Datenübernahme

Mit der Datenübernahme können Kunden, Lieferanten und Artikel aus anderen Programmen per CSV-Datei importiert werden – einmalig bei der Ersteinrichtung oder dauerhaft über den Import-Button in den Listen.

Aktivieren

Einstellungen → Unternehmen → Tab „Funktionen“ → Schalter „Datenübernahme aktivieren“

Nach dem Speichern erscheint „Datenübernahme“ in der linken Navigation. Der Eintrag kann nach abgeschlossener Übernahme wieder deaktiviert werden – die importierten Daten bleiben erhalten.

Zwei Wege zum Import

Weg	Wann sinnvoll
Datenübernahme-Seite (Navigation)	Einmaliger Großimport beim Wechsel aus einem anderen Programm
Import-Button in den Listen	Laufender Import einzelner Kunden-, Lieferanten- oder Artikellisten

Beide Wege nutzen denselben 5-Schritt-Ablauf.

Ablauf (5 Schritte)

Schritt 1 – Datei wählen

CSV-Datei per Drag & Drop ablegen oder über „Datei wählen“ auswählen
Toggle „Erste Zeile ist Kopfzeile“ – Standard aktiv; bei Dateien ohne Header deaktivieren (Spalten heißen dann Spalte 1, Spalte 2 …)
Muster-CSV herunterladen – Orientierungshilfe mit allen unterstützten Feldern und zwei Beispielzeilen
Gespeichertes Mapping laden – wenn ein passendes Mapping aus einem früheren Import vorhanden ist

Unterstützte Formate: UTF-8 und Windows-1252 (automatisch erkannt), Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tab (automatisch erkannt).

Schritt 2 – Feldzuordnung

Für jede Spalte der CSV-Datei kann ein Zielfeld ausgewählt werden:

Spalte	Zielfeld
(Spaltenname aus Header)	Dropdown mit allen verfügbaren Feldern
—	„— ignorieren —“ wenn die Spalte nicht übernommen werden soll

Eine Vorschau der ersten drei Zeilen wird unterhalb der Zuordnungstabelle angezeigt.

Mapping speichern

„Mapping speichern“ → Namen vergeben → steht beim nächsten Import als Vorlage bereit. Gespeicherte Mappings können über das Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.

Felder je Typ

Kunden

Feld	Pflicht
firmenname oder nachname	mind. eines
vorname	nein
strasse, hausnummer, plz, ort	nein
land	nein (Standard: DE)
email, telefon	nein
ust_idnr	nein
kundennummer	nein (wird automatisch vergeben)
z_hd	nein
notizen	nein
skonto_prozent, skonto_tage	nein

Lieferanten

Gleiche Felder wie Kunden, statt kundennummer → lieferantennummer.

Artikel

Feld	Pflicht
bezeichnung	ja
typ	nein (Standard: dienstleistung) – Werte: `artikel`, `dienstleistung`, `fremdleistung`
einheit	nein
steuersatz_prozent	nein
vk_brutto	nein
ek_netto	nein
artikelnummer	nein (wird automatisch vergeben)
hersteller, artikelcode	nein
beschreibung	nein
gruppe	nein – Warengruppe/Servicegruppe; wird automatisch angelegt, wenn sie noch nicht existiert

Schritt 3 – Vorschau

Alle Zeilen der CSV werden mit einem Status-Badge angezeigt:

Badge	Bedeutung
🟢 Neu	Datensatz wird neu angelegt
🟡 Duplikat	Datensatz existiert bereits – Strategie wählen
🔴 Fehler	Pflichtfeld fehlt oder ungültiger Wert

Bei sehr großen Dateien (mehrere Tausend Zeilen) zeigt die Vorschau nur die ersten 500 Zeilen an – importiert werden trotzdem alle, mit ihrer jeweiligen Standard-Aktion. Das schützt vor spürbaren Verzögerungen auf schwächerer Hardware.

Bei Duplikaten kann pro Zeile gewählt werden:

Ignorieren – bestehender Datensatz bleibt unverändert
Überschreiben – bestehende Felder werden mit den CSV-Werten aktualisiert

Duplikat-Erkennung

Typ	Erkennungslogik
Kunden	`kundennummer` (wenn angegeben) oder `firmenname` + `nachname` (Groß-/Kleinschreibung ignoriert)
Lieferanten	`lieferantennummer` (wenn angegeben) oder `firmenname`
Artikel	`artikelnummer` (wenn angegeben) oder `bezeichnung`

Schritt 4 – Import

Klick auf „Importieren“ führt den Import durch.

Schritt 5 – Ergebnis

Zähler	Bedeutung
Importiert	Neu angelegte Datensätze
Aktualisiert	Überschriebene Duplikate
Ignoriert	Übersprungene Duplikate
Fehler	Zeilen die nicht importiert werden konnten (mit Zeilennummer und Grund)

Gemischte Datei (Kunden + Lieferanten)

Auf dem Tab „Gemischt“ der Datenübernahme-Seite können Kunden und Lieferanten aus einer einzigen CSV-Datei importiert werden.

Voraussetzung: Die CSV enthält eine Spalte mit Kundennummern im Format 10xxx (Kunden) und 70xxx (Lieferanten).

Toggle „Typ per Nummer erkennen“ aktivieren → dem Nummernfeld die richtige Spalte zuweisen → RechnungsFee trennt automatisch nach Typ.

