnungen werden beim App-Start automatisch als Entwurf angelegt, aber nicht versendet
Vollautomatik Zusätzlich zum Entwurf wird automatisch per Mail versendet

Vollautomatik ist erst wählbar, wenn unter Einstellungen → E-Mail/SMTP der Mail-Versand eingerichtet ist. Ohne SMTP bleibt die Option ausgegraut.

Wechselst du von Manuell/Halbautomatik auf Vollautomatik, werden bereits vorhandene, noch nicht versendete Entwürfe beim nächsten Start automatisch verschickt – bereits versendete Mahnungen werden dabei nie ein zweites Mal verschickt.

Zusätzlich lässt sich getrennt einstellen, ob per Mail versendet und/oder das PDF zusätzlich abgelegt werden soll.

Verzugszinsen (§288 BGB)

Unter Einstellungen → Mahnwesen aktivierbar, ab einer wählbaren Mahnstufe. Konfigurierbar:

  • Basiszinssatz (Link zum aktuellen Wert bei der Bundesbank)
  • Aufschlag getrennt für private (Standard 5 Prozentpunkte) und gewerbliche Kunden (Standard 9 Prozentpunkte)

Die Zinsberechnung wird beim tatsächlichen Zahlungseingang der Hauptforderung eingefroren – nicht beim Erstellen der Mahnung. Zahlt ein Kunde also später als das Mahndatum, aber die Verzugszinsen sind noch offen, wird bis zum echten Zahlungstag nachberechnet. Ist die Hauptforderung ausgeglichen, entstehen keine weiteren Zinsen mehr, selbst wenn Mahngebühr oder bereits berechnete Zinsen noch offen sind.

Kundensperrung

Zwei unabhängige, jeweils optionale Schwellenwerte unter Einstellungen → Mahnwesen:

Einstellung Wirkung
Warnung ab Stufe Kunde bekommt ein Warn-Badge im Kundenstamm, weitere Aktionen sind noch möglich
Sperrung ab Stufe Kunde wird hart gesperrt

Eine Sperrung lässt sich jederzeit manuell im Kunden-Detail-Panel der Mahnwesen-Seite aufheben („Entsperren“) – wird die betreffende Schwelle danach erneut erreicht, greift die Sperre erneut.

Mahnsperre (individuelle Absprache)

Unabhängig von der automatischen Kundensperrung: Ruft ein Kunde an und kündigt eine Zahlung in einer Woche an, setzt du im Kunden-Detail-Panel eine Mahnsperre bis einem bestimmten Datum (optional mit Grund). Solange die Sperre aktiv ist, wird für diesen Kunden keine Zahlungserinnerung oder Mahnung ausgelöst – die Fristen selbst verschieben sich dabei nicht, nach Ablauf der Sperre läuft alles auf dem Stand weiter, den es ohne Sperre auch gehabt hätte.

Zahlungseingänge zuordnen

Einzelne Rechnung

Eine Zahlung auf eine gemahnte Einzelrechnung erfassst du wie gewohnt direkt an der Rechnung (siehe Rechnungen). Ist die Rechnung bereits vollständig bezahlt, aber aus der Mahnung noch Gebühr oder Verzugszinsen offen, bleibt der Zahlungs-Dialog nutzbar und bucht ausschließlich gegen die offene Gebühr.

Konsolidierte Mahnung (mehrere Rechnungen zusammen)

Deckt eine Zahlung die Gesamtforderung einer Mahnung, die mehrere Rechnungen zusammenfasst, gibt es in der Mahnungen-Historie den Button „💶 Zahlung erfassen“ – sichtbar bei versendeten, konsolidierten Mahnungen. Betrag, Datum und Zahlungsart eintragen, RechnungsFee verteilt automatisch:

  1. Älteste fällige Rechnung zuerst voll auffüllen (FIFO), bis der Betrag aufgebraucht ist
  2. Ein danach verbleibender Rest wird gegen offene Mahngebühr/Verzugszinsen verrechnet
  3. Ein danach immer noch verbleibender Überschuss wird als Kundenguthaben erfasst

Automatische Erkennung im Bank-Import

Trägt der Kunde beim Überweisen die Mahnungsnummer (Format MHN-YY####, steht auf jeder Mahnung) im Verwendungszweck ein, erkennt der Bank CSV-Import das automatisch und verteilt die Zahlung genauso wie oben beschrieben – noch bevor die normale 1:1-Rechnungszuordnung greift.

Nur noch Gebühr offen, keine Rechnung mehr

Ist bei einem Kunden keine Rechnung mehr offen, aber noch Mahngebühr oder Verzugszinsen, zeigt das Kunden-Detail-Panel einen eigenen Button „Restgebühr bezahlen“ für genau diesen Fall.

Inkasso-Paket

Hat ein Kunde die letzte Mahnstufe erreicht, erstellt der Button „📦 Inkasso-Paket“ in der Mahnungen-Historie ein ZIP mit allem, was ein Inkassobüro braucht:

  • Deckblatt (Kundendaten, offener Saldo, Mahnhistorie, Verzugszinsen bis heute)
  • Kontokorrent-Auszug ab der ältesten offenen Rechnung
  • PDFs aller noch offenen Rechnungen
  • PDFs aller versendeten Mahnungen

Das Paket funktioniert auch, wenn keine Rechnung mehr offen ist und nur noch Mahngebühr/Verzugszinsen ausstehen – dann ohne Rechnungen-Ordner.

Dokumentanhänge je Mahnstufe

Beim Mail-Versand lässt sich pro Mahnstufe festlegen, welche Zusatzdokumente automatisch mitgeschickt werden (Einstellungen → Mahnwesen → jeweilige Stufe → Bearbeiten):

Option Inhalt
Rechnung(en) anhängen PDF jeder in der Mahnung enthaltenen Rechnung
Bisherige Mahnungen anhängen Alle früheren, bereits versendeten Mahnungen desselben Kunden
Kontokorrent anhängen Kontokorrent-Auszug ab der ersten gemahnten Rechnung bis heute

Sinnvoll z. B. bei der letzten Mahnstufe, während eine formlose Zahlungserinnerung meist ohne Zusatzanhänge auskommt. Gilt gleichermaßen für den manuellen wie den automatischen (Vollautomatik-)Versand.