Gespeicherte Mappings verwalten

Die Übersicht der gespeicherten Mappings ist auf der Datenübernahme-Seite am unteren Ende jedes Tabs sichtbar. Mappings werden pro Typ (Kunden / Lieferanten / Artikel / Gemischt) getrennt gespeichert.

Aktion	Beschreibung
Laden	Mapping per Klick in Schritt 1 vorbelegen
Löschen	🗑-Symbol – entfernt das Mapping, Daten bleiben unberührt

Hinweis: Die Datenübernahme legt Nummernkreise (Kundennummer, Lieferantennummer, Artikelnummer) automatisch korrekt fort – auch wenn importierte Nummern höher sind als der aktuelle Zähler.

Rechnungen & Belege aus dem Altsystem

Ab v0.7.4 lässt sich neben den Stammdaten auch die Rechnungs- und Beleghistorie übernehmen – getestet mit den Papierkram-Exporten (Einstellungen → Export): rechnungen.csv für Ausgangsrechnungen und belege.csv für Eingangsrechnungen/Belege.

Datenübernahme → Tab „Rechnungen & Belege“

CSV-Typ wählen: Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen & Belege. Über „Muster-CSV herunterladen“ siehst du das erwartete Format.
Datei wählen → „Vorschau laden“. Die Vorschau prüft jede Zeile (Nummer, Datum, Partner, Brutto) und zeigt Fehler und Hinweise, ohne etwas zu speichern.
Bei Belegen: Kategorien ausdrücklich zuordnen. Jede Kategorie aus der CSV braucht eine RechnungsFee-Kategorie – sie steuert Konten und Vorsteuer, deshalb wird nichts automatisch geraten. Danach „Vorschau mit Zuordnung aktualisieren“.
Importieren → Import-Ergebnis mit Status je Zeile.

Was übernommen wird

Original-Rechnungsnummern, Rechnungs- und Fälligkeitsdaten
Zahlungen mit ihrem ursprünglichen Zahlungsdatum – gebucht wie bei manueller Erfassung (Journal, Signatur, Zuflussprinzip)
Kunden/Lieferanten werden über die Stammdaten zugeordnet (vorher die Stammdaten importieren); unbekannte Partner werden als Freitext übernommen
Offene Rechnungen erscheinen in offenen Posten und im Kontokorrent

Was bewusst abgewiesen wird

Fall	Grund
Gemischte oder ungewöhnliche Steuersätze (nur 0, 7 und 19 % werden akzeptiert)	Die CSV enthält nur Summen je Rechnung – die Aufteilung auf die Sätze ist nicht rekonstruierbar, die UStVA wäre falsch
Belege aus dem EU-Ausland/Drittland	Reverse Charge (§13b) lässt sich aus der CSV nicht sicher ableiten
Teilzahlungen	Die CSV enthält nur das letzte Zahlungsdatum – frühere Raten würden falsch datiert
Bereits vorhandene Nummern, Zukunftsdaten, inkonsistente Beträge	Schutz vor Doppelten und Fehlbuchungen

Diese Rechnungen bitte manuell erfassen – Ausgangsrechnungen als extern erstellte Rechnung.

Importierte Rechnungen

Importierte Ausgangsrechnungen sind als „importiert“ gekennzeichnet: Das Original wurde im Altsystem ausgestellt. Deshalb erzeugt RechnungsFee daraus keine neuen PDFs, keine E-Mails und keine Mahnungen – sonst entstünde eine zweite Rechnung über dieselbe Leistung. Das Original-PDF aus dem Altsystem kannst du im Detailbereich der Rechnung unter Beleg anhängen.

Extern erstellte Rechnungen manuell erfassen

Für Ausgangsrechnungen, die du außerhalb von RechnungsFee geschrieben und verschickt hast und die der CSV-Import nicht abbildet (z. B. Teilzahlungen, Rechnungsberichtigungen nach §31 Abs. 5 UStDV, oder du hast gar keine CSV):

Rechnungen → Neue Ausgangsrechnung
Originalnummer ins Feld Rechnungsnummer eintragen, Originaldatum als Rechnungsdatum, Positionen mit den Originalbeträgen
Haken bei „Extern erstellte Rechnung (Altbestand)“ setzen – die Option erscheint nur bei aktiver Datenübernahme und nur beim Neuanlegen
Speichern, dann Zahlungen (auch Teilzahlungen) mit ihrem tatsächlichen Datum erfassen
Original (und ggf. Berichtigung, am besten zusammen in einer PDF) unter Beleg anhängen

Haken vergessen? Solange RechnungsFee die Rechnung noch nicht gedruckt oder versendet hat (Ansehen zählt nicht), findest du im Detailbereich der Rechnung den Link „Als extern erstellte Rechnung kennzeichnen (Altbestand)“ – und umgekehrt „Kennzeichnung entfernen”. Nach dem ersten Druck oder Versand, nach einem Storno und bei per CSV importierten Rechnungen lässt sich die Kennzeichnung nicht mehr ändern.

Die Sperre (kein eigenes PDF, kein Versand, keine Mahnung) hängt allein an der Kennzeichnung, nicht am angehängten Beleg. Zahlungen, Umsatzsteuer (bei Ist-Versteuerung anteilig je Zahlung im Zahlungsmonat), offene Posten und Kontokorrent laufen ganz normal.

Tipp: Erst die Stammdaten (Kunden, Lieferanten) importieren, dann Rechnungen und Belege – dann werden Partner zugeordnet statt als Freitext übernommen